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Ata da 69ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 25 dias do mês de junho de 2013, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a sexagésima nona Reunião Plenária do CONARQ.

Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Ivan Fernandes Neves (titular), do Ministério da Justiça; Hilário Figueiredo Pereira Filho (suplente), do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; representando o Poder Judiciário Federal: os conselheiros Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Marivaldo Dantas de Araujo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal – STF; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros Frederico Silveira dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (suplente), do Senado Federal; representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Marcio Vedana (titular), da Coordenação da Documentação da Secretaria Municipal de Administração da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Maria do Rocio Fontoura Teixeira (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: os conselheiros Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência; Adelina Novaes e Cruz (titular) e Verena Alberti (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getúlio Vargas; Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH. Justificaram suas ausências: os conselheiros Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; Guilherme Augusto F. De Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; Marcelo Jesus dos Santos (titular), do Supremo Tribunal Federal; Maria do Socorro de Santa Brígida Pereira (titular), do Senado Federal; Tarciso Aparecido Higino de Carvalho (suplente), da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Rezende (titular) e Maria Izabel de Olveira (suplente), do Arquivo Nacional; Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Maria Teresa Navarra de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (suplente); Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; Patrick Rocha (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Espírito Santo; Daniel Beltran Motta (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; Maria Leandra Bizello (suplente), da Universidade Estadual Paulista; Ismênia de Lima Martins (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. O presidente do CONARQ inicia a 69ª Reunião Plenária do CONARQ informando que a 70ª Reunião Plenária do CONARQ terá sua pauta dedicada exclusivamente para apreciação das deliberações da I CNARQ. A seguir, o presidente do CONARQ passa para o primeiro ponto de pauta que se refere a apreciação das atas das 67ª e 68ª Reuniões Plenárias do CONARQ. A conselheira Janeth Aparecida apresenta duas sugestões de alteração na 67ª Reunião Plenária do CONARQ. Realizadas as referidas alterações, a Ata da 67ª Reunião Plenária é aprovada. Em seguida o presidente do CONARQ indaga se há alguma sugestão de alteração na ata da 68ª Reunião Plenária. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta, que se refere a apresentação da minuta de resolução da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE sobre a adoção aos órgãos e entidades do SINAR de duas publicações do InterPARES, a saber: “Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos” e “Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações”. O senhor Carlos Ditadi explica que as publicações foram elaboradas no âmbito do acordo de cooperação técnica entre o Arquivo Nacional e o projeto InterPARES, da Universidade de British Columbia, para tratar dos documentos eletrônicos autênticos. O InterPARES disponibilizou o material em inglês ficando a cargo do Arquivo Nacional realizar a tradução com o apoio da Câmara dos Deputados. O senhor Carlos Ditadi entende que as publicações do InterPARES deveriam ter uma corroboração do CONARQ por ser um instrumento relevante de disseminação das boas práticas de gestão documental. Informa que a publicação teve uma pequena tiragem, mas, ressalta que qualquer ente pode solicitar aos membros do InterPARES uma tiragem própria das publicações que possuam domínio livre. A senhora Cláudia Lacombe, presidente da CTDE, cita como exemplo que o Ministério da Saúde fez a referida solicitação e distribuiu as publicações entre seus segmentos. O presidente do CONARQ realiza a leitura da minuta de Resolução. O conselheiro Márcio Sampaio sugere a correção do emprego das aspas na ementa da minuta de Resolução. O conselheiro Frederico Silveira sugere que não seja incluído o link da publicação no sítio do CONARQ, já que o mesmo poderá mudar, fazendo necessária uma revisão da Resolução. O conselheiro sugere que as Diretrizes do InterPARES sejam anexadas ao texto da Resolução. O senhor Carlos Ditadi informa que as Resoluções do CONARQ são publicadas no Diário Oficial da União, dessa forma, não seria possível publicar as duas Diretrizes como anexo a Resolução. Após debate entre conselheiros sobre o texto da minuta de Resolução, fica deliberado que só será mencionado que as diretrizes estarão disponíveis no sítio do CONARQ. A minuta de resolução é aprovada pelo Plenário do CONARQ. Dando continuidade, o senhor Carlos Ditadi informa que na próxima reunião a CTDE apresentará o portal de manutenção para o e-ARQ, como forma de criar uma comunidade de usuários do e-ARQ, que proverá a CTDE com subsídios para possíveis mudanças no e-ARQ, uma vez que a norma demanda uma manutenção constante. O conselheiro Frederico Silveira informa que o Senado realizou licitação para adquirir uma ferramenta de SIGAD e utilizou o e-ARQ como parâmetro de requisitos. O conselheiro informa que a Câmara dos Deputados adotou medida semelhante, adotando o e-ARQ como parâmetro para elaborar um modelo de requisitos próprio para a Câmara dos Deputados. O conselheiro entende que o portal será uma excelente ferramenta para troca de informações entre os usuários do CONARQ. O presidente do CONARQ entende que o portal é relevante para estímulo à criação de SIGADs. Informa que a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação – SLTI do Ministério do Planejamento incluiu na Instrução Normativa nº 04/2010 a obrigatoriedade do uso de SIGADs compatíveis com os requisitos do e-ARQ, mas que até hoje não se tem o retorno dessa medida adotada pela SLTI. Fica deliberado que o Arquivo Nacional analisará a viabilidade de publicar nova edição das Diretrizes a ser distribuída entre os diversos segmentos com representação no CONARQ. Dando continuidade à 69 Reunião Plenária, o presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta, referente à apresentação dos Pareceres de declaração de interesse público e social dos acervos privados da Central Única dos Trabalhadores – CUT, de Moysés Weltman e da Associação Cultural Cachuera! O presidente da Comissão Técnica de Avaliação, Senhor Jayme Spinelli, inicia a leitura do Parecer nº 19, relativo ao acervo da CUT. Encerrada a leitura do Parecer, com a Comissão emitindo parecer favorável à declaração de interesse público e social para o acervo documental da CUT, pelo fato do acervo refletir as lutas sindicais e políticas da classe trabalhadora nos últimos 30 anos, constituindo-se em um importante instrumento de estudos e análises das relações políticas, econômicas e sociais da história recente do país, permitindo que historiadores, sociólogos, economistas, antropólogos e demais pesquisadores, bem como da própria classe trabalhadora, tenham acesso a documentos diversos que servem como fonte e evidência histórica e mecanismos jurídicos e probatórios de atividades desenvolvidas na luta sindical. Em seguida, é apresentado um vídeo da visita técnica da Comissão ao acervo da CUT. Finalizada a apresentação do vídeo, é aberta a palavra para manifestação dos conselheiros. O conselheiro Frederico Silveira questiona a Comissão sobre o tratamento documental do acervo, se seria um fundo documental aberto ou fechado, se sofreu algum tipo de expurgo ou eliminação. O senhor Marcelo Siqueira, membro da Comissão Técnica de Avaliação, responde que o acervo é composto de vários fundos fechados, e a CUT não está aceitando acervos de outras entidades sindicais por falta de espaço físico. O conselheiro Roberto de Assis entende que o Parecer deve ser focado na questão arquivística e não na descrição da entidade. A conselheira Verena Alberti concorda com o apontamento do conselheiro Roberto de Assis. Os conselheiros Marivaldo Dantas e Tânia Bessone entendem que a descrição da entidade possui um caráter ideológico. O conselheiro Alfredo Tolmasquim entende que o parecer está em conformidade com as regras existentes e deveria ser aprovado tal como foi apresentado. O senhor Marcelo Siqueira, membro da Comissão Técnica de Avaliação explica que o trecho “Do Titular”, objeto da discussão, deve conter obrigatoriamente o que foi o titular, e que a CUT, entidade titular do parecer objeto da análise, é uma entidade com caráter ideológico. O senhor Marcelo Siqueira informa que as informações ali narradas foram repassadas de forma oficial pela CUT e são apenas fatos descritos, mas que a Comissão Técnica de Avaliação pode retirar o parágrafo objeto da discussão. O presidente do CONARQ entende que não há objeção quanto à declaração de interesse de público e social do acervo da CUT pelo Plenário do CONARQ. Quanto ao parágrafo objeto de polêmica, o presidente do CONARQ entende que a CUT possui relevância por ser um importante movimento dos trabalhadores do país e não por outros fatos descritos no parágrafo, como quem a entidade apoiou na eleição, mas não vê óbice quanto à manutenção do parágrafo. O presidente do CONARQ questiona os membros da Comissão Técnica quanto à possibilidade de ser refeito o item “Do Titular”. O senhor Marcelo Siqueira informa que a Comissão propõe que seja retirado do Parecer o parágrafo objeto de discussão, já que não alteraria a conclusão do parecer. O senhor Marcelo Siqueira reitera que a Comissão entende que o parágrafo não possui qualquer caráter ideológico. O conselheiro Frederico Silveira entende que como o parágrafo já causou polêmica no âmbito de um conselho técnico, sua interpretação poderia levar maiores dúvidas ao público em geral. O conselheiro Alfredo Tolmasquim entende que o Parecer é produzido pela Comissão Técnica e não pelo Plenário do CONARQ e que a função da Comissão é gerar subsídios para a tomada da decisão quanto à declaração de interesse público e social de acervos privados e que esta função foi atendida com o parecer apresentado. O conselheiro entende que cabe ao Plenário deliberar se o acervo privado possui interesse público e social ou não. O presidente da Comissão Técnica de Avaliação, Senhor Jayme Spinelli afirma que a Comissão não possui qualquer tipo de objeção quanto à modificação no texto do parecer. A Comissão sugere que todo o parágrafo objeto da discussão seja retirado do parecer e sendo assim, o parecer favorável de declaração de interesse público e social da CUT é aprovado. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta, a apreciação do parecer sobre a declaração de interesse público e social do acervo privado de Moysés Weltman. O presidente da Comissão Técnica de Avaliação, Senhor Jayme Spinelli, realiza a leitura do Parecer nº 20. Encerrada a leitura do parecer, com parecer favorável da Comissão à declaração de interesse público e social. O presidente do CONARQ questiona se os acervos depositados em instituições públicas continuam sob a propriedade da família em regime de comodato com os órgãos ou foram doados para essas instituições. O senhor Marcelo Siqueira, membro da Comissão Técnica de Avaliação explica que esses acervos continuam sob propriedade da família, mas informa que esta possui interesse de fazer um projeto de tratamento técnico e digitalização do acervo para após doar o acervo ao Arquivo Nacional. O parecer sobre a declaração de interesse público e social do acervo privado de Moysés Weltman é aprovado. O presidente do CONARQ realiza uma pausa nas discussões para definir sobre o horário da 70ª Reunião Plenária do CONARQ, que terá como pauta a 1ª Conferência Nacional de Arquivos - CNARQ, devido à mudança no trânsito nos arredores do Arquivo Nacional, por conta do penúltimo jogo do Brasil na Copa das Confederações. Em virtude deste fato, o presidente do CONARQ sugere que sejam agendadas reuniões para os dias 13 e 14 de agosto próximo, as quais teriam como pautas as deliberações da CNARQ, especificamente dedicadas à análise das minutas de projeto de lei e decreto a serem encaminhados ao Ministro da Justiça, uma vez que, os Grupos de Trabalho constituídos pelo mesmo Ministro não alcançaram os objetivos para os quais foram criados, em virtude da falta de quorum. O conselheiro Ivan Neves lembra a todos os conselheiros que as deliberações tomadas pela 1ª Conferência Nacional de Arquivos devem ser mantidas na sua essência. O presidente do CONARQ entende que o Plenário do CONARQ não pode deixar de refletir sobre determinadas conclusões tomadas pela Conferência Nacional de Arquivos, e, caso haja discordância, deverá fundamentar muito claramente sobre os motivos da opinião divergente da decisão tomada pela 1ª CNARQ. Fica deliberado que as 71ª e 72ª Reuniões Plenárias do CONARQ serão realizadas nos dias 13 e 14 de agosto próximo. Dando continuidade à apreciação dos pareceres de Declaração de interesse público e Social, o presidente da Comissão Técnica de Avaliação realiza a leitura do parecer sobre proposta de declaração de interesse público e social da Associação Cultural Cachuera! O senhor Jayme Spinelli explica que, devido à impossibilidade dos membros da Comissão Técnica realizarem a visita técnica ao acervo da Associação que fica localizado em São Paulo, tendo em vista a problemática de restrição orçamentária para pagamento de passagens aéreas, o referido parecer foi elaborado por uma comissão de servidores convidados do Arquivo Público do Estado de São Paulo. Encerrada a leitura do parecer, favorável para a declaração de interesse público e social. A Comissão Técnica de Avaliação ratifica o parecer elaborado pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. O conselheiro Alfredo Tolmasquim pergunta se o parecer é favorável apenas a uma parcela do acervo, pois a conclusão se refere unicamente ao acervo sonoro e audiovisual e na descrição do acervo da Associação Cachuera! também constam documentos textuais e publicações. O senhor Marcelo Siqueira explica que a solicitação de declaração de interesse público e social da Associação Associação Cultural Cachuera! é confusa, mas dá enfoque ao acervo audiovisual e sonoro. A conselheira Adelina Cruz ao analisar o parecer entende que a Associação não possuiria um acervo com constituição orgânica, sendo fruto de diversas pesquisas realizadas pelos pesquisadores contratados. A conselheira Maria do Rocio tem o mesmo entendimento. A conselheira Verena Alberti pergunta se pode ser deliberado pela declaração de interesse público e social de somente uma parcela do acervo. O presidente do CONARQ aponta que não parece claro que o acervo produzido seja um conjunto de documentos devidamente delineado, como um conjunto fechado. Nessa hipótese, deveria limitar temporalmente a parcela do acervo declarada de interesse público e social, nos mesmos moldes da declaração da Associação Brasileira de Educação. O presidente do CONARQ entende que o parecer não dá clareza a que acervo (parcela ou sua totalidade) está sendo votado como de interesse público e social. A conselheira Maria do Rocio registra que como a Associação Cachuera! possui um catálogo de produtos, uma declaração de interesse serviria como uma chancela que auxiliaria na captação de recursos para financiamento de projetos. O conselheiro Alfredo Tolmasquim entende que o mais prudente é que se postergue a decisão pelo plenário, dando oportunidade para a Comissão Técnica de Avaliação realizar a visita técnica ao referido acervo. O conselheiro Marivaldo Dantas ressalta que a elaboração de um parecer complementar que pode ser até um substituto do parecer anteriormente feito, poderia gerar um embaraço com o Arquivo Público do Estado de São Paulo, desprestigiando o trabalho feito pela equipe de servidores dessa instituição. O presidente do CONARQ sugere que o parecer complementar apenas se referia à parcela do acervo em debate, e que se convidem membros da Comissão do Arquivo Público de São Paulo para participar dessa nova visita. O conselheiro Frederico Silveira entende na leitura do parecer que se trata de uma coleção e não um acervo arquivístico organicamente acumulado. O conselheiro entende que é necessário realizar um aprofundamento da avaliação do acervo privado da Associação Cachuera!. Fica deliberado que seja realizada uma nova visita da Comissão Técnica de Avaliação e que seja convidada a equipe do Arquivo Público do Estado de São Paulo para acompanhar essa visita. Em seguida, a Coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes presta esclarecimentos sobre matérias veiculadas em jornais, sítios, blogs e redes sociais sobre a situação do acervo (cartas, documentos, livros, fotografias e objetos pessoais) do ex-governador Leonel de Moura Brizola, morto em 2004. Segundo as reportagens, o referido acervo se encontraria encaixotado em um subúrbio carioca em situação precária, correndo sério risco de perda. A Senhora Domícia Gomes informa que enviou mensagens eletrônicas para os filhos do ex-governador Leonel Brizola e que tentou entrar em contato com pessoas que conheceriam membros da família, colocando o CONARQ e suas Câmaras Técnicas e Setoriais à disposição porém não obtendo nenhum retorno. A Coordenadora do CONARQ informa que o Conselho não possui competência para impor o recolhimento do acervo ou impor a declaração de interesse público e social. A conselheira Adelina Cruz explica que o CPDOC da FGV entrou em contato com o deputado Miro Teixeira para colocar a Fundação e o CONARQ à disposição da família. A conselheira acredita que, para a próxima reunião do Conselho, já terá obtido uma resposta do deputado. Terminada a apresentação dos pareceres sobre declaração de interesse público e social e do informe sobre o acervo do ex-governador Leonel Brizola, a reunião é pausada para o almoço. O presidente do CONARQ reinicia as discussões da 69ª Reunião Plenária do CONARQ, com a discussão sobre o Termo de Cooperação entre o CONARQ e a Associação Brasileira dos Membros do Ministério Público de Meio Ambiente – ABRAMPA. A conselheira Maria Cristina Caixeta explica que pelas divisões institucionais do Ministério Público, as promotorias que atuam na defesa do patrimônio ambiental também atuam na defesa do patrimônio cultural. A conselheira lembra que na reunião passada foi discutida a limitação do CONARQ em atuar de forma proativa na defesa do patrimônio cultural. Com isso, surgiu a ideia de realizar uma parceria com a ABRAMPA. Informa que por ocasião do I Simpósio Nacional sobre Gestão, Preservação e Acesso a Documentos – I SINGPAD, organizado pela Coordenação do CONARQ em parcerias com as Câmaras Técnicas e Setoriais, foram iniciadas as discussões sobre um Termo de Cooperação entre o CONARQ e a ABRAMPA, que possuía membros compondo uma das mesas do I SINGPAD. A conselheira realiza a leitura da minuta do Termo de Cooperação elaborado pela Coordenação do CONARQ. Encerrada a leitura da minuta, o presidente do CONARQ lembra que a parceria com o Ministério Público já é proposta de longa data no Plenário do CONARQ. Ressalta que caso o Plenário esteja de acordo com a proposta, o Termo de Cooperação será encaminhado à Consultoria Jurídica do Ministério da Justiça. O conselheiro Roberto Tavares informa que o Arquivo Público do Estado de São Paulo possui um Termo de Cooperação Técnica com o Ministério Público do Estado de São Paulo nos moldes do Termo apresentado. A conselheira Maria Cristina enfatiza que esse acordo do Arquivo Público do Estado de São Paulo serviu de paradigma ao instrumento apresentado, de forma a expandir esse modelo para todo o país. Fica deliberado que o termo de cooperação, tão logo atinja sua versão final, será encaminhado para a Consultoria Jurídica do Ministério da Justiça para que possa ser afirmado. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta, a questão da preservação dos acervos notariais e de registros públicos. O presidente do CONARQ passa a palavra para a senhora Maria Cristina Caixeta, que apresentará uma minuta de Resolução do CONARQ sobre o tema. A conselheira realiza a leitura da minuta de Resolução. Encerrada a leitura, a conselheira destaca que, após consultar os representantes do Poder Judiciário, alterará a redação do art. 3º da resolução, passando a incluir o CNJ como entidade normatizadora da produção e armazenamento de documentos dos cartórios. O conselheiro Marivaldo Dantas lembra que as Resoluções nº 26 e 30 atribuíram ao CNJ a normatização da gestão documental do Poder Judiciário. O conselheiro explica que os cartórios extrajudiciais não são órgãos do Poder Judiciário, mas são fiscalizados por este Poder, por exercerem uma atividade delegada pelo Judiciário e fiscalizado pelo Poder Judiciário dos Estados. A Senhora Silvia Ninita entende que a proposta da minuta é importante tanto para o Arquivo Nacional como para os Arquivos Públicos Estaduais, pois ambos possuem documentação cartorária. A senhora Silvia lembra que o Arquivo Nacional elaborou um “Guia de fontes para a história da África e da escravidão negra no Brasil”, que contou com informações coletadas em diversos cartórios, possuidores de acervo anterior ao ano de 1888. Sobre o cadastro, a senhora Silvia Ninita lembra que o Ministério da Justiça, que acompanha a atuação dos cartórios no Brasil, possui um cadastro semelhante ao apresentado e que os mesmos poderiam ser unificados pelo fato do apresentado possuir dados atualizados. O senhor Carlos Ditadi lembra que o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos do CONARQ também poderia abranger as informações dos cartórios. O senhor Carlos Ditadi entende que deve ser feito um estudo das finalidades desses cadastros de forma a evitar que um novo cadastro seja criado, gerando nova obrigação de atualização de dados. O conselheiro Marivaldo Dantas concorda com o senhor Carlos Ditadi. O conselheiro acredita que o ideal seria articular com Ministério da Justiça e com o CNJ, de forma a vincular as informações de acervo em algum dos cadastros. O conselheiro complementa que tal articulação deveria ser preliminar à aprovação da Resolução. O senhor Carlos Ditadi faz a ressalva que as entidades representantes dos cartórios extrajudiciais devem participar dessa discussão junto com o Ministério da Justiça e o Conselho Nacional de Justiça, de forma a ser compreendida a importância da prestação de informações do acervo junto ao público, facilitando a difusão da prestação de tais informações. Fica deliberado o encaminhamento das ações propostas relativas aos cartórios extrajudiciais, cabendo à Coordenação do CONARQ estudar qual cadastro existente seria mais compatível com as informações de acervos. Em uma futura reunião, será apresentado o texto final da Resolução. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da agenda, que trata da Campanha pela criação de arquivos públicos municipais. Fala sobre a cartilha “Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania”, já apresentada em outras reuniões. Informa que a cartilha teve seu texto revisto para estar em conformidade com a lei nº 12.527/11 – Lei de Acesso à Informação. Informa que para o envio da cartilha à gráfica só está pendente o texto relativo à apresentação do Ministro da Justiça. Informa que a previsão para a cartilha ficar pronta é o segundo semestre deste ano. O presidente do CONARQ registra que deve ser feita uma articulação junto com a Secretaria de Comunicação da Presidência da República - SECOM e com os Arquivos Públicos Estaduais para a distribuição da cartilha, já que o ato de criação de órgão municipal demanda lei municipal prevendo dotação orçamentária. O conselheiro Alfredo Tolmasquim sugere obter apoio também do Ministério das Cidades, que atua diretamente com os municípios. Dando continuidade à temática sobre os arquivos municipais, o presidente do CONARQ informa que a Coordenação do CONARQ solicitou aos representantes dos Arquivos Públicos Municipais sugestões de iniciativas para a divulgação da cartilha e para uma campanha pela criação de arquivos municipais. A Coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes comenta sobre as dificuldades da implantação da lei de acesso às informações (LAI) no âmbito dos municípios. A Coordenadora do CONARQ aponta que enquanto mais da metade dos estados já regulamentaram a lei de acesso, apenas oito por cento (8%) dos municípios o fizeram, segundo dados da Controladoria-Geral da União – CGU. A Senhora Domícia aponta que após um estudo feito pela equipe de Coordenação do CONARQ, observou-se que, apenas a lei de acesso do Estado de São Paulo ressalta a importância da gestão documental e da atuação do Arquivo Público para a eficácia do acesso a informação. A Coordenadora do CONARQ registra que a dificuldade de se implantar a LAI nos municípios já era previsível, pois se não há no âmbito municipal a “figura do arquivo público municipal” e políticas de gestão de documentos, certamente não haverá informação organizada e, portanto, não haverá informação acessível. A Coordenadora do CONARQ inicia a apresentação da mencionada cartilha, que servirá como guia básico para a criação, implantação e funcionamento de arquivos públicos municipais, bem como para auxiliar os municípios na gestão de seus documentos e informações, com o objetivo de apoiar a implementação da Lei de Acesso à Informação e de elevar o nível de eficiência, eficácia e para o incremento da transparência pública da gestão municipal. A Coordenadora do CONARQ sugere que a cartilha seja transformada em um arquivo digital com extenção pdf, pois, entende que a cartilha deverá estar disponível tão logo a campanha seja iniciada. O presidente do CONARQ lembra que em outra campanha, a cartilha foi disponibilizada somente na forma impressa o que gerou poucos resultados. O referido presidente também entende que normas, como a lei de responsabilidade fiscal, lei de acesso à informação e lei de arquivos, impõem um comportamento diferente dos agentes políticos, pois estes necessitam efetivar a gestão documental e, por isso, acredita que no presente momento, a campanha de sensibilização deverá produzir mais resultados que a campanha anterior. A conselheira Maria Cristina Caixeta entende que a ABRAMPA também pode ser um importante colaborador na divulgação da cartilha. A conselheira sugere uma solenidade para o lançamento da cartilha que conte com a presença de membros da ABRAMPA entre outros. A conselheira Aurora Maia inicia a apresentação de suas contribuições para a campanha de sensibilização. A conselheira sugere: 1) que se encaminhe uma proposta de emenda à Constituição no sentido de acrescentar ao art. 160, que trata do repasse dos Fundos Estaduais e Municipais feitos pela União e Estados, a condição que os estados e municípios criem formas para a concretização da lei nº 12.527/11 com criação e implementação de programas de gestão de documentos; 2) que seja divulgado amplamente nos meios de comunicação quais governos estão cumprindo as determinações da lei nº 12.527/11; 3) sugere os seguintes nomes para a campanha: a) “Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais – quem não deve não teme”; b) “Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais – se o trabalho é digno não há o que esconder”; c) “Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais – se o trabalho é para o povo, ao povo deve ser mostrado”. O conselheiro Alfredo Tolmasquim entende que deve ser constituída uma Comissão para elaborar essa campanha de sensibilização, por ser uma tarefa que demanda muito planejamento. O presidente do CONARQ pergunta se a Comissão seria composta unicamente por conselheiros ou se seriam convidados representantes de outras instituições não representadas no Conselho. O presidente do CONARQ entende que seria importante que a referida Comissão contasse com profissionais da área de comunicação. Os conselheiros Alfredo Tolmasquim e Marcio Vedana apoiam a sugestão do presidente do CONARQ. A coordenadora do CONARQ explica que além da Cartilha, pensou-se também na elaboração de um encarte a ser encaminhado aos prefeitos e presidentes de câmaras de vereadores. Em seguida, a coordenadora do CONARQ apresenta a Cartilha. A conselheira Maria do Rocio entende que o processo de criação do arquivo público municipal também tem que contar com a participação das universidades com curso superior em arquivologia mais próximo do município, de forma a estimular a capacitação dos profissionais dos arquivos públicos a serem criados. O conselheiro Roberto Tavares considera que o Plenário do CONARQ deve aprovar, o mais rápido possível, a execução da campanha de sensibilização pela criação dos arquivos municipais, já que a medida que o tempo passa, novas normas são aprovadas e a cartilha vai ficando com o texto defasado. O conselheiro entende que a Câmara Setorial de Arquivos Municipais deve ser reativada para auxiliar na referida campanha. A conselheira Maria do Rocio sugere que a campanha seja propagada por meio das Federações de Municípios e cita como exemplo a Federação das Associações de Municípios do Rio Grande do Sul – FAMURS. O conselheiro Frederico Silveira apoia a sugestão da conselheira Maria do Rocio e lembra também da existência da Frente Nacional de Prefeitos. O conselheiro Marcio Sampaio sugere possíveis entidades que possam colaborar na referida campanha, como o Instituto Legislativo Brasileiro (ILB), órgão da estrutura do Senado Federal que atua junto às Câmaras Municipais e a Associação Brasileira das Escolas do Poder Legislativo. Fica deliberado que a campanha será iniciada tão logo o Ministro da Justiça aprove a versão final da apresentação da cartilha e que será criado um grupo de trabalho para estudar as melhores formas de executar a campanha de sensibilização pela criação dos arquivos públicos municipais. O presidente do CONARQ passa para o último ponto da pauta, que trata da discussão dos critérios de representação dos cursos superior em arquivologia e das associações arquivísticas com assento no CONARQ. O presidente do CONARQ explica que essa proposta vem ao encontro de uma das propostas da I CNARQ, mas, como independe de reforma de lei ou decreto, pode ser aceita e alterada imediatamente. O presidente do CONARQ explica o processo de construção dos critérios atuais de escolha das associações arquivísticas e dos cursos superiores em arquivologia, explicando que o critério acordado e adotado foi o de rodízio das associações e universidades, segundo a ordem de criação dessas instituições. A conselheira Maria do Rocio informa que a Reunião de Ensino e Pesquisa em Arquivologia – REPARQ, que reúne todos os cursos superiores em arquivologia, deliberou, em sua última reunião, a proposta a ser encaminhada ao Plenário do CONARQ, de que o critério de rodízio das universidades seja extinto e que a escolha dos representantes das universidades fique a cargo da REPARQ. A conselheira informa que caso a proposta seja aprovada, a REPARQ deliberará sobre os novos representantes das universidades em sua próxima reunião em outubro próximo. Em seguida, a senhora Débora Flores, presidente da Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul e Coordenadora da Executiva Nacional das Associações Arquivísticas Brasileiras – ENARA, defende proposta semelhante da conselheira Maria do Rocio, no qual o critério de rodízio das associações arquivísticas seja extinto e a escolha dos seus representantes no Plenário do CONARQ fique a cargo da ENARA. O conselheiro Alfredo Tolmasquim afirma que a proposta da ENARA encaminhada aos conselheiros era diferente da que foi apresentada pela Senhora Débora. A Coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes, então lê a proposta encaminhada pela ENARA que solicita que os representantes das Associações de Arquivistas sejam decididos pela própria ENARA. A senhora Débora Flores explica que na época do envio da proposta, não havia se reunido com todos os representantes das Associações, incluindo aqueles que não integram a ENARA. Desta forma, a senhora Débora Flores solicitou que se convide a Associação dos Arquivistas Brasileiros – AAB para participar da Reunião, representada pela senhora Margareth Silva ( o cargo dela nesta Associação?). A senhora Débora afirma que procurou todos os representantes de Associações e que pretende elaborar uma entidade representativa que reúna todas as Associações, transformando a ENARA em um Fórum ou Confederação. O conselheiro Alfredo Tolmasquim entende que são situações distintas, ou seja, as universidades já possuem uma entidade consolidada que reúne todas as universidades com curso superior em arquivologia, que é a REPARQ mas que no caso das associações de Arquivistas, estas ainda não possuem essa entidade consolidada. A senhora Margareth Silva apoia a iniciativa, mas explica que existe uma divisão das associações de Arquivistas entre aquelas que integram a ENARA e as que não integram a ENARA, como por exemplo, a AAB. A senhora Margareth entende que pode ser realizada uma reunião com a presença de todas as Associações antes da próxima Plenária do CONARQ e nessa reunião deliberar sobre a representação das Associações de Arquivistas no CONARQ. Fica deliberado que os próximos representantes das universidades e associações serão deliberados pela REPARQ e que a reunião mencionada contará com a participação de todas as Associações Arquivísticas. Terminadas as discussões sobre os critérios de representação dos cursos superior em arquivologia e associações arquivísticas, a 69ª Plenária do CONARQ é encerrada.

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