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Ata da 12ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

Publicado: Quinta, 26 de Fevereiro de 2015, 18h25 | Última atualização em Quarta, 18 de Maio de 2016, 16h56 | Acessos: 2420

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas do dia 12 de agosto de 1998, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ,

estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Capitão-de-Fragata Wilson José da Silva, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (titular) e Heloísa Tricate, do Ministério da Administração e Reforma do Estado - MARE (titular); representante do Poder Judiciário Federal: Josiane Cury Nasser Loureiro, do Superior Tribunal de Justiça - STJ (titular); representante do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena de Vasconcellos, da Câmara dos Deputados (titular); representantes do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Verone Gonçalves Cauville (suplente); representantes de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (titular), Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular) e Regina Rottemberg Gouvêa, do Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná (suplente); representante dos Arquivos Públicos Municipais: Lélia Gontijo Soares, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (suplente); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representante de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Jorge Eduardo Enriquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (titular) e Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense (suplente); representante de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Lana Lage da Gama Lima, da Associação Nacional de Professores Universitários de História - ANPUH (titular). Justificaram suas ausências: Maria Aparecida Rodrigues Manzan e Mariza Bottino, que foram representadas pelos seus suplentes. Justificaram ainda suas ausências Maria das Graças B. Nascimento, do Superior Tribunal de Justiça, Janice Gonçalves, da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba, a quem está subordinado o Arquivo Público Municipal e Angela de Castro Gomes, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência. Foi convidada para secretariar os trabalhos da 12ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR. Abrindo a sessão, o Presidente saudou os Conselheiros, agradecendo a presença de todos em nome do Ministério da Justiça e apresentando o Prof. Geraldo Mártires Coelho, recentemente nomeado para dirigir o Arquivo Público do Estado do Pará, em substituição ao Conselheiro Márcio Augusto Freitas de Meira. Continuando, o Presidente colocou em discussão a ata da 11ª reunião do CONARQ, distribuída previamente aos Conselheiros para que tivessem tempo hábil para examiná-la. A ata foi, então, aprovada, com a inclusão das alterações sugeridas pelas Conselheiras Josiane Cury Nasser Loureiro, Gracinda Assucena de Vasconcellos, Verone Gonçalves Cauville e pela Drª Altair Maria Damiani Costa, Diretora do Departamento de Documentação, Jurisprudência e Divulgação do Supremo Tribunal Federal, que participou da reunião como convidada. Em seguida, o Presidente informou sobre o trabalho de consolidação de diversos dispositivos legais relativos à Lei nº 8159/91, realizado pela Coordenação do CONARQ, em atendimento à solicitação formulada pelo Poder Executivo Federal, bem como sobre o andamento da minuta do Decreto elaborada por Comissão Especial do CONARQ e aprovada pelo Plenário, regulamentando os arts. 7º e 11 a 16 da Lei nº 8.159, de 8-1-91. Essa minuta sofreu algumas alterações no Ministério da Justiça, relativamente a sua forma, e foi encaminhada à Presidência da República para sanção presidencial. A Presidência, entretanto, a restituiu ao CONARQ a fim de ser examinada a viabilidade da mesma ser incluída na consolidação da Lei nº 8159/91 já referida. O Presidente informou que já estava preparando expediente a ser encaminhado à Presidência da República, apresentando as razões pelas quais julga não ser procedente a consolidação sugerida. Isto posto, passou ao item 3 da Agenda: "apresentação de substitutivo à legislação sobre o valor legal de documentos eletrônicos", pelo Dr. José Henrique Moreira Lima Neto, Presidente da Comissão Especial designada para esse fim, fazendo um breve relato retrospectivo sobre a matéria. Continuando, propôs que o Dr. José Henrique procedesse à leitura, passo a passo, do substitutivo ao projeto de lei do Senador Sebastião Rocha, conforme o hábito. Antes, porém, o Presidente lembrou que, em reunião passada, as Conselheiras Heloisa e Gracinda, considerando que as reuniões do CONARQ passaram a ser gravadas, sugeriram que as atas passassem a ser apresentadas de forma mais resumida, onde deveriam constar apenas as matérias da pauta a serem discutidas e as deliberações, ficando as discussões apenas nas gravações. Concluindo, pediu que os Conselheiros pensassem nessa proposição e que oportunamente se decidiria sobre o assunto. Passou, então a palavra ao Dr. José Henrique, que se reportou, inicialmente, aos fatos que tornaram necessária a apresentação do substitutivo em questão e as suas conseqüências. Deu-se início, então, à leitura do mesmo, previamente distribuído aos Conselheiros, o qual se encontra transcrito, na íntegra, no anexo I desta ata. Ao longo das discussões, foram propostas e aprovadas as alterações que se seguem. Incluiu-se na ementa, após a palavra arquivamento, a expressão "de documentos". A redação das duas primeiras linhas do art. 1º passaram a ter a seguinte redação: "Art. 1º Ficam autorizados a reprodução e o arquivamento em meio eletrônico de quaisquer dos documentos integrantes..."No parágrafo 1º foram incluídas as palavras reproduzidas e, conforme se segue: "§ 1º Os registros originais, após terem sido reproduzidos e ..." No parágrafo 2º foi retirado o artigo o entre as palavras "Para" e "efeito". No parágrafo 3º foram retiradas as palavras sistema de. O parágrafo 4º passou a ter a seguinte redação: "A regulamentação dos documentos originalmente elaborados em meio eletrônico será disciplinada em lei própria". No art. 2º, substituiu-se a expressão "do sistema de" por "dos meios de reprodução e". No parágrafo 1º deste artigo, acrescentou-se, após "procedimentos-padrão", as palavras "ainda não regulados". No parágrafo 2º substituiu-se "O sistema de arquivamento deverá..." por "O arquivamento em meio eletrônico deverá". Os arts. 3º e 4º não sofreram alterações. No art. 5º foram retiradas as expressões "informações, dados, imagens ou...". O texto final, consolidando as proposições e alterações aprovadas pelo Plenário, encontra-se transcrito no anexo II. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Presidente colocou em pauta, para discussão, o item 4 da agenda: Apresentação do documento "Subsídios para a implantação de uma política municipal de arquivos: o arquivo municipal a serviço dos cidadãos", elaborado pela Profª Helena Corrêa Machado, a pedido do Presidente do CONARQ, e distribuída antecipadamente aos Conselheiros. Lembrou que o assunto há bastante tempo vem sendo objeto das preocupações do Conselho. Informou, ainda, sobre as ações e contatos que vem mantendo, com autoridades, em Brasília, junto ao Ministério da Justiça e da Imprensa Nacional, no sentido de estabelecer estratégias para atingir adequadamente as municipalidades brasileiras, visando à criação de seus arquivos públicos municipais, fundamentais para o fortalecimento de uma rede sistêmica de arquivos no país, envolvendo também os arquivos estaduais. Comunicou, ainda que, uma vez aprovado o texto da Profª Helena Machado, será o mesmo submetido a um processo de editoração e o Ministério da Justiça, assumirá, via Imprensa Nacional, a sua reprodução. A distribuição, entretanto, só ocorrerá findo o processo eleitoral. Em princípio, devem receber esse trabalho os prefeitos e os presidentes das Câmaras. Poderão ser envolvidos na distribuição, os Correios e o Instituto Brasileiro de Administração Municipal - IBAM, uma vez que se pretende incluir essa iniciativa nas comemorações dos 500 anos da descoberta do Brasil. Isto posto, indagou um dos Conselheiros sobre a melhor forma de proceder à análise do texto: fazer-se a leitura, seguida dos comentários e sugestões dos Conselheiros, parte por parte, como de hábito ou, tendo presente a distribuição antecipada do texto para que os Conselheiros tomassem conhecimento da matéria, deixar que cada um apresentasse seus comentários ou proposições. Optou-se, então, pela segunda alternativa. O anexo III reproduz o texto submetido ao Plenário, o qual recebeu as alterações que se seguem: na "Mensagem ao Prefeito" foi acrescentada, ao seu parágrafo final, as seis últimas linhas do texto da página 22, a saber: "máxima norteadora estabelecida no Art. 1º da chamada Lei de Arquivos, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe...de prova e informação". No item "1. O município e a informação", segundo parágrafo, incluiu-se "educação", no item que menciona as "principais fontes sócio-culturais"; incorporou-se o item "pontos turísticos, festas e costumes regionais, esportes e recreação", e acrescentou-se, na última linha, o termo "econômico", entre as palavras "administrativo" e "jurídico". O item "2. A informação e os documentos" não sofreu modificação. No item "3. O Arquivo Municipal: criação e funcionamento", incluiu-se, no segundo parágrafo, após "conjuntos de documentos" as expressões "produzidos, recebidos e". Os itens 3.1, 3.1.1, 3.1.2 e 3.1.3 não foram alterados. O segundo parágrafo do item "3.1.4 Recursos Humanos e Materiais" passou a ter a seguinte redação: "Apesar disso, apresentam-se, a seguir, sugestões a serem consideradas quando da criação do Arquivo Municipal". O item 3.1.4.1 foi substituído pela seguinte redação: "3.1.4.1 Recursos Humanos. Além de profissionais para exercerem as atividades administrativas (recursos humanos, materiais e financeiros etc.) e de apoio técnico (microfilmagem, informática etc.) serão necessários, ainda, profissionais de nível superior e médio para desenvolver as seguintes atividades: Gestão de documentos: elaboração de normas sobre produção, registro, controle da tramitação, classificação, arquivamento, avaliação e destinação, bem como dar orientação aos arquivos setoriais das unidades orgânicas da Prefeitura; Arquivamento permanente: arranjo, descrição, conservação, reprodução, divulgação e acesso aos documentos. As categorias profissionais regulamentadas, como no caso dos arquivistas e técnicos de arquivo (Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978 e Decreto Nº 82.590, de 6 de novembro de 1978), poderão ser substituídos por outros profissionais devidamente treinados, quando não exista, na região, cursos regulares de Arquivologia. Nem todos os profissionais precisam ser admitidos. Pode-se considerar a possibilidade de terceirização, em alguns casos, como por exemplo: microfilmagem, informática, conservação de documentos, limpeza, vigilância etc". No item "3.1.4.2.1 Instalações" foram suprimidas as alíneas a e c. A alínea b, excluída a expressão "Além das especificações já mencionados", foi incorporada ao segundo item que trata das áreas de depósito, conforme se segue: "As áreas de depósito deverão estar isoladas das áreas de circulação de público. Elas devem ser... e portas corta-fogo. Nos depósitos de guarda permanente... embalagens adequadas". Não houve alteração no item 3.1.4.2.2. O item "3.2 Criação do Arquivo Municipal" sofreu alterações e supressões, cuja redação passou a ser conforme se registra a seguir "3.2 Criação do Arquivo Municipal. Finalizado o levantamento e a análise dos dados e constatada a existência de recursos para apoiar o projeto de criação, estará a equipe responsável apta a examinar modelos de estrutura organizacional para escolher a que mais se adapte à realidade municipal. Convém, ainda, nesta etapa, lembrar do volume, estado de conservação e da organização dos documentos, do porte demográfico do município, dos recursos disponíveis, elementos que terão decisiva influência na escolha da referida estrutura organizacional. Por isso, verifica-se que a estrutura, tanto pode ser apoiada por reduzido número de unidades administrativas, como ao contrário, precisar de uma base de sustentação maior. Torna-se oportuno destacar dois aspectos: o da flexibilidade que deve orientar a criação do órgão, bem como o da sua subordinação na estrutura básica da Prefeitura. A flexibilidade é fundamental para minimizar os possíveis óbices no atendimento a novas necessidades funcionais como, por exemplo, a criação formal de um sistema municipal de arquivos. Quanto à subordinação, pode, obviamente, haver mais de uma opção. As melhores, entretanto, são as que se louvam na finalidade dos arquivos, que, como se sabe, é a de servir à Administração e às necessidades de informação e pesquisa do público em geral. Nesse sentido fica clara a relação do órgão com a Secretaria Municipal de Administração. Do mesmo modo ficará mantida essa relação, se o órgão se situar próximo da chefia do Poder Executivo, isto é, o Gabinete do Prefeito ou à Secretaria Municipal de Governo, não só pelo prestígio que garantirão, como pela eqüidistância de todas as Secretarias, já que o Arquivo Municipal administra a guarda da documentação de toda a Prefeitura. Tais opções têm, portanto, apoio administrativo, sem contrariar nenhum preceito arquivístico. A seguir, apresenta-se, a título de ilustração, minuta de projeto de lei, que pode ser utilizada como modelo para a criação do Arquivo Municipal. A lei deverá ser complementada por decreto regulamentando a estrutura, competências, atribuições e quadro funcional do Arquivo Municipal, bem como portaria aprovando o regimento interno do Arquivo Municipal, de acordo com o porte da instituição a ser criada. Sugere-se também que se consulte a legislação relativa à criação de arquivos municipais já em funcionamento, para que a instituição que se pretende criar seja adequadamente dimensionada" O item "3.2.1 Minuta do Projeto de Lei" recebeu inúmeras alterações que aqui se omite uma vez que estão consubstanciadas, na íntegra, no anexo IV desta ata. Além das citadas alterações, foram suprimidos os quadros correspondentes aos anexos I e II do projeto de lei (3.2.1). Discutiu-se, amplamente, os itens 3.2.2, 3.2.3, 3.2.4 e os dois organogramas (3.2.5, 3.2.5.1 e 3.2.5.2), delegando-se a uma pequena comissão, constituída pelas Conselheiras Maria Izabel de Oliveira e Verone Gonçalves Cauville, pela assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, Marilena Leite Paes e pela especialista do Arquivo Nacional Simone Frieiro, a incumbência de elaborar a redação do documento, procedendo às alterações que julgarem necessárias para a sua adequada compreensão e aplicação. O item "4 Glossário" deverá ser revisto pela comissão de redação, de acordo com a terminologia adotada pelo Arquivo Nacional. O item "5 Bibliografia" não foi alterado. Sugeriu-se a inclusão do item "6 Legislação Arquivística. Conforme já mencionado, o anexo IV transcreve, na íntegra, o documento que acabou de ser examinado pelo Plenário. Face ao adiantado da hora à sessão foi encerrada, ficando para o dia seguinte a discussão das demais matérias incluídas na agenda da reunião. Às 9 horas do dia 13 de agosto, o Presidente abriu a sessão, mencionando os itens da pauta programada que seriam objeto de exame pelo Plenário, a saber: Recomendações do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário; apresentação do Projeto Antares do IBICT, como modelo para a implantação do Cadastro Nacional de Arquivos e a apresentação, conforme inclusão em pauta por solicitação da Conselheira Heloisa Tricate, do Projeto Rede do Governo. Continuando, relembrou as razões que motivaram a realização este ano, em Brasília, do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário, anunciando que procederia à leitura das recomendações do evento, encaminhadas pelo Ministro Fontes de Alencar, Coordenador-Geral da Justiça Federal e Diretor do Centro de Estudos Judiciários, para fins de deliberação das solicitações formuladas ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Quanto à alternância dos representantes do Poder Judiciário no CONARQ (item 3), o Presidente esclareceu que, em resposta a uma correspondência anterior do Ministro Fontes de Alencar abordando este mesmo assunto, se manifestara favorável a esse procedimento e que o mesmo já vinha sendo adotado pelo CONARQ, inclusive, indicando, para suplentes, representantes de órgãos diferentes dos órgãos dos titulares (item 4), como no caso de universidades, arquivos públicos estaduais e municipais. Considerando que todos os Conselheiros, titulares e suplentes, são convocados para as reuniões do CONARQ, embora o direito de voto seja do titular - o suplente vota apenas quando substituindo o titular - a adoção desse critério tem enriquecido as atividades do Conselho, contribuindo com um maior número de opiniões sobre as matérias programadas nas agendas. Como a designação dos representantes do Poder Judiciário Federal é competência legal do Presidente do Supremo Tribunal Federal - STF, caberá ao Ministro Fontes de Alencar sugerir ao Presidente do Superior Tribunal de Justiça - STJ articular-se nesse sentido com o Presidente do Supremo Tribunal Federal e presidentes dos demais Tribunais, uma vez que o CONARQ não pode interferir no processo de escolha dos representantes do Poder Judiciário Federal. Quanto à criação de um periódico (item 6), o Presidente informou que o CONARQ está fechando o segundo número de Notícia Arquivística, publicação trimestral, que substituiu o CONARQ Informa e que se pretende editar também em inglês, com o título de Brazilian Archival News, disponibilizando-o inclusive via Internet. A propósito, o Presidente comunicou que o Sr. Carlos Augusto Ditadi está revendo o conteúdo da home-page do CONARQ, implementada pela UFRJ, para, além de torná-la bastante noticiosa, criar um chat de discussão (item 7) sobre temas de interesse geral, o que aliás, já havia sido sugerido durante a realização do Congresso Brasileiro de Arquivologia. Como o CONARQ tem recebido grande demanda de consultas e de cópias de documentos por ele produzidas, será incluída na "página" a íntegra de toda a legislação que tem sido discutida e produzida a partir do Plenário do CONARQ, para que os usuários interessados possam ter acesso direto a esses textos, via Internet. Da mesma forma, o CONARQ vem trabalhando no sentido de incluir na sua "página" as pautas das reuniões do Conselho e os textos que nelas serão examinados, com vistas a abrir e ampliar as discussões, ressalvados, é claro, os casos encaminhados reservadamente ao Conselho, permitindo a participação da sociedade que, assim, poderá contribuir, com suas sugestões, para o aperfeiçoamento da missão do CONARQ. A Coordenação do Conselho pretende, ainda, findas as reuniões, publicar, imediatamente, um extrato das deliberações e resultados nelas aprovados. Teríamos, assim, uma home-page mais informativa, com possibilidade de interação com as pessoas que desejarem remeter suas opiniões e contribuições. Aproveitando o ensejo que a recomendação do Fórum do Judiciário propiciou, relativamente à necessidade da edição de um periódico para divulgar informações e atividades arquivísticas, bem como a explanação sobre a home-page do CONARQ, o Presidente manifestou sua preocupação quanto ao número crescente de demandas sobre assuntos específicos, que vêm sendo encaminhadas ao Conselho por instituições e profissionais de arquivo. Em decorrência dessas demandas são produzidos pareceres, os quais estão se transformando quase que em orientações normativas. A Coordenação do CONARQ começou, então, a perceber que certas questões, embora tratadas com bom senso e embasadas em legislação aprovada pelo CONARQ, não deveriam ser encaminhadas aos interessados sem ouvir o Plenário. Assim, propôs que as consultas feitas ao CONARQ, que possam resultar numa orientação ou interpretação de qualquer dispositivo aprovado pelo Conselho, sejam examinadas por um relator ou uma Câmara Técnica, que redigirá o texto do parecer a ser submetido à apreciação dos Conselheiros. Tendo presente que as reuniões do Conselho não ocorrem, em geral, a intervalos inferiores a quatro meses, as demandas acompanhadas dos textos de pareceres propostos pelos relatores serão remetidas aos Conselheiros, via fax ou e-mail, com prazo determinado para sua restituição. A Conselheira Heloísa Tricate lembrou que, para dar agilidade às consultas, poder-se-ia utilizar a Internet. Igual procedimento poderia ser adotado em relação aos textos apresentados nas reuniões do CONARQ, para se evitar a leitura de cada documento a ser discutido. Os textos seriam disponibilizados na Internet, os Conselheiros proporiam as suas sugestões e alterações, e o CONARQ procederia à devida consolidação, a qual seria, então, submetida à apreciação final do Plenário. Se necessário, o texto consolidado circulará novamente entre os Conselheiros. Chegando-se a um consenso, o texto será considerado aprovado, sempre, porém, ad referendum do Conselho, apesar da consulta prévia. O Presidente ressaltou a importância desse procedimento, uma vez que qualquer orientação emanada do CONARQ poderá ser adotada pelos órgãos integrantes do SINAR, consolidando, progressivamente, a política nacional de arquivos. Colocada em discussão, a proposta do Presidente foi aprovada. Resumindo os comentários feitos às recomendações do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário já examinadas pelo Plenário (itens 3, 4, 6 e 7), deu prosseguimento à leitura das demais recomendações. Quanto ao item 2, referente à criação do cargo de arquivista nos Quadros de Pessoal dos órgãos do Poder Judiciário, o Presidente, lembrando que a profissão é regulamentada por lei, esclareceu que a matéria deve ser tratada no âmbito do próprio Poder Judiciário, que deverá avaliar a necessidade de criar o referido cargo, com vistas à dar tratamento técnico adequado aos seus acervos. Continuando, o Presidente alertou para a importância do trabalho dos arquivistas, especialmente neste momento em que se encontram em tramitação no Congresso Nacional alguns projetos de lei, dentre os quais merecem destaque: a revisão do Código de Processo Civil e da Lei nº 7.627/87, sobre descarte de documentos dos Tribunais do Trabalho. O Presidente colocou o CONARQ à disposição dos órgãos do Poder Judiciário para colaborar naquilo que fosse necessário. Quanto ao item 1, que trata do Apoio ao Planejamento e Implementação do Sistema Nacional de Arquivos do Poder Judiciário, a Conselheira Heloisa Tricate se manifestou informando que os trabalhos em desenvolvimento no MARE, no sentido de rever ou criar novos sistemas (SGDI e SISP), poderão servir de modelo ou subsídio para o Sistema de Arquivos do Poder Judiciário, que se deseja implantar, julgando, entretanto, necessária à criação não só do Sistema mas, sobretudo, de um programa de gestão de documentos. Continuando, o Presidente reportou-se às dúvidas levantadas pela Drª Altair, do Supremo Tribunal Federal, na última reunião do CONARQ, sobre a implantação do Sistema Nacional de Arquivos do Poder Judiciário, bem como durante sua visita posterior ao Arquivo Nacional, quando conversou longamente sobre assunto. Em seguida, fez um longo relato sobre as questões discutidas naquela oportunidade, especialmente sobre a dificuldade de criação de um só sistema para todo o Poder Judiciário, face à complexidade de sua estrutura. Segundo opinião da Drª Altair, a criação de um sistema único para todo o Poder Judiciário, em vez de ajudar poderá atrapalhar, uma vez que cada Tribunal tem suas competências específicas. A escolha do gestor desse sistema, por exemplo, criaria susceptibilidades e acabaria por imobilizar o próprio sistema. O mais indicado seria a formação de uma rede de arquivos, integrada pelos sistemas de cada Tribunal. Essa rede poderia, por sua vez, integrar-se à Rede do Governo, juntamente com os demais sistemas, como por exemplo, os dos arquivos municipais, estaduais etc). Esta proposição é, não só possível, como desejável. A Conselheira Heloisa Tricate lembrou que para a constituição dessa rede será necessário o estabelecimento de princípios comuns e, para isso, é fundamental a atuação do CONARQ. Concluindo, o Presidente observou que, face à tendência progressiva que se vem verificando relativamente à criação de sistemas de arquivos nas mais variadas esfera de poder, haverá necessidade de se revisar também, o Sistema Nacional de Arquivos, dando-lhe, provavelmente, o perfil de rede, uma rede de sistemas. Quanto ao item 5, criação de uma Câmara Setorial de Documentos do Poder Judiciário junto ao CONARQ, o Presidente passou a palavra à Conselheira Josiane para informar sobre as repercussões dessa proposta, nos órgãos que integram o Poder Judiciário, em Brasília. A Conselheira Josiane iniciou dizendo que a criação dessa Câmara é vista com grande expectativa, especialmente pelos integrantes do grupo constituído, informalmente, para a realização do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário. Os integrantes desse grupo, representantes dos Tribunais Superiores de Brasília, concluíram haver necessidade de se formalizar a criação desse grupo, sem o que seria impossível dar prosseguimento às ações indispensáveis à implementação dos arquivos ou sistemas de arquivos do Judiciário. A Conselheira Josiane indagou, então, sobre a possibilidade da criação da Câmara Setorial recomendada pelo Fórum. A Conselheira Gracinda lembrou que, em reunião anterior, ficou decidido pelo Plenário, após longa discussão, que não seriam criadas Câmaras Setoriais, nem para o Poder Judiciário e nem para os Arquivos Municipais, a fim de serem evitados eventuais conflitos com as Câmaras temáticas. Sugeriu-se, naquela oportunidade, que fossem criados Grupos de Trabalho e não Câmaras Setoriais. Face ao exposto, a Conselheira Josiane perguntou se o grupo de trabalho a ser criado seria constituído com as mesmas pessoas que participam do atual grupo ou se outras pessoas poderiam também ser designadas, conforme desejo manifestado pelo grupo. Seguiram-se várias sugestões, ficando resolvido que o Presidente do CONARQ encaminharia correspondência aos Presidentes dos Tribunais, comunicando que as duas representantes do Poder Judiciário Federal no CONARQ, Senhoras Josiane Cury Nasser do Superior Tribunal de Justiça e Maria das Graças B. Nascimento, do Supremo Tribunal Federal, estão articulando a criação de um Grupo de Trabalho com a finalidade de encaminhar e discutir os problemas e as demandas dos arquivos do Poder Judiciário, bem como propor diretrizes no que se refere à organização, à guarda, à preservação e ao acesso aos documentos, propiciando a implementação de sistemas de arquivo em cada Tribunal. A correspondência deverá, ainda, enfatizar a importância do trabalho arquivístico para os Tribunais e solicitar a indicação de um representante para integrar o grupo de trabalho em questão. Continuando, o Presidente enfatizou que a criação desse grupo de trabalho, no âmbito do próprio Poder Judiciário, poderá, mais facilmente, contar com o apoio dos presidentes dos Tribunais, mesmo que ele fique ao abrigo do Centro de Estudos Judiciários, presidido pelo Ministro Fontes de Alencar, que tem demonstrado interesse especial pelo assunto. O referido Centro poderia ser o consolidador desse grupo e contar com o apoio irrestrito do Conselho, uma vez que seus membros vêem, com preocupação, a necessidade de se dar passos efetivos no sentido de se sistematizar as informações do Judiciário e de preservar a sua documentação de valor legal, patrimonial, administrativo e histórico. Finalizando, o Presidente informou que encaminharia correspondência ao Ministro Fontes de Alencar, em resposta ao seu ofício nº 44 de 29-5-98, submetido ao Plenário nesta data, dando notícias sobre as deliberações pertinentes às recomendações do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário, com cópia para as Conselheiras Josiane e Maria das Graças. Em seguida, o Conselheiro Geraldo Mártires Coelho indagou se o periódico do CONARQ estava na Internet. O Presidente prestou amplos esclarecimentos sobre o assunto, desde a sua produção até a sua versão para o inglês e sua disseminação na home-page, via Internet, com vistas a manter estreito relacionamento da comunidade com o Conselho. Continuando, o Presidente passou aos outros itens da agenda: a explanação de Carlos Augusto Ditadi sobre o Projeto Antares do IBICT, que poderia ser adotado como modelo para a implantação do Cadastro Nacional de Arquivos, previsto no Decreto nº 1.173/94, e a da Conselheira Heloisa Tricate sobre a Reforma do Estado e do Projeto Rede do Governo. Concluído o relato da Conselheira Heloisa, o Presidente informou ao Plenário sobre os estudos conjuntos que vêm sendo desenvolvidos pelo Arquivo Nacional e pelo Ministério de Administração Federal e Reforma do Estado - MARE, relativamente à criação do Sistema de Gestão de Documentos e Informações da Administração Pública Federal - SGDI, bem como à reformulação do Decreto nº 1.048, de 21 de janeiro de 1994, que dispõe sobre o Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP e do Decreto nº 1094, de 23 de março de 1994, que dispõe sobre o Sistema de Serviços Gerais da Administração Federal - SISG, e ainda a revisão, no que couber, do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Esses estudos, incluídos no projeto "Difusão de Informações" do BID, decorreram da constatação de conflitos existentes entre esses Sistemas, o que tem dificultado a consecução de seus objetivos. Concluída esta etapa, dar-se-á início à fase II do projeto: - informatização do SGDI, que tem por finalidade dar a formatação adequada ao Sistema, facilitando o trabalho dos Ministérios na área de gestão de documentos, tornando ágil o processo de comunicação entre eles. Destacou as vantagens da informatização e a necessidade de realizar esse trabalho de forma compartilhada, utilizando os instrumentos já disponíveis como, por exemplo, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade aprovados por este Plenário. Lembrou, que deverão também integrar esta rede de informação do Governo, não só os órgãos da administração direta, como também as fundações, autarquias, organizações sociais e instituições privadas de interesse público, que executam atividades de governo (concessionárias). Em resumo, o que se pretende é potencializar o uso de instrumentos já existentes, como a Rede do Governo, o Projeto Antares e outros disponíveis, em prol de gestão documental. Outra questão que deverá ser aprofundada no Conselho é a visão da figura estatal das instituições arquivísticas públicas. O Presidente externou sua discordância com a colocação feita pela Conselheira Heloisa em sua explanação sobre reforma do Estado, incluindo os arquivos como organizações sociais. Concordou, entretanto, com a necessidade de se dar agilidade a essas instituições, mas os arquivos públicos só vão romper o ciclo vicioso de pobreza se atuarem na gestão de documentos. Já não há nenhuma dúvida sobre isso. Essa questão já vem sendo discutida em uma infinidade de encontros técnicos, seja em nível nacional, como internacional. O importante é fortalecer a atividade de gestão de documentos e da informação dentro das instituições arquivísticas, que devem ter suas ações voltadas para a administração pública a que servem, sob o risco de se ter sempre uma visão pejorativa de que os arquivos são almoxarifados de documentos, visão essa que os arquivos vêm se empenhando em mudar. Assim, na medida em que se rompe esse ciclo no Governo Federal, o mesmo se repetirá em outras esferas governamentais. Para tanto, deve-se colocar todos os recursos tecnológicos disponíveis a serviço da gestão de documentos e da informação. O arquivo é um instrumento poderoso do Estado e recurso estratégico para o seu desenvolvimento e, como tal, não pode abdicar de sua função de gestor de documentos e da informação. Concluindo, o Presidente disse que, certamente, voltaria ao assunto em outras oportunidades, considerando a importância dessa discussão. Em seguida, a Conselheira Maria Odila, pediu a palavra para se manifestar sobre os relatos feitos naquela manhã, corroborando as opiniões emitidas pelo Presidente sobre a importância dos arquivos para a administração pública, matéria que já se discutia em 1980, quando trabalhou no Arquivo Nacional, e já se pugnava por soluções como estas que estão sendo vislumbradas agora e que se sentia estimulada e satisfeita em relação a tudo o que ouvira naquela manhã. Lamentou, entretanto, a falta de divulgação dessas informações, as quais mesmo os profissionais da área desconhecem e se surpreendem com tantas iniciativas visando à valorização da gestão documental. Manifestou, em seguida, sua concordância com o Presidente, quanto à possibilidade de colocar as instituições arquivísticas fora do núcleo central de Governo, uma vez que suas funções estratégicas dependem fundamentalmente de informações confiáveis, embora reconheça os problemas da administração direta. Daía sua relutância em concordar, em princípio, com a retirada das instituições arquivísticas do núcleo de Governo, o que seria um fato inédito. Não se tem conhecimento de que algum país do mundo tenha adotado tal postura. Muito pelo contrário; os países mais adiantados do mundo, em gestão de documentos, não abrem mão dessas funções, julgadas fundamentais para a administração pública. Em seguida, colocou em discussão a proposta das Conselheiras Gracinda e Heloisa, no sentido de que as atas das reuniões do CONARQ fossem simplificadas, devendo conter apenas a pauta, a apresentação das proposições, as alterações ocorridas, a aprovação das matérias. Quando ocorrerem discordâncias ou abstenções, serão registradas as opiniões e os votos em separado. Quem tiver interesse em conhecer as discussões, poderão solicitar as fitas da gravação da reunião. Os documentos discutidos constituirão anexos das atas. Os Conselheiros aprovaram a proposição. A seguir, informou sobre a presença da Srª Esther Bertoletti, coordenadora do Projeto Resgate Barão do Rio Branco, do Ministério da Cultura, que está desenvolvendo um trabalho em conjunto com a Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental, a qual fez um breve relato sobre esse Projeto. Em seguida foi apresentado um vídeo sobre o Arquivo do Estado do Paraná. Agradecendo a colaboração de todos os Conselheiros, o Presidente encerrou a sessão às 12h30min e foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente.

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