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Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014

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MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
GABINETE DO MINISTRO

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014

Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências.

       OS MINISTROS DE ESTADO DA JUSTIÇA E DO PLA- NEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições que lhes conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, o Decreto nº 6.061, de 15 de março de 2007, e o Decreto nº 8.189, de 21 de janeiro de 2014, e tendo em vista o disposto nos arts. 1º, 4º e 18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, e no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolvem:

       Art. 1º Ficam definidos os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, visando à integridade do número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem.

       § 1º Para fins desta Portaria, considera-se unidade protocolizadora a unidade administrativa que tenha, independentemente de sua denominação e posição hierárquica, a incumbência do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como seja responsável pela autuação de documento(s) avulso(s) para formação de processo(s) e pela atribuição de NUP aos documentos, avulsos ou processos.

       § 2º Será facultado às empresas estatais federais a adoção dos procedimentos a que se refere o caput.

       Art. 2º Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os seguintes procedimentos:

       I - quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não haverá distinção entre processos e documentos avulsos;

       II - o documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade para integrar um processo não receberá NUP, pois os procedimentos de anexação de documento avulso a processo permitem controlar e identificar a origem do documento;

       III - o documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade receberá NUP quando demandar análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e necessitar de tramitação;

       IV - o documento avulso que não tenha recebido NUP no órgão ou entidade de origem receberá NUP no órgão ou entidade que o receber;

       V - quando o documento avulso, que recebeu o NUP no órgão ou entidade de origem, for autuado para formar processo neste mesmo órgão ou entidade, deverá ser mantido o mesmo NUP no processo formado;

       VI - quando o documento avulso com NUP, recebido de outro órgão ou entidade, for autuado para formar processo no órgão ou entidade destinatário, deverá ser atribuído um novo NUP ao processo formado e o NUP anteriormente atribuído ao documento avulso será mantido como referência;

       VII - quando da tramitação de processo para outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, o NUP original deverá ser mantido, sendo vedada a atribuição de um novo;

       VIII - o documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem, se houver, será mantida como referência; e

       IX - o documento, avulso ou processo, produzido pela Administração Pública Federal, em trâmite ou arquivado, submetido a controles anteriores ao desta Portaria, manterá a identificação anteriormente atribuída, não sendo permitida a renumeração.

       Parágrafo único. É vedado autuar documento avulso para formação de processo utilizando NUP oriundo de unidade protocolizadora de outro órgão ou entidade.

       Art. 3º O código numérico de cada unidade protocolizadora será o código de identificação da unidade administrativa no Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG. § 1º É vedado o funcionamento como unidades protocolizadoras de unidades administrativas que não estiverem efetivamente cadastradas e ativas no SIORG.

       § 2º Os órgãos e entidades deverão manter atualizadas no SIORG as informações referentes às unidades administrativas que são unidades protocolizadoras.

       Art. 4º Fica instituído o Cadastro de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal.

       § 1º Os órgãos e entidades serão responsáveis pelo cadastramento e atualização das informações referentes a suas unidades protocolizadoras.

       § 2º Os procedimentos para o cadastramento e atualização das informações referentes às unidades protocolizadoras dos órgãos e entidades, bem como a forma de designação e as atribuições do servidor responsável de cada órgão ou entidade serão definidos em norma específica a ser expedida pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

       Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito abaixo:

       I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação da unidade administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;

       II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de oito dígitos e determinará o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, sequência que deverá ser reiniciada a cada ano;

       III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído de quatro dígitos e indicará o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou processos; e

       IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois dígitos e indicará os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos descritos no Anexo a esta Portaria.

       § 1º Caso o código a que se refere o inciso I do caput seja constituído de menos de sete dígitos, deverão ser atribuídos zeros à esquerda até que se complete o número de dígitos do primeiro grupo do NUP.

       § 2º É vedado colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar os dígitos verificadores ou suprimir dígitos que tenham sido lançados por outro órgão ou entidade.

       § 3º A forma de cálculo dos dígitos verificadores dos NUP gerados anteriormente à vigência desta Portaria seguirão a regra definida à época.

       Art. 6º Os casos omissos serão resolvidos, em conjunto, pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

       Art. 7º O Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão poderão, em conjunto, expedir orientações complementares aos dispositivos desta Portaria.

       Art. 8º Esta Portaria entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.

JOSÉ EDUARDO CARDOZO
Ministro de Estado da Justiça
MIRIAM BELCHIOR
Ministra de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão

ANEXO

CÁLCULO DOS DÍGITOS VERIFICADORES

       1. O cálculo dos dígitos verificadores do Número Único de Protocolo - NUP deve ser efetuado pela aplicação do algoritmo Módulo 97 Base 10, conforme Norma ISO 7064:2003, de acordo com a seguinte fórmula:

       D1D0 = 98 - (O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0 módulo 97)
       Onde:
       a) D1D0 são os dígitos verificadores que compõem o NUP;

       b) O6O5O4O3O2O1O0S7S6S5S4S3S2S1S0A3A2A1A0 é o número-base, que representa os três primeiros grupos do NUP, conforme descrito no art. 5° desta Portaria; e

       c) módulo é a operação "resto da divisão inteira".

       1. O resultado da fórmula deve ser formatado em dois dígitos, incluindo-se um zero à esquerda, se necessário, que são os dígitos verificadores e devem ser colocados ao final do número-base, formando-se o NUP.

       2. Exemplos:

       I - dado o número-base 0008060.10000176/2015, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:

       a) 0008060100001762015 ÷ 97. Resto = 77.

       b) 98 - 77 = 21. Logo, os dígitos verificadores serão 2 e 1.

       c) o número-base dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, formando-se o NUP 0008060.10000176/2015-21.

       II - dado o número-base 0003517.00000758/2015, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:

       a) 0003517000007582015 ÷ 97. Resto = 95.

       b) 98 - 96 = 2.

       c) após formatação do resultado em dois dígitos, incluindo-se o zero à esquerda, os dígitos verificadores serão 0 e 2.

       d) o número-base dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, formando-se o NUP 0003517.00000758/2015-02

Diário Oficial da União

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