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Provimento nº 18, de 18 de julho de 2011

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ESTADO DO CEARÁ
Tribunal de Justiça do Estado do Ceará
PROVIMENTO Nº 18, DE 18 DE JULHO DE 2011

        Dispõe acerca do procedimento de eliminação de petições e documentos físicos protocolados no Poder Judiciário do Estado do Ceará, e já digitalizados.

        O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II, do art. 5º, da Lei 12.483, de 3 de agosto de 1995;

       CONSIDERANDO os termos da Recomendação nº 11, de 22 de maio de 2007, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, que atribui aos Tribunais a adoção de políticas públicas, com vistas à formação e recuperação de um ambiente ecologicamente equilibrado e na Resolução nº 02, de 21 de janeiro de 2010, do Tribunal de Justiça, que estabelece a responsabilidade socioambiental como um dos objetivos do Plano Estratégico do Poder Judiciário;

        CONSIDERANDO a Resolução nº 11, de 28 de maio de 2010, do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará, a qual instituiu, no âmbito da Justiça do Estado do Ceará, o sistema eletrônico de tramitação de processos judiciais, de comunicação de atos e de tramitação de peças processuais; especialmente o seu art. 20, que trata do descarte de petições e documentos, originais e cópias, após sua digitalização;

        CONSIDERANDO o disposto no art. 12-F, da Lei nº 12.483, de 3 de agosto de 1995, modificado pela alínea b, do inciso III, do art. 2º, da Lei nº 14.913, de 3 de maio de 2011, ambas do Estado do Ceará, que atribui à Divisão de Arquivo e Documentação do Departamento de Gestão de Documentos da Assessoria Institucional a incumbência de formular e expedir normas gerais sobre o arquivamento, descarte e destinação final de papéis;

        CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar o procedimento de eliminação de petições e documentos interpostos perante o Poder Judiciário do Estado do Ceará na forma física, após a devida digitalização, procedimento esse desenhado pelo Departamento de Otimização Organizacional da Secretaria Especial de Planejamento e Gestão, nos termos da alínea b, do inciso I, do §3º, do art. 3º, da Lei nº 14.816, de 14 de dezembro de 2010, do Estado do Ceará, que estabelece a competência de assessorar as demais unidades administrativas na elaboração de normas, procedimentos, regulamentos, manuais e demais instrumentos operacionais de trabalho;

       CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de definir normas e procedimentos com vistas à realização dos trabalhos pertinentes;
RESOLVE:

        Art. 1º - O procedimento de eliminação de petições e documentos físicos protocolados no Poder Judiciário do Estado do Ceará, e já digitalizados, dar-se-á de acordo com os fluxos estabelecidos nos Anexos I e II, integrantes do presente provimento.

       Art. 2º - O resultado do descarte contemplará programas socioambientais, incentivando ações conjuntas, através da reciclagem e doação a entidades sem fins lucrativos mediante Convênio.

        Parágrafo único - Essas ações terão o propósito, inclusive, de sensibilizar os servidores do Poder Judiciário, buscando promover o exercício dos direitos sociais, a gestão adequada dos resíduos gerados, o incentivo ao combate de desperdícios dos recursos naturais e a inclusão de critérios socioambientais.

        Art. 3º - A realização do descarte das petições e documentos entregues em meio físico e já digitalizados, originados nas unidades administrativas e judiciárias do Tribunal de Justiça e do Fórum Clóvis Beviláqua, será executada da seguinte forma:

        I - documentos recebidos no Serviço de Protocolo do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará serão de responsabilidade da Divisão de Arquivo e Documentação do Departamento de Gestão de Documentos da Assessoria Institucional;

        II - documentos recebidos no Núcleo de Digitalização do Fórum da Comarca da Capital serão de responsabilidade da Seção de Arquivo do Departamento de Serviços Judiciais.

        Art. 4º - Após conversão das petições e dos documentos físicos para a forma digital, caberá a quem os interpôs, ou por ele autorizado, retirá-los no prazo de 30 (trinta) dias, consoante disciplina do art. 20, da Resolução nº 11, de 28 de maio de 2010, do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará.

        Art. 5º - Os procedimentos necessários à abertura do processo administrativo para sistematização, registro e acompanhamento das rotinas de descarte de documentos a serem realizados pelas unidades competentes do Tribunal de Justiça e do Fórum Clóvis Beviláqua serão efetuados da forma que se segue:

        I - a Secretaria Judiciária do Tribunal de Justiça abrirá, anualmente ou sempre que necessário, processo administrativo para sistematização, registro e acompanhamento das rotinas de descarte de documentos, encaminhando através de memorando a relação de documentos a serem descartados ao Departamento de Gestão de Documentos, o qual publicará, no Diário da Justiça, Edital de Eliminação de Documentos, franqueando o prazo de 5 (cinco) dias contados da data da publicação do referido edital para que se proceda a retirada dos documentos mencionados.

        II - o Departamento de Serviços Judiciais do Fórum Clóvis Beviláqua abrirá, anualmente ou sempre que necessário, processo administrativo para sistematização, registro e acompanhamento das rotinas de descarte de documentos, encaminhando através de memorando a relação de documentos a serem descartados à Diretoria do Fórum da Comarca da Capital, a qual publicará, no Diário da Justiça, Edital de Eliminação de Documentos, franqueando o prazo de 5 (cinco) dias contados da data da publicação do referido edital para que se proceda a retirada dos documentos mencionados.

        §1º - Decorrido o prazo de 5 (cinco) dias de que tratam os incisos I e II deste artigo, as petições e documentos não reclamados serão triturados e doados a entidades sem fins lucrativos, conforme Convênio a ser firmado.

        §2º - A Assessoria Institucional indicará um servidor da Divisão de Arquivo do Departamento de Gestão e Documentos do Tribunal de Justiça para acompanhar todo o processo de descarte das peças e solicitará a lavratura de "Termo de Trituração e Declaração de Recebimento de Doação" de que constará a destinação dos resíduos para programas sociais ou entidades sem fins lucrativos.

        §3º - O Departamento de Serviços Judiciais do Fórum Clóvis Beviláqua indicará um servidor para acompanhar todo o processo de descarte das peças e solicitará a lavratura de "Termo de Trituração e Declaração de Recebimento de Doação" de que constará a destinação dos resíduos para programas sociais ou entidades sem fins lucrativos.

        Art. 6º - Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal de Justiça ou pela Diretoria do Fórum da Comarca da Capital, conforme o caso.

        Art. 7º - Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE, REGISTRE-SE E CUMPRA-SE.
GABINETE DA PRESIDÊNCIA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza, aos 18 de julho de 2011.

Desembargador José Arísio Lopes da Costa
PRESIDENTE

[Diário da Justiça Eletrônico. Ano II • Edição 277 • Fortaleza, Quinta - feira, 21 de Julho de 2011. Caderno 1: Administrativo]

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