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Ata da 55ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos quinze dias do mês de dezembro de 2009, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a qüinquagésima quinta Reunião Plenária do CONARQ.

Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), do Museu de Astronomia e Ciências Afins, João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto Brasileiro de Museus (suplente) e Selma Braga Duboc (suplente), do Ministério da Saúde; representando o Poder Judiciário Federal: Janeth Aparecida Dias de Melo (titular), do Supremo Tribunal Federal, Alexandre Libonati de Abreu (titular), Juiz Federal da Seção Judiciária do Rio de Janeiro, Kathya Scarlet O’Hara Campelo Bezerra (suplente), do Supremo Tribunal Federal e Neide Alves Dias Sordi (suplente), do Conselho Nacional de Justiça; representando o Poder Legislativo Federal: Frederico Silveira dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados e Antônio Alberto de Carvalho (suplente), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Maria de Esperança Rezende (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Maria Teresa Navarro de Britto Matos (titular), do Arquivo Público do Estado da Bahia, Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná e Pedro Ferreira de Moura Filho (suplente), do Arquivo Público Estadual João Emerenciano; representando os Arquivos Públicos Municipais: Maria do Carmo Alvarenga de Andrade Gomes (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; representando as Associações Arquivísticas Brasileiras Pablo Soledade (titular), da Associação dos Arquivistas da Bahia; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Marilza Elizardo Brito (titular), do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil e Ismênia de Lima Martins (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH. Justificaram suas ausências: Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal; Laila Monaiar, da Câmara dos Deputados; Carlos de Almeida Prado Bacellar, do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Alexa Bastos Gambogi Meireles, da Fundação Museu e Arquivo Público do Município de Campo Belo; Gilka Zanin Rosas, da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Liliana Alberti Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami; Daniel Beltran Motta, da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; Maria Virginia Moraes Arana, da Universidade Federal do Espírito Santo; Maria do Rocio Fontoura Teixeira, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Paulo Knauss, da Associação Nacional de História; Suely Braga da Silva e Adelina Cruz, do Centro de Pesquisas e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC, da Fundação Getúlio Vargas; e Solange Balbi Cerveira Reis, do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Secretariaram os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O Presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva, inicia a 55ª Reunião Plenária do CONARQ, lembrando que, naquele dia, o CONARQ comemorava seus 15 anos de atividades, passa a palavra aos Conselheiros para se apresentarem face às alterações ocorridas após a última reunião. Em seguida, submete à apreciação e deliberação dos Conselheiros as atas das 53ª e 54ª Reuniões Plenárias do CONARQ. Em relação à ata da 53ª Reunião Plenária, a conselheira Selma Duboc sugere alteração da redação da linha 98: em lugar de “O Presidente do indaga...”, substituir “O Presidente indaga sobre...” Já na linha 229, a Conselheira sugere que seja trocado o trecho “para a história de avaliação...” por “para a história, a cultura...”. Quanto à ata da 54ª Reunião Plenária não houve nenhuma manifestação. As referidas Atas, com as alterações propostas, foram aprovadas pelo Plenário do CONARQ. Dando continuidade aos trabalhos da 53ª Reunião, o presidente do CONARQ, convida a presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, Senhora Cláudia Lacombe para apresentar a versão final do texto que integra a Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil. Cláudia Lacombe inicia sua apresentação informando sobre as alterações ocorridas na organização dos metadados em decorrência das inúmeras contribuições advindas da consulta pública e informa que, no documento inicial, os metadados estavam estruturados em quatro grupos: “Documento” que se dividia em “identificação e “Eventos de Gestão”; o segundo, “Classe”; o terceiro, “Agente” e o quarto, “Objeto Digital”. No novo texto: “Documento” e “Eventos de Gestão” ficaram divididos em duas partes distintas: objeto digital que passou a ser chamado “Componente Digital”, já que esse termo diz respeito às entidades físicas e lógicas que compõem o documento. Para cada componente digital, são estabelecidos eventos (procedimentos) de preservação, tais como, controle de criptografia, migração, mudança de suporte e controle de assinatura digital. Para o documento, são estabelecidos eventos de gestão: abertura e fechamento de processo, abertura e fechamento de volume, juntada e controle de tramitação. Cláudia informa que foram mantidos os outros dois elementos da versão inicial. O grupo “Classe” se refere ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e o grupo “Agente” a todos os usuários que interagem com o SIGAD. Continuando, Cláudia diz que na versão anterior só havia a estruturação dos elementos de metadados e que na versão atual há um diagrama que mostra os relacionamentos entre os grupos. Tal alteração foi resultado de alguns questionamentos recebidos durante a consulta pública com base em norma ISO sobre metadados, cuja estruturação é muito parecida com a da versão atual. Houve somente a necessidade de se fazer algumas adaptações, pois a mesma não trata da gestão de documentos especificamente. O detalhamento de cada um dos grupos seguiu o modelo da versão anterior. Cláudia detalha os elementos de metadados para cada um dos grupos mencionados. Os metadados integrantes do grupo “Documento” são todos aqueles metadados que já estavam na “identificação do documento”. Nesses metadados, só houve duas alterações. O metadado 1.8 que era denominado “tipo de mídia”, passou a ser denominado “tipo de meio”. Tal denominação foi bastante questionada, porém não foi encontrado nome mais adequado. Esse metadado indica se o documento é digital, convencional ou híbrido. A conselheira Maria Izabel pede para Cláudia dar um exemplo de cada elemento, mesmo daqueles que não foram alterados. Cláudia começa a dar exemplos dos elementos. O “Identificador de documento” é “ID” do sistema que identifica o documento. Comenta sobre o “Número documento”, “Número do protocolo”, o “Identificador do processo” e o “Número do processo”, etc. Cada um deles tem o “ID” do sistema. Cada instituição poderá utilizar essa estrutura, em várias situações adaptando-a às suas necessidades. Cláudia informa que foi questionado o porquê de se colocar o elemento “Título”. Explica que este elemento foi mantido por ser um elemento obrigatório de descrição na ISAD(G) e mantido na Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE. O presidente do CONARQ pergunta sobre o “Originador” e Cláudia responde que o Originador é o dono da conta de login quando é um documento que é enviado. Cláudia fala do “Interessado” que foi alvo de contribuições na consulta pública. Esclarece que tipos de interessado podem existir, como por exemplo, no caso de processo judicial, em que há o réu, a vítima e outros. Devido às contribuições foram colocados mais alguns exemplos. Continuando, Cláudia diz que a “Procedência” é a origem do documento, ou seja, é a instituição que autuou o documento. Explica que o “Redator” é a pessoa responsável pela articulação do conteúdo do documento, já que em alguns casos o redator não coincide com o autor. Em alguns casos, o autor é uma pessoa jurídica, mas quem o escreveu foi uma pessoa física. O interessado é aquele que está envolvido na ação do documento, sendo este comum nos documentos judiciais. A conselheira Neide diz que, no Judiciário, essas denominações precisam ser desdobradas, já que em processos não há destinatário, mas sim, relator, revisor, juiz de 1º grau. Em outras palavras, as denominações dos Metadados não se encaixam na nomenclatura do Judiciário. Havendo, assim, a necessidade de expandir esses campos. Outra questão é a da numeração, a da classe, já que, no Judiciário, a mesma podem mudar de uma instância para a outra. O presidente do CONARQ diz que, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia, há uma distinção entre procedência e proveniência. A proveniência trata de quem produz o arquivo e a procedência trata da entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquele que o gerou. Em muitos casos, o órgão de proveniência é o mesmo de procedência. Todavia, há casos em que não. Diz ainda que nem sempre o órgão que transfere é o que recolhe. Assim, ele pergunta se como identificador o elemento “procedência” do Metadados tanto vale para procedência como para proveniência ou se há um campo próprio para cada. Cláudia diz que o identificador é só para a procedência. A proveniência não é registrada. Diz ainda que a Câmara entendeu que, na fase corrente, não é importante fazer essa distinção. A conselheira Neide pergunta se os metadados atendem a todos os campos da NOBRADE. Cláudia diz que todos os campos obrigatórios e alguns dos não obrigatórios estão presentes. Cláudia diz que os outros elementos (gênero, espécie, tipo, idioma) não tiveram grandes alterações. Os elementos “Quantidade de folhas/página” e “Numeração seqüencial dos documentos" são importantes para manter a ordem dos documentos dentro de um dossiê. A conselheira Neide diz que no Judiciário há uma questão complexa relacionada à numeração. Às vezes, um documento digital está em vários dossiês ou processos. Por exemplo, uma pauta de julgamento precisa ter uma numeração diferenciada em cada um dos contextos em que ela é referenciada. Neide sugere que seria importante colocar, nos metadados, numeração seqüencial do documento e numeração seqüencial do documento dentro do dossiê. Cláudia diz que numeração seqüencial se refere à numeração do documento dentro do dossiê. Neide diz que um documento que está presente em vários dossiês precisa ter numeração diferente em cada um dos lugares em que ele se encontra. Cláudia diz que nesse caso a idéia é de controlar o documento e os componentes digitais desse documento. O documento físico (o objeto físico) existe uma vez somente no sistema, mas cada cópia que está inserida em um dossiê é objeto conceitual diferente. Neide diz que no caso do Judiciário um documento que está em 100 processos não é replicado 100 vezes, mas ele aparece logicamente nos 100 processos, existindo uma única vez no mundo digital e, em cada vez, ele possui um número de folha diferente. Cláudia repete a explicação. O objeto físico, o arquivo existe só uma vez no repositório. Esse arquivo de computador está relacionado a várias cópias do documento. O documento é um objeto conceitual que está relacionado a um objeto físico. Se ele existe em vários dossiês, é como se houvessem vários documentos conceituais. Cada um deles vai ser controlado de uma forma, com um número diferente. Neide insiste e pede para Cláudia explicitar se a numeração sequencial do documento vai variar de acordo com o contexto em que está inserido. Cláudia lê o quadro 1.26 das páginas 136-137 do e-ARQ referente à “Numeração seqüencial dos documentos”. Ela conclui que é a numeração do documento dentro do processo ou dossiê. O presidente do CONARQ ressalta a importância da questão levantada pela conselheira Neide, pois quando se necessita instruir um processo com um documento que pode estar replicado em outros, ele recebe um número seqüencial distinto tantas vezes quantas ele for inserido nos dossiês ou processos, mas o número do mesmo é um só. Cláudia diz que quem recebe esse metadado é o processo e é nele que vai ser dito a ordem dos documentos. Cláudia continua a explanação sobre os elementos: Níveis de acesso, Data de produção, Classe, Destinação prevista e Prazo de guarda. Claudia esclarece que o elemento Localização foi bastante questionado na consulta pública e que ele se refere a documentos não digitais ou digitais localizados em mídia fora do sistema. O controle da localização de documentos digitais é feito pelo identificador de componente digital, ficando transparente para o usuário. Assim, encerra-se a explicação sobre os metadados que identificam e descrevem o documento. Cláudia começa a falar do “evento de gestão”. Diz que foram incluídos dois eventos que não havia na versão anterior: “abertura de volume” e “encerramento de volume”. Além disso, não houve qualquer alteração em relação à versão anterior. Passa a falar do elemento “Classe” que também não teve alteração. Fala brevemente sobre o item 3.1 “Descrição de classe” e passa para o item “Temporalidade associada à classe”. Cláudia diz que o elemento “Agente” também não teve alteração, mas que o “Componente digital” foi bastante modificado. Na versão anterior, ele era bem resumido, só tinha quatro metadados bem genéricos. O Plenário do CONARQ sugeriu, na Reunião anterior, que o mesmo fosse detalhado. Após sugestões da consulta pública, foi feito esse detalhamento. No Componente Digital há todos os metadados que o descrevem e identificam. Cláudia lê a página do e-ARQ Brasil referente à definição do elemento “Componente digital”. Cláudia fala dos metadados do “componente digital”. O primeiro é o identificador do componente digital, sendo ele obrigatório, único no repositório, que é o universo onde os componentes estão sendo gerenciados. Cláudia segue explicando os metadados do componente digital como nome, características e nível de composição. A conselheira Neide pergunta a Claudia se existe uma Resolução do CONARQ que trate da transferência do documento digital para o arquivo. Claudia Lacombe diz que o e-Arq Brasil define os requisitos de um SIGAD que gerencia o documento nas fases corrente e intermediária. A resolução do CONARQ diz que ao recolher o documento para o arquivo permanente, deve descriptografá-lo e descomprimi-lo. Nas fases corrente e intermediária, pode-se usar esses recursos, mas quando utilizá-los, deve registrar em metadados. Claudia Lacombe diz que a orientação é que na fase permanente não se deve usar criptografia ou certificação digital, porque ao fazer a migração, perde-se a certificação digital. O conselheiro João Batista Ferri diz que a questão de arquivar o documento sem esses dados é que você o deixa aberto (em termos de padrões), facilitando a migração e a recuperação desse documento. Claudia Lacombe diz que a certificação digital é polêmica. As iniciativas de preservação digital, lideradas por arquivistas demonstram que a melhor forma de garantir a integridade não é utilizando a certificação digital, mas sim, um repositório de confiança com uma instituição idônea, uma forma que não depende de tecnologias e é menos suscetível a problemas no longo prazo. Existe outra corrente que apóia a certificação digital. A Câmara Técnica adotou a primeira corrente. Cláudia segue lendo os metadados do componente digital. Cláudia Lacombe diz que a preservação em longo prazo dos documentos digitais não se dá apenas na fase permanente, se dá também na fase corrente e intermediária, por isso existem esses eventos de preservação no SIGAD. Neide diz que, no caso específico do Poder Judiciário, a Lei nº 11.419 autorizou a Justiça a realizar processos eletrônicos. A lei prevê duas possibilidades para o processo eletrônico: cadastramento nas instituições ou a certificação digital. O conselheiro Frederico não concorda com a certificação digital na fase permanente, já que pelo princípio da guarda contínua e com a fé pública que o servidor possui, garante-se que o documento está na sua posse desde que passou para a guarda permanente, não sendo necessário proceder a certificação digital. Na área de informática, a certificação digital é um óbice, já que seus algoritmos usados hoje serão ultrapassados daqui a alguns anos. A conselheira Neide responde que dar fé pública em um documento digital é difícil, já que não há garantia de que o documento acessado seja o original produzido. Frederico afirma que compete à instituição dar a garantia. Cita o exemplo do microfilme, cujo valor legal decorre de normas que estabelecem como o mesmo é produzido. Neide diz que é impossível garantir uma política de segurança de documentos produzidos no passado. Neide diz que não é possível prever o que terá efeito no futuro e o que não terá, mas hoje a certificação digital é eficaz. Claudia Lacombe diz que é por isso que o CONARQ vem investido na idéia de que a instituição arquivística (bem como o sistema) deve ser uma instituição idônea, de confiança, com grande aparato de segurança. O conselheiro Pedro Moura falando em nome do seguimento dos Arquivos Públicos Estaduais, diz que a situação dos mesmos é precária. A grande maioria não possui processo de digitalização e os que conseguem acabam contratando empresas que não tem nenhum conhecimento técnico arquivístico, como por exemplo, a NOBRADE, o e-Arq Brasil, etc. Portanto, considera difícil para os Arquivos Públicos Estaduais fazerem a guarda permanente de seus acervos digitais, não havendo condições, em curto prazo, de aplicar os metadados. Para tanto, Cláudia sugere a formação de consórcios, com vários arquivos investindo juntos. Em relação à instituição arquivística de confiança, Cláudia Lacombe diz que o documento em papel possui o mesmo problema, podendo ser adulterado. O presidente do CONARQ ressalta que da mesma forma que a informação digital é frágil, a informação analógica também possui fragilidade, devido à baixa qualidade do papel, das tintas, da impressão, etc. Por isso, é importante que o programa de gestão de documentos integre em um sistema comum tanto os documentos em suporte papel quanto os em suporte digital. O presidente do CONARQ concorda com a sugestão da presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos de organizar consórcios para facilitar a situação dos Arquivos Públicos Estaduais. A conselheira Maria do Carmo indaga de Claudia sobre a formação e capacitação de pessoal para uso e aplicação do metadados. Cláudia diz que a formação desses recursos humanos deve ser principalmente de arquivistas, que ficam com a responsabilidade de dar as diretivas, interagindo com profissionais de Tecnologia da Informação e Administração. O conselheiro João Batista faz alguns comentários a respeito dos profissionais de Arquivo e de Tecnologia da Informação e relata sua experiência com a informatização do Arquivo Público do Rio Grande do Sul, especialmente no tocante à indexação do acervo. Diz que a principal dificuldade era a linguagem dos arquivistas serem entendidos pela área de Tecnologia da Informação. João Batista fala da criação de um ambiente no Governo Federal – o Software Público Brasileiro, que disponibiliza vários aplicativos para diversas áreas. Atualmente está sendo trabalhado um aplicativo específico para gestão de protocolo, desenvolvido em código aberto. Esse sistema poderia ser disponibilizado no Software Público, ficando disponível para as instituições arquivísticas brasileiras. O conselheiro Frederico relata a experiência do Arquivo da Câmara dos Deputados relativamente à relação entre os profissionais da área de informática e arquivos, dizendo que atualmente existe um bom diálogo entre esses dois setores no Arquivo da Câmara. Frederico diz que ambos os setores são necessários e que o arquivista não deve estar limitado à área do depósito, mas ser atuante na gestão documental. A conselheira Neide diz que o CNJ veio suprir lacunas que existiam na organização do Poder Judiciário, do ponto de vista administrativo, incluindo a Gestão Documental como um dos programas prioritários. Diante disso, foi feito um Termo de Cooperação com o CONARQ. Neide diz que, desde maio de 2009, vem tentando dar efetividade a essa decisão política do CNJ, criando o Comitê de Gestão do Programa Nacional de Arquivos e Memória do Poder Judiciário, composto por representantes de diversos segmentos. Na primeira reunião elaborou-se uma recomendação aos Tribunais para que estruturem o Arquivo em seus organogramas, para que criem cargos de analista judiciário com formação em Arquivologia e para que supram os arquivos dos meios necessários à consecução de suas atividades. Terminada a apresentação e as discussões da versão final do texto que integra a Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, o presidente do CONARQ submete o texto a aprovação do Plenário. O texto é aprovado por unanimidade do plenário do CONARQ, devendo o mesmo ser inserido no capítulo referente aos metadados do e-Arq Brasil. O presidente do CONARQ agradece e parabeniza a todos os membros da CTDE pelo trabalho. Diz que encaminhará formalmente à Casa Civil Resolução que aprova o capítulo de Metadados do e-Arq BRASIL e a solicitação para que os requisitos do e-ARQ Brasil sejam adotados pelo Comitê Executivo do e-gov como uma política norteadora para a geração, tramitação e arquivamento de documentos produzidos digitalmente. Terminadas as deliberações sobre o capítulo dos metadados, a sessão da manhã é encerrada. A sessão da tarde é iniciada com a apresentação, pelo Senhor Carlos Augusto Ditadi, da versão final sobre padrões de digitalização de documentos gráficos, fotografias e negativos fotográficos com qualidade arquivística. Carlos informa que após as consultas públicas e as reuniões presenciais entre os membros do CONARQ, o documento sofreu refinamento. Diz que o documento em questão é um modelo, uma orientação geral, com muitas referências técnicas, não se tratando de um manual. Informa que houve uma mudança no título, com a inserção do termo “permanentes”, já que houve uma dúvida sobre o alcance da recomendação, ficando o novo título do documento, da seguinte forma: Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Informa que foram ampliadas as opções de matrizes, a pedido da conselheira Suely Braga na última reunião e também ampliação da matriz do formato TIFF para o formato PNG e JPEG2000. Ditadi diz que houve uma discussão conceitual com os profissionais do Arquivo Público de SP sobre o formato RAW. No entendimento dos membros da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE esse formato não é de preservação, seria um “negativo digital”. Ditadi fala ainda sobre a utilização de scanners de produção e digitalizadoras com alimentação automática. Ressalta que o uso dessas máquinas apresenta restrições. Diz que as Recomendações ora apresentadas também abordam a terceirização de serviços, já que a digitalização é uma atividade cara e nem toda instituição tem condições de adquirir equipamentos para realizar a digitalização. Informa que nenhuma outra mudança de conteúdo foi realizada, apenas correções gramaticais, de estilo, etc. Continuando, Ditadi apresenta uma minuta de Resolução, dispondo sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes que deverão ser anexadas à referida Resolução. Ditadi sugere que as Recomendações sejam revistas, passados seis meses após a sua publicação. O presidente do CONARQ manifesta-se contrário à inserção dessa revisão na Resolução, por seu prazo ser muito curto e por passar a idéia ao público de que seu conteúdo ainda não está maduro. Ditadi responde que após analisar diversas normas técnicas, chegou-se à conclusão de que documentos dessa natureza só atingem sua maturação após sua aplicação e não no processo de formulação. A conselheira Neide pergunta se os metadados do documento apresentado, em sua tabela 2, estão de conformidade com os metadados do e-Arq Brasil apresentados na mesma reunião. Ditadi responde que os metadados da tabela 2 são de captura digital e não de gestão de documentos em fase corrente. Neide não concorda com essa visão do Ditadi, já que o documento capturado será incluído dentro do SIGAD. A conselheira Francisca Helena diz que o documento em questão destina-se a aplicação nos arquivos permanentes, o que poderá causar eventual confusão no caso dos arquivos que já nasçam como permanentes. Francisca Helena pergunta qual a diferença objetiva no metadado para documentos correntes e permanentes. Ditadi diz que não pode responder porque o foco de estudo do Grupo de Trabalho não foi esse, já que a solicitação do plenário do CONARQ foi no sentido de elaborar uma recomendação para digitalização de documentos com qualidade arquivística. O conselheiro Alfredo Tolmasquim diz que o documento é oportuno e cita as dificuldades encontradas pelo MAST ao implementar o seu plano de digitalização. O Conselheiro lembra que o documento é uma recomendação e não uma determinação, cabendo às instituições saber utilizá-las segundo as suas necessidades. Diz ser contra a sugestão de inserir, na Resolução, prazo para sua revisão. A Conselheira Neide sugere que o CONARQ recomende às instituições que não digitalizem documentos que ainda não foram objetos de avaliação, já que considera desperdício de dinheiro público digitalizar documentos não avaliados. A conselheira Maria do Carmo indaga sobre a orientação constante na Recomendação de não se utilizar scanner de produção em caso de documentos permanente. Ditadi responde que as normas internacionais apresentam restrições quanto ao uso desses equipamentos. A conselheira Francisca Helena tem duas dúvidas: uma em relação à compatibilidade do documento digitalizado com o documento que foi criado originalmente em meio digital dentro do e-Arq. A segunda pergunta é se não valeria a pena, devido a situação de projetos com instituições de fomento, incluir na Recomendação campos obrigatórios ou considerações que devem que ser seguidas. Com relação à primeira pergunta feita por Francisca, Ditadi responde que existe um banco de matrizes e as derivadas para acesso, que são gerenciadas por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD). Quando for criado o documento digital no SIGAD, cria-se um apontador para um banco de imagem derivada de acesso para sua posterior recuperação. Em relação à segunda pergunta, Ditadi diz que em um processo de licitação de projeto pode-se utilizar a “Recomendação” como base, fazendo-se as justificativas técnicas das razões de utilização ou não, vez que existem soluções mais adequadas a cada caso. O conselheiro Pablo Soledade sugere que, na página 4 do documento, a expressão “instituições arquivísticas” seja substituída por “instituições detentoras de acervos arquivísticos”. Jaime ressalta que a sugestão deve ser estendida a todo o documento. Seguiu-se longa discussão a respeito da redação da Resolução por parte dos conselheiros. O texto do documento Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes e o texto da Resolução, recomendando a adoção do referido documento, passariam por uma revisão final, com a inserção das sugestões apresentadas durante a reunião. Posteriormente, a versão final seria repassada aos Conselheiros, por e-mail. Dando prosseguimento à reunião, o presidente passa para o último item da pauta relativo à apresentação de proposta de criação de uma Câmara Setorial sobre Documentos Audiovisuais, Iconográficos e Sonoros. Neste sentido, é convidada para fazer a defesa da proposta, a Coordenadora da Coordenação de Documentos Audiovisuais e Iconográficos – CODAC, do Arquivo Nacional, Wanda de Cássia, bem como Thiago de Oliveira, funcionário da referida Coordenação. Wanda registra que a proposta encaminhada à Coordenação do CONARQ sugeria a criação de uma Câmara Técnica e não Câmara Setorial. Sendo assim, indaga do plenário qual a denominação mais correta para a referida Câmara a ser criada: técnica ou setorial? Continuando, Wanda diz que, ao longo de sua vida profissional, inclusive como coordenadora, observou certas situações que a deixava confusa. Por exemplo, fotografias serem incluídas na categoria de documentos audiovisuais já que faltaria o “áudio”. Outro dado que lhe causava estranheza seria a classificação de documentos não-textuais como documentos especiais. O presidente do CONARQ informa que, pelo decreto que regulamenta o CONARQ, a Câmara deve ser setorial. Cita o exemplo da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário. Diz que sua tendência é reconhecê-la como Câmara Setorial, tendo em vista que a Câmara em questão é especializada a determinados tipos de materiais, enquanto as Câmaras Técnicas tratam de materiais de uma forma mais ampla, como a Câmara de Gestão, a Câmara de Preservação, etc. Thiago diz que o objetivo principal da Câmara a ser criada seria discutir sobre a terminologia, assim como sobre a organização e o tratamento dessa documentação. Para isso, a referida Câmara deverá elaborar normas e procedimentos, bem como articular-se com as Câmaras Técnicas. Em relação à aprovação da criação da Câmara sobre documentos audiovisuais, o Conselheiro Frederico registra que gostaria de conhecer e estudar mais sobre o assunto em questão para poder opinar se seria melhor classificá-la como Setorial ou Técnica e sugere ao grupo proponente a formulação de uma nota técnica justificando a defesa de uma Câmara Técnica. A conselheira Ismênia sugere que o Plenário apenas avaliasse a proposta de criação da Câmara. Caso aprovada, um Grupo designado pelo CONARQ elaboraria uma nota técnica de defesa com sustentação da propositura. O presidente do CONARQ indaga aos conselheiros se consideram válida a proposta de se criar, no CONARQ, uma instância específica para tratar dos documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros, etc. A proposta é aprovada. O Conselheiro Pedro Moura sugere que o grupo proponente da Câmara aborde o que é documento audiovisual de Arquivo, tendo em vista, ser esta uma questão problemática, pois nos estados existe conflito de competências entre os Arquivos Públicos Estaduais e os Museus de Imagem e do Som sobre a matéria. O presidente do CONARQ sugere que se delibere sobre a criação ou não da Câmara (Setorial ou Técnica a definir) sobre documentos audiovisuais, iconográficos e sonoros. A Coordenação do CONARQ, juntamente com os membros da Câmara, ficariam responsáveis pela elaboração de minuta de uma portaria com as devidas justificativas para a criação da Câmara. Essa minuta seria repassada antes aos Conselheiros para apreciação e aprovação. Terminadas as discussões, o presidente do CONARQ encerra os trabalhos da 55ª Reunião Plenária do CONARQ e inicia a cerimônia dos 15 anos de instalação do CONARQ.

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