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Ata da 49ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos dez dias do mês de dezembro de 2008, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a quadragésima nona reunião ordinária do Plenário do CONARQ.

Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), do Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) e João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; representando o Poder Judiciário Federal: Ana Rosa de Sá Barreto dos Santos (suplente), do Tribunal Superior do Trabalho e Eloiza Rocha Pereira (suplente), Conselho da Justiça Federal; representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho (suplente), do Senado Federal e Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Maria Tereza Navarro de Britto Matos (titular), do Arquivo Público do Estado da Bahia, Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), do Arquivo Público do Paraná e Pedro Ferreira de Moura Filho (suplente), do Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano; representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas (titular), do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes e Gilka Zannin Rosas (titular), da Fundação Arquivo Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul e Pablo Soledade (suplente), da Associação dos Arquivistas da Bahia; representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva (titular), da Universidade Federal da Bahia; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Paulo Knauss (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH, Suely Braga da Silva (titular), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e Solange Balbi Cerveira Reis (suplente), do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Justificaram suas ausências: Selma Braga Duboc, do Ministério da Saúde; Maria Virginia Moraes Arana, da Universidade Federal do Espírito Santo e Marilza Elizardo Brito, do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Não compareceram: Zulmira Canário Pope, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; Alvaro Luis de Araujo Ciarlini, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal; Laila Monaiar, da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Resende, do Arquivo Nacional; Liliana Alberti Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami e Adelina Cruz, do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva inicia a 49ª Reunião Plenária do CONARQ solicitando que Marilena encaminhe o primeiro item da pauta, qual seja, a leitura, a apreciação e a deliberação sobre as atas da 47ª e 48ª reuniões plenárias do CONARQ, lembrando que as mesmas foram encaminhadas previamente aos conselheiros para as alterações devidas. Marilena informa que somente as conselheiras Daisy Andrade e Kathya Campelo encaminharam suas sugestões com antecedência. Marilena ressalta que, embora Kathya tenha pedido desligamento do CONARQ, encaminhou suas sugestões a tempo. Kathya fez algumas correções, e sugeriu que no texto da linha 143, pág. 5, fique clara a autonomia administrativa de cada tribunal uma vez que ministros e juízes poderão não seguir as recomendações do CONARQ. Os conselheiros concordam com a alteração proposta, embora tenham observado que, mais adiante, fica clara a autonomia dos Poderes. A Conselheira Daisy procedeu a algumas pequenas correções e sugeriu a inclusão, na ata da 48ª Reunião Plenária do CONARQ, de um voto de louvor, um registro da participação da ex-Conselheira Rosane Goreti Ferron, do Arquivo Público do Rio Grande do Sul – APERS, por ter colaborado com a Comissão criada para o estudo da Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008 que dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas. Encerradas as discussões, Jaime pergunta se há ainda outras alterações a serem procedidas nas atas das 47ª e 48ª Reuniões. Não havendo mais sugestões, os textos são aprovados. O presidente do CONARQ lembra que as atas, depois de corrigidas, serão encaminhadas aos conselheiros e publicadas no sítio do CONARQ. Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ retoma o próximo item da pauta – Apresentação dos pareceres sobre os acervos de Oscar Niemeyer e Mário Covas encaminhados pela Comissão Técnica de Avaliação para Declaração de Interesse Público e Social. O presidente da Comissão, Jaime Spinelli Jr, apresenta o Parecer Nº 010/2008 favorável ao reconhecimento do acervo de Oscar Niemeyer relativo ao período de 1940 - 2007 como de interesse público e social, ressalvando que seus efeitos devem alcançar apenas os elementos do acervo arquivístico, já declarados permanentes e que correspondam ao período de 1940 a 2007, ficando excluídos da declaração, os acervos bibliográficos e museológicos, bem como aqueles considerados como de uso corrente. Ressalva, ainda, que a inserção de novos elementos ao acervo está condicionada à sua avaliação por agente habilitado e apreciação pela Comissão. Após algumas considerações por parte dos conselheiros, o parecer foi aprovado por unanimidade. O presidente do CONARQ informa que o acervo supracitado já fora reconhecido, em nível nacional, pelo Programa Memória do Mundo, que recomendou sua candidatura ao registro mundial. Em seguida, Jaime Spinelli apresenta o Parecer Nº 011/2008, que conclui pela não aprovação da declaração de interesse público e social do acervo arquivístico de Mário Covas, tendo em vista que o mesmo, apesar de demonstrar em seu conteúdo a atuação do titular na vida política do país, seu acervo retrata predominantemente a sua trajetória como governador de SP. Por essa razão, a Comissão propõe que o acervo em questão seja considerado de interesse público e social, em nível estadual, sugerindo que o Governo do Estado de São Paulo, em conjunto com o Arquivo Público do Estado de São Paulo, crie um dispositivo legal que preserve e divulgue sua memória, em nível regional. Isto posto, o presidente do CONARQ passa a palavra à conselheira Suely, do CPDOC, a qual relata que, em 2001, três pesquisadoras do CPDOC foram designadas pela Fundação Getúlio Vargas para realizar um diagnóstico no acervo Mário Covas, ocasião em que foi constatado que o acervo de Mário Covas possuía, à época, características de coleção e não de fundo arquivístico, já que o acervo não foi reunido de forma orgânica pelo próprio, no decorrer de suas atividades. Embora reconheça a importância do acervo analisado, ressalta que se deve ter o cuidado ao se designar um arquivo privado de interesse público e social, no sentido estrito da Arquivologia, uma vez que os 152 metros lineares não são de fato o acervo pessoal de Mário Covas, mas sim documentos que dizem respeito a ele. Suely ressalta que, em sua opinião, se deve fazer uma reavaliação para verificar se a realidade relatada continua válida. Em sua opinião, se há interesse, o interesse é nacional e não regional. O conselheiro Lamberto pede a palavra e diz que a despeito das colocações que considera pertinentes, acredita ser irrefutável o interesse público nacional do acervo Mário Covas, embora admita não conhecer o acervo analisado. Conclui que se for considerado de interesse público e social, que o seja em âmbito nacional. O conselheiro Rubens Ribeiro, para comprovar que o acervo de Mário Covas não se constitui como o arquivo privado pessoal de Mário Covas, chama a atenção para o conjunto documental descrito no item n° 9 do Parecer - Gestão Governo de São Paulo - datado de 2004, portanto três anos após a morte de Mário Covas. Jaime conclui que o relato da Comissão e da Conselheira Suely são convergentes, reconhecendo a importância do personagem público, pondera que ainda persiste a dúvida sobre a declaração de interesse público do acervo em nível nacional. Julga que o Plenário deve analisar a questão tecnicamente, do ponto de vista da estrutura e da composição do arquivo Mário Covas. O presidente do CONARQ diz que em sua opinião, um aspecto que deve ser levado em conta é que muitos homens públicos não têm o hábito de se perpetuar a si mesmo ou à sua obra na vida pública através de registros deliberadamente reunidos para a posteridade, o que daria ao acervo uma organicidade natural. Cita ainda, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que se refere aos arquivos privados como aqueles produzidos e acumulados na trajetória de vida de uma pessoa ou entidade, distinguindo um conjunto documental produzido e acumulado organicamente, de uma produção não natural, isto é, reunindo documentos de proveniências distintas para compor um conjunto documental que retrate ou espelhe a vida daquele personagem a quem se quer homenagear. O presidente do CONARQ reconhece a importância dessa questão e enfatiza que a mesma servirá de balizamento técnico para decisões e análises futuras. A conselheira Maria Izabel de Oliveira enfatiza a problemática da questão e sugere que a Comissão faça uma nova visita, considerando as questões colocadas pelo Plenário do CONARQ e recomenda o retorno da Comissão com os novos dados levantados para habilitar o Plenário a decidir sobre a concessão ou não da declaração de interesse público e social do acervo Mário Covas. Em seguida, Lamberto destaca a figura e a atuação de Mário Covas junto aos partidos, e observa que a documentação relativa aos partidos não é preservada pela Câmara e pelo Senado Federal. Esta documentação é de grande importância para o estudo da formação dos partidos e da atuação política de personalidades públicas, o que justifica cautela na apreciação da questão. Sugere que a Comissão faça uma nova análise, ainda mais precisa. A Senhora Beatriz Monteiro, membro da Comissão Técnica de Avaliação, relata a visita técnica à Fundação e afirma que, em momento algum houve dúvida por parte da Comissão sobre o fato da documentação se constituir em um acervo privado. Reconhece, entretanto, a necessidade de revisão do parecer a partir das observações feitas pelos conselheiros e propõe uma reunião da Comissão para avaliar a necessidade de uma nova visita técnica. Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ informa que o Professor Jonas Federman propôs o reconhecimento como de interesse publico e social o acervo do físico Cesar Lattes. Informa que a proposta já fora encaminhada à Comissão e que o assunto será discutido na próxima reunião de 2009. Encerradas as discussões sobre declaração de interesse público e social dos acervos mencionados, a conselheira Maria Izabel de Oliveira informa sobre a proposta de reformulação da Resolução n° 6, de 15 de maio de 1997, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos. Izabel explica que a proposta em questão se dá em razão de questionamentos feitos por técnicos e órgãos da administração pública federal. Izabel inicia sua fala fazendo um pequeno histórico e algumas considerações sobre o processo de terceirização no serviço público e suas consequências. Em seguida apresenta um esboço das alterações a serem efetuadas na Resolução nº 6, enfatizando que o trabalho ainda não está concluído. Ressalta que vários órgãos da Administração Pública Federal, durante o II Encontro Técnico dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, realizado em junho do presente ano, na cidade de Brasília, solicitaram que o Arquivo Nacional e o CONARQ revissem alguns pontos da Resolução Nº 6, como, por exemplo, especificar o que é a guarda terceirizada e o que vêm a ser as atividades técnicas auxiliares. Izabel informa que fez uma pesquisa de atos e decretos para subsidiar a reformulação da Resolução nº 6 e que o tema, devido a sua complexidade, exigirá um esforço redobrado para evitar as distorções e os problemas apontados. A conselheira relata as dificuldades de impugnar pregões e leilões sobre a guarda de documentos por empresas terceirizadas, o que, por si só, mostra a importância de se reformular a Resolução nº 6 de forma clara e concisa. Dando prosseguimento Maria Izabel inicia a leitura da minuta de resolução sobre terceirização de serviços arquivísticos. A primeira mudança ocorreria no art. 1º, por ainda constar nele o Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, revogado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. A conselheira Ana Rosa diz que não devem ser criadas ações que limitem o administrador a realizar a guarda documental. Ela relata a situação dos Arquivos do Judiciário em que muitas das vezes o Presidente do Tribunal fica apenas por dois anos de mandato, o que torna difícil para os responsáveis pela área de Arquivo pleitear medidas de longo prazo, como planos de avaliação ou destinação de espaço para guarda documental. O conselheiro Pablo Soledade sugere que se destaque, na Resolução, a importância da estruturação dos arquivos, mostrando que é mais caro terceirizar os serviços de arquivo do que dotá-los de infra-estrutura adequada, equipamentos e pessoal qualificado. A conselheira Maria Izabel informa que, em encontros recentes da direção do Arquivo Nacional com representantes do Tribunal de Contas da União – TCU, foi solicitado que se inclua a questão dos Arquivos como objeto de auditoria. Caso esse projeto seja aprovado, terá como conseqüência a destinação de verbas para os Arquivos porque nenhum dirigente de instituição quer ver seu nome atrelado a ressalvas e recomendações resultantes de auditorias. Solange Balbi enfatiza a importância de se ressaltar na Resolução a necessidade de serem definidas as pré-condições para que uma instituição realize a terceirização da guarda documental. Com um sistema arquivístico bem organizado e estruturado, o custo da guarda terceirizada e do acesso a esse acervo seria bastante reduzido. Lamberto sugere, ainda, que os documentos eletrônicos também não podem ter a guarda terceirizada e sugere que se forme um grupo de conselheiros para trabalhar na reformulação da Resolução nº 6. O conselheiro Alfredo Tolmasquim parabeniza a iniciativa do CONARQ de reformular a Resolução, ratifica a importância dela ser bem detalhada e apóia a sugestão do conselheiro Lamberto no sentido de que se forme um grupo de trabalho dentro do CONARQ para trabalhar nessa reformulação. Dando prosseguimento às discussões, Maria Izabel diz ser contra a aprovação da terceirização da guarda sobre qualquer aspecto, alegando que, se há o recurso financeiro para realizar a terceirização da guarda, esse mesmo recurso pode ser investido na guarda e microfilmagem de acervos pelo próprio órgão. A conselheira Daysi relata a experiência do Arquivo Público do Paraná que faz a guarda de documentos de órgãos da administração indireta, por meio de um convênio de custódia, os quais pagam pela guarda intermediária ao Arquivo Público do Paraná um custo bem menor, já que este não visa lucro. Houve longa discussão sobre a terceirização de serviços arquivísticos por parte dos conselheiros. Terminadas as discussões, deliberou-se pela criação de um Grupo de Trabalho composto pelos seguintes conselheiros: Maria Izabel, Solange Balbi, Pablo Soledade, João Batista Ferri e Eloyza Rocha Pereira, os quais trabalharão na reformulação da Resolução nº 6. O presidente do CONARQ encerra a sessão da manhã e convida a todos para o almoço. Abrindo a sessão da tarde, o presidente do CONARQ informa que a mesma terá início com a apreciação sobre o Informativo do CONARQ. A senhora Domícia Gomes é convidada a falar sobre o Informativo CONARQ. Inicia sua exposição, apresentando uma proposta de layout do Informativo, elaborada pela equipe de Coordenação do CONARQ. Domícia diz que o Informativo do CONARQ tem como objetivo dar ampla publicidade às atividades desenvolvidas pelo Conselho e também divulgar temas relacionados à política de arquivos. Continuando, Domícia sugere que a periodicidade do Informativo seja semestral e que sejam contempladas notícias de ações do CONARQ, legislação, notícias das Câmaras Técnicas e Setoriais, da comunidade arquivística em geral. Diz ainda que a inclusão de matérias para publicação no Informativo deverá contar com a colaboração de todos os conselheiros mediante o envio de notícias, artigos, resenhas, etc. A conselheira Suely indaga sobre como será feita a difusão do Informativo. Domícia responde que a idéia é que o Informativo CONARQ seja editado e distribuído em versões impressa e eletrônica, sendo que a versão em papel será editada e distribuída duas vezes por ano e a versão digital distribuída periodicamente, via e-mail ficando todas as edições disponíveis no sítio do CONARQ. O presidente do CONARQ propõe que o Informativo seja lançado sempre até um mês após as Reuniões do CONARQ. A conselheira Suely sugere que o Informativo a ser distribuído via e-mail seja em formato resumido, com link para a forma completa. A conselheira Maria Tereza Navarro pergunta se já foi requerido o ISSN. Domícia responde que ainda não, mas que já fora programado. O conselheiro Paulo Knauss sugere que o Informativo seja distribuído fora das áreas institucionais de Arquivologia, como gabinetes de Governadores e Prefeitos, instituições que apóiem cursos e eventos na área de Arquivologia e instituições que financiem programas de preservação e restauração de acervos. O conselheiro Lamberto propõe que o Informativo nº 1 inclua uma apresentação do CONARQ, com histórico, suas funções, uma espécie de “Quem somos?” a fim de propiciar ao leitor leigo uma maior compreensão sobre as atividades do CONARQ. A conselheira Daysi parabeniza a iniciativa da equipe de Coordenação do CONARQ e ressalta a importância da necessidade do uso de uma linguagem menos formal e mais jornalística no Informativo. O presidente do CONARQ indaga aos conselheiros sobre a necessidade de se formar um conselho editorial dentre os conselheiros para a definição da pauta de edição do Informativo. O Plenário considerou que um conselho editorial poderia burocratizar a dinâmica do Informativo, ficando deliberado que a equipe de Coordenação do CONARQ tenha autonomia para providenciar a coleta, seleção e aprovação das matérias a serem veiculadas, bem como coordenar sua edição e supervisionar sua distribuição. Após a aprovação do Informativo, Domícia inicia a leitura de uma minuta de resolução que dispõe sobre a criação do Informativo CONARQ, a qual foi aprimorada por importantes intervenções do presidente do CONARQ e dos conselheiros Paulo Knauss, Alfredo Tiomno Tolmasquim, Maria Izabel de Oliveira e Sueli Braga. Encerrada a discussão sobre o Informativo, o presidente do CONARQ convida a senhora Domícia Gomes para falar sobre a repercussão da Resolução nº 27 e apresentar minuta de projeto de lei de arquivos a ser utilizado pelas prefeituras e câmaras municipais como um modelo para a implantação da política municipal de arquivos públicos e privados. A senhora Domícia informa que após a edição da Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008, dispondo sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas, houve uma grande procura por parte de prefeituras solicitando orientação no sentido de como proceder para a criação de Arquivos Municipais e ainda se o CONARQ poderia disponibilizar um modelo de projeto de lei para sua criação. Neste sentido, visando atender a estas solicitações, a Coordenação do CONARQ elaborou um modelo de Mensagem do Prefeito à Câmara de Vereadores, apresentando modelo de Projeto de Lei que dispõe sobre a criação do Arquivo Público Municipal, define as diretrizes da política municipal de arquivos públicos e privados de interesse público e social e cria o Sistema Municipal de Arquivos. Em seguida, a senhora Domícia Gomes projeta o texto da referida minuta no “telão” para que, na medida em que se apresentem sugestões de alterações, se possa proceder às correções diretamente no texto. Houve longa discussão sobre a minuta apresentada e, devido ao avançado da hora, o presidente do CONARQ encerra a sessão do primeiro dia de reunião, informando que a discussão será retomada no dia seguinte.

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