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Ata da 39ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos cinco dias do mês de dezembro de 2005, no mini-auditório do prédio C, da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, foi realizada a trigésima nona reunião ordinária do Plenário do CONARQ.

Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Manuel Domingos Neto, do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico-CNPq (titular) e Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional-IPHAN (suplente); representando o Poder Judiciário Federal: Kathya S. O. Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal Federal-STF (titular) e Júlio César Sousa Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral-TSE (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (titular) e Lamberto Ricarte Serra Júnior, da Câmara dos Deputados (titular); representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Marli Geralda Teixeira, do Arquivo Público do Estado da Bahia (suplente) e Rosani Gorete Ferron, do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (titular); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular), Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titular) e Lara Simone Rusczyk de Miranda, do Arquivo Público Municipal de Canoas, RS (suplente); representando as Associações de Arquivistas: Ana Maria de Almeida Camargo, da Associação de Arquivistas de São Paulo (titular); representando instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História – ANPUH (titular); Célia Maria Leite Costa, do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas (titular). Justificaram a ausência: Maria Esperança Resende, do Arquivo Nacional (Brasília), Alzira Alves Abreu, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência- SBPC. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, coordenadora do CONARQ. O presidente Jaime Antunes da Silva iniciou a reunião com a leitura e comentários sobre a agenda a ser desenvolvida. Em seguida, mencionou as alterações na composição do CONARQ, conforme Portarias da Casa Civil, publicadas no DOU de 2 de dezembro último, referentes à dispensa por término de mandato dos Representantes de Arquivos Públicos Estaduais, Edilane Maria de Almeida Carneiro, do Arquivo Público Mineiro (titular) e José Fernandes de Alencar, do Arquivo do Estado do Mato Grosso (suplente) e da representante das instituições mantenedoras de cursos superiores de Arquivologia, Zeny Duarte, da Universidade Federal da Bahia (suplente). Foram designados respectivamente, Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular), Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (suplente) e Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva da Universidade da Bahia (suplente). O presidente informou sobre o recente pedido de desligamento do Conselheiro Darcy Fontoura de Almeida, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência-SBPC, a qual ainda não designou seu substituto. Prosseguindo, colocou em discussão as atas das 37ª e 38ª reuniões do CONARQ. Na ata da 37ª reunião, a conselheira Lara Simone Rusczyk de Miranda solicitou retificação da abreviação de seu sobrenome Rusczyk de L para R (linha 47). Izabel de Oliveira registrou que a redação das linhas 104 e 105 não estava clara, tendo sido a mesma alterada para “Houve redução no universo, na equivalência de termos em idiomas e constatou-se não haver necessidade de elaborar o conceito em francês.” O presidente informou que seria solicitada a colaboração da Srª Silvia Ninita Estevão, coordenadora do Grupo de Trabalho responsável pela elaboração do Dicionário de Terminologia, no sentido de proceder as alterações necessárias no texto. Na ata da 38ª reunião, linha 64, Maria Izabel sugeriu que seja colocado o número da Resolução mencionada, qual seja, nº 17. As atas foram, então, aprovadas com as retificações propostas, inclusive as de grafia e digitação. Em seguida, o presidente informou aos conselheiros sobre o lançamento do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, lembrando que, conforme ficara aprovado pelo Plenário do CONARQ, dentro de dois anos será feita uma revisão, incorporando as alterações apresentadas nesse período. Comunicou que exemplares do Dicionário serão enviados a universidades, arquivos e outras instituições da área, acompanhados de uma correspondência solicitando sugestões e que as mesmas sejam encaminhadas ao CONARQ, para que o Plenário, em sua primeira reunião de 2007, aprove as alterações sugeridas, se for o caso, e em sua última reunião, do mesmo ano, se possa lançar a 2ª edição dessa importante publicação, a qual será também incluída na página web do Arquivo Nacional como publicação virtual. Continuando, o presidente fez um relato sobre os contatos mantidos com a Secretária Executiva da Casa Civil, Drª Erenice Alves Guerra a propósito dos problemas e dificuldades criados em decorrência da edição do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, (editado no governo Fernando Henrique, para entrar em vigor 45 dias após, já no Governo Lula) da revogação de dispositivos legais que regulamentavam até então o acesso aos documentos públicos sigilosos, bem como da edição de novos dispositivos legais – Medida Provisória nº 228, de 9 de dezembro de 2004, Decreto nº 5.301, de 9 de dezembro de 2004, e Lei nº 11.111 de 5 de maio de 2005, regulamentando, equivocadamente, a matéria, uma vez que incluiu comandos conflitantes com a Constituição Federal e com a Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Face ao exposto, o presidente falou à Secretária Executiva sobre a necessidade urgente de se elaborar e encaminhar à Casa Civil nova proposta de legislação, ao que a Secretária Executiva se manifestou, informando que, se a mesma fosse bem fundamentada, a Casa Civil daria prosseguimento ao processo. A propósito, o Presidente sugeriu que, se o Plenário estivesse de acordo, poder-se-ia constituir um grupo de trabalho pequeno para, além de elaborar uma boa justificativa demonstrando que a Lei nº 11.111, de 2005, não regulamenta corretamente a matéria, apresentar novo dispositivo legal sobre documentos sigilosos que deverá contemplar questões já amplamente discutidas neste Plenário, tais como criar novamente a Comissão de Acesso, incluir na regulamentação os Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e não apenas o Poder Executivo. Deverá ainda incluir novos dispositivos entre outros a excepcionalidade das questões das fronteiras, o que nos parece ser a questão nevrálgica da legislação. Definiu-se, então, a composição do Grupo de Trabalho, que ficou assim constituído: Ismênia de Lima Martins, Célia Maria Leite Costa e Daniela Francescutti Martins Hott. A primeira reunião do Grupo foi agendada para o dia 26 de janeiro, às 10h00, e a entrega dos trabalhos para o dia 31 de março. Pronto o texto da legislação, seria o mesmo encaminhado eletronicamente aos Conselheiros para apreciação e, uma vez aprovado, consolidando eventuais sugestões, será formatado como projeto de lei, e encaminhado à Casa Civil para as providências cabíveis. Dando prosseguimento à pauta da reunião, o presidente passou a palavra a Vitor Manoel Marques da Fonseca para fazer a apresentação da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE 1 . Iniciando sua exposição, Vitor nomeou os membros da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, e prestou algumas informações sobre o tempo que durou a sua elaboração, três anos, tendo sido concluído no mês de setembro de 2005 e, sobretudo, ressaltou a demora para que a NOBRADE 1 entrasse em Consulta Pública, bem como as dificuldades financeiras para fazer face aos custos com passagens e diárias para aqueles membros da Comissão que residem em outras cidades, fazendo com que as discussões se fizessem, na maioria das vezes, utilizando-se e-mails. As reuniões presenciais foram reduzidas ao mínimo indispensável à tomada de decisões. Continuando, Vitor apresentou um histórico detalhado das normas de descrição, desde o seu surgimento até os nossos dias, com destaque para a ISAD (G), em 1994, e ISAAR (CPF), em 1996. Falou, ainda, de sua indicação para o Comitê de Normas de Descrição do CIA e sua atuação, a partir daí, nas iniciativas para se criar as normas de descrição em língua portuguesa, incluindo-se, dentre elas, a criação, em 2001, da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTDA) do CONARQ, com o objetivo de criar normas nacionais compatíveis com as internacionais, pois estas são muito amplas e não resolvem todas as situações específicas de cada país. Relatou, então, as diversas atividades desenvolvidas pela Câmara, a partir de sua instalação. Prosseguindo prestou esclarecimentos sobre a elaboração e a estrutura da norma de descrição propriamente dita, ou seja, da NOBRADE 1, e as novidades que a mesma apresenta. Continuando, referiu-se às outras etapas de trabalho, importantíssimas, que deverão ser também objeto de atividades normativas como, por exemplo, a questão do registro de autoridades e diretrizes sobre pontos de acesso. A Conselheira Ismênia sugeriu que se deveria solicitar às instituições que já estão aplicando a NOBRADE um retorno sobre os resultados obtidos na prática, com o objetivo de formar uma massa crítica. Vitor concordou e acrescentou que, com a NOBRADE na página web do Arquivo Nacional, abre-se um canal de divulgação e criam-se polos de discussão. Vitor e Célia julgam que o importante é que as sugestões sejam coletivas, sejam elas de uma instituição, de um estado, de um município etc. O presidente sugeriu, então, para dar maior divulgação à norma, independentemente da consulta pública na página do Arquivo Nacional, a promoção de oficinas em cada região geográfica do país, a serem ministradas por membros da Câmara Técnica, conhecedores, portanto, da NOBRADE 1. Assim, escolhido em cada região um estado e uma instituição para dar suporte à oficina, os demais estados e instituições daquela região enviariam seus servidores para participar, por 2 ou 3 dias, da oficina de treinamento. O Arquivo Nacional forneceria os textos da ISAD, ISAAR e NOBRADE, e arcaria com as despesas de passagens e diárias dos monitores. O presidente sugeriu, ainda, que as oficinas fossem antecedidas de um encontro com os monitores para unificar a metodologia e a orientação a ser prestada. Sugeriu-se, também, que as instituições envolvidas com esse trabalho colocassem a NOBRADE em suas páginas web. Concluída a apresentação da norma, o presidente solicitou ao Vitor que transmitisse aos membros da CTDA seus cumprimentos pelo trabalho realizado. Acrescentou que, recentemente, em reunião na Colômbia sobre a Memória do Mundo, os diretores de arquivos nacionais de outros países, não só do Mercosul, manifestaram sua expectativa relativamente às normas de descrição do Brasil, para delas se apropriarem, na medida do possível, pois nenhum país avançou na elaboração de normas nacionais de descrição, de modelagem de requisitos para documentos eletrônicos, de preservação e segurança em arquivos. Esses países ficam aguardando que essas normas saiam no Brasil para adotá-las. Mencionou, por exemplo, a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital que é seguida pelo Chile, Cuba e outros países, uma vez que nenhum outro dispõe de documento similar. Informou, ainda, que há uma proposta de se criar, via UNESCO, um grupo de normalização para o Mercosul. Assim, irá a Brasília, na próxima semana, para manter entendimentos com a representação da UNESCO no Brasil e verificar as possibilidades de suporte que aquela instituição pode oferecer, para que representantes do Brasil, do Chile, da Bolívia, do Uruguai, do Paraguai, possam se reunir, provavelmente em junho, no Uruguai, em data ainda a ser definida, com o objetivo de se criar uma conjunto de normas que sirvam ao bloco do Mercosul. A UNESCO está interessada em patrocinar essa atividade, envolvendo normas de descrição, de preservação do patrimônio digital e outros documentos que estejam sendo produzidos no Brasil. A propósito dessa liderança do Brasil na América Latina, a Profª Ismênia deu seu testemunho sobre as importantes contribuições do país na área de arquivos, destacando o prestígio pessoal de Jaime Antunes e de Vitor Fonseca junto à comunidade internacional. Pedindo a palavra, Vitor informou ter recebido correspondência da recém-criada Seção de Normas Profissionais e Melhores Práticas do CIA, que reuniu o Comitê de Normas de Descrição, o Comitê de Avaliação, e o antigo Comitê de Documentos Eletrônicos. Qualquer pessoa pode integrar essa Seção, bem como Associações de Arquivistas filiadas ao CIA, Arquivos Nacionais e estaduais. No momento estão trabalhando com iniciativas na área de avaliação, de descrição e, agora, com uma norma sobre funções e atividades. Esta Seção está aberta a todo tipo de norma. Pessoas interessadas podem apresentar propostas de normas a serem desenvolvidas ou acompanhadas pela Seção, uma vez que quaisquer normas, mesmo que resultantes de trabalhos de uma determinada instituição, para receber status internacional, têm que passar pela referida Seção que as submete ao CIA. A idéia é estreitar os contatos com todas as instituições da área para divulgar essa iniciativa. Sugere que o Arquivo Nacional o faça em sua página web, a exemplo da Associação Latina-Americana de Arquivos-ALA. Continuando, o presidente e a conselheira Ismênia fizeram um relato sobre a reunião, ocorrida na Colômbia, para tratar do programa Memória do Mundo da UNESCO. Em decorrência desse relato, desencadeou-se ampla discussão sobre a questão do tombamento de acervos arquivísticos públicos pelos órgãos de patrimônio, em nível nacional, estadual ou mesmo municipal, provocada pela conselheira Ana Maria Camargo, uma vez que tal prática contraria a função precípua dos arquivos, qual seja, a guarda, a gestão e a preservação do patrimônio arquivístico público, bem como a garantia do direito dos cidadãos de acesso às informações. A propósito, a Conselheira Francisca Helena esclareceu que, na sua opinião, a questão do tombamento de documentos de arquivo tem sua origem na visão equivocada dos órgãos de patrimônio sobre o papel e as funções dos arquivos, sejam eles públicos ou privados. Assim, sugeriu que o CONARQ, por correspondência ou outro meio de comunicação dirigido aos órgãos de patrimônio estaduais e municipais, promova uma campanha de esclarecimento, definindo o que é documento público, quais as categorias de valor que os caracteriza, bem como divulgue a legislação arquivística brasileira em contraponto com a legislação sobre patrimônio. A conselheira Ismênia, igualmente contrária ao tombamento, sugeriu, também, que fosse incentivada, junto aos Governos estaduais e municipais a criação de sistemas de arquivos com vistas à implementação de políticas públicas estaduais ou municipais, objetivando, com essa iniciativa, impedir o tombamento indesejável e inoportuno de acervos arquivísticos que hoje condenamos. Em seguida, o conselheiro Manuel Domingos apresentou reflexões sobre o conceito de patrimônio histórico, que julga defasado no Brasil, e o conceito de patrimônio da humanidade que, no seu entendimento, deve ser considerado apenas como valor simbólico puro, para chamar atenção, para valorizar, no caso, os acervos arquivísticos. Concluiu, sugerindo que o CONARQ e o IPHAN criem mecanismos de aprimoramento do conceito de “patrimônio”, visando, entre outros resultados, melhorar a situação dos arquivos no país. A senhora Mônica Muniz Melhem, representante do IPHAN na Comissão Técnica de Avaliação para declaração de acervos privados de interesse público e social, que participará da apresentação de trabalhos agendados para o período da tarde, prestou igualmente informações referentes à matéria. Nesse momento, a sessão da manhã foi encerrada para almoço. Por volta das 14h00, o presidente deu inicio à sessão da tarde da 39ª reunião plenária do CONARQ, procedendo a leitura da agenda programada. Passou, em seguida, a palavra a Beatriz M. Monteiro, que prestou esclarecimentos sobre a demanda encaminhada ao CONARQ pelo Ministério Público do Estado de São Paulo para declarar o acervo do Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo-IHGSP de interesse público e social. A proposição foi encaminhada por ofício, datado de 20 de julho de 2005, do promotor de Justiça Dr. Carlos Alberto de Sales, da 3ª Promotoria de Justiça do Meio Ambiente da Capital, do Ministério Público do Estado de São Paulo, acompanhado de uma Ação Pública Civil. O autor dessa ação é o Sr. Roberto Machado de Carvalho, ex-presidente do Instituto, que entrou com uma medida cautelar, em 2004, requerendo uma liminar para impedir a realização de um leilão de peças do acervo do Instituto, contrariando as finalidades e o estatuto social da entidade. Na ocasião, mesmo o Instituto alegando não haver bens a serem leiloados, instaurou-se um inquérito civil. Apurou-se, então, a existência de irregularidades administrativas envolvendo a presidente do órgão, o Secretário-Geral e a Diretoria. A diretoria renunciou logo depois de ser eleita, mas manteve a presidente, que convocou novas eleições para todos os cargos exceto o de presidente da entidade. A Promotoria promoveu uma vistoria no Instituto, e o laudo técnico de avaliação do acervo, apresentado por um assistente técnico, que, por amostragem, relacionou parcela do acervo a fim de demonstrar sua importância histórica e cultural, bem como de seu estado de conservação. Resumindo, a ação solicita, por liminar: a nomeação de um administrador provisório designado pela Secretaria de Cultura do Estado, para proceder à atualização dos cadastros dos bens, indicando os não localizados, proibindo a venda, o empréstimo, a locação ou doação e, posteriormente convocar novas eleições. Assim, considerando a situação de anormalidade por que passa o IHGSP, o presidente do CONARQ informou sobre o ofício que encaminhou ao Sr. Promotor, esclarecendo sobre a impossibilidade de nossa Comissão Técnica de Avaliação instruir parecer enquanto a Ação Pública Civil não for concluída e o IHGSP não voltar à normalidade de suas atividades para viabilizar a elaboração de seu parecer técnico. Informou, também, que, se indicada, a declaração de interesse público e social, só recairá sobre a acervo arquivístico do Instituto, uma vez que o acervo do IHGSP é constituído também de peças museológicas, como quadros, mobiliários, louças, relógios, objetos pessoais. Passou-se, em seguida, à apresentação do parecer relativo ao reconhecimento do acervo arquivístico Tempo Glauber, com a leitura do referido parecer por Beatriz M. Monteiro, presidente da Comissão Técnica de Avaliação. Esse parecer fará parte integrante desta ata. Concluída a leitura do parecer e feitos os acertos sugeridos pelos Conselheiros, a proposta de declaração de interesse público e social do arquivo privado do cineasta Glauber Rocha, de caráter permanente, foi aprovada. Para se evitar demora no andamento do processo correspondente, far-se-á um extrato da ata desta reunião, a ser incluída no processo, para que possamos enviar ofício à Casa Civil, solicitando, de uma só vez, a edição dos decretos do Presidente da República, declarando de interesse público e social os acervos da Companhia Cervejaria Brahma, da Companhia Antártica Paulista e da Associação Brasileira de Educação, já aprovados em reunião anterior, juntamente com o do acervo do cineasta Glauber Rocha. O presidente agradeceu a colaboração da Comissão Técnica da Avaliação. Em seguida, a secretária Marilena informou que acabara de receber um telefonema de Paulo Elian, programado para apresentar trabalhos da Câmara Setorial de Arquivos Médicos no final desta sessão, justificando sua ausência e pedindo desculpas por isso aos Conselheiros, em virtude dos preparativos de sua posse, amanhã, dia 6 de dezembro, para o cargo de Vice-Diretor de Programas e Ações Estratégicas da Casa de Oswaldo Cruz. Informou, ainda, que o Parecer sobre a guarda e destinação de prontuários médicos, por cessão de atividades: instituições públicas e privadas, já aprovado com alterações em reunião anterior, seria reencaminhado aos Conselheiros com as alterações consolidadas, acompanhado das Moções e Recomendações do I Encontro de Arquivos Médicos. A propósito, a Conselheira Ismênia, depois de tecer elogios ao evento, propôs um voto de louvor aos seus promotores, e ao Paulo Elian em particular, pelo êxito absoluto do I Encontro de Arquivo Médicos, que funcionou, na verdade, como um mini curso, um treinamento, uma interiorização de questões importantes para profissionais da rede privada. Em prosseguimento à agenda de trabalho, o presidente passou a palavra a Cláudia Lacombe, Margareth Silva e Carlos Ditadi. Iniciando sua exposição, Cláudia Lacombe informou sobre o andamento da norma que trata dos requisitos para sistemas eletrônicos de gestão de documentos, ainda em elaboração na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, bem como sobre o Glossário de termos de documentos eletrônicos, também em fase de elaboração. Continuando, deu início à apresentação da minuta da resolução, que estabelece diretrizes para a transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas. Em decorrência da complexidade da matéria, procedeu-se à leitura, item por item, da minuta da resolução. As sugestões foram sendo apresentadas no decorrer das discussões, que perduraram por toda a tarde e continuaram pela manhã do dia 6 de dezembro, avançando na programação da 40ª Reunião Plenária. Em decorrência do avançado da hora, foi encerrada a sessão às 18 horas.

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