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Ata da 79ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 26 dias do mês de novembro de 2014, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a septuagésima nona Reunião Plenária do CONARQ.

Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: Ivan Fernandes Neves (titular), do Ministério da Justiça; Luis Fernando Sayão (titular), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; representando o Poder Legislativo Federal: André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (titular), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Marcus Vinicius Queiroz Barbosa (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Yuri Mello Mesquita (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Cynthia Roncaglio (titular), da Universidade de Brasília – UnB; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH e Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS. Justificaram suas ausências: Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Vanderlei Batista dos Santos (suplente), da Câmara dos Deputados; Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Maria Teresa Navarro de Britto Matos (suplente), do Arquivo Público do Estado da Bahia; Maria da Graça Bürger Fantonelli (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Paraná – AAPR; Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência – SBHC. Não compareceram: Guilherme Augusto Faria Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; Marcelo Jesus dos Santos (titular) e Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal; Marivaldo Dantas de Araújo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça – CNJ; Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal; Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; Maria de Jesus Martins Barbosa (suplente), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás – AAG; Rita de Cássia Portela da Silva (suplente), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Ismênia de Lima Martins (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH; Verena Alberti (titular) e Adelina Novaes e Cruz (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas. O presidente do CONARQ inicia a 79ª Reunião Plenária com o ponto de pauta com a temática sobre microfilmagem eletrônica e digitalização registrada em Cartório. Informa que o CONARQ recebe constantemente dúvidas e demandas a respeito de microfilmagem “híbrida” e eletrônica, por partes dos arquivos públicos estaduais e de órgãos e entidades estaduais e municipais. Convida as Senhoras Ana Celeste e Claudia Lacombe para prestarem esclarecimentos sobre a temática em questão. A sra. Ana Celeste acredita que é importante o CONARQ se manifestar sobre diversos projetos de lei que tratam de documentos eletrônicos, como o projeto que autoriza o armazenamento eletrônico dos prontuários dos pacientes. O conselheiro Yuri de Mello relata as dificuldades da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte de se contratar empresas de serviço de microfilmagem que atendam à legislação em vigor. O conselheiro apoia a ideia de que seja formado no CONARQ um grupo de estudo para apreciar o tema. A conselheira Maria Izabel entende que se a proposta da sra. Ana Celeste de se elaborar um grupo para analisar o assunto, a resposta será demorada, e sugere que seja feito um alerta no sítio do CONARQ que informe aos usuários de evitar a utilização de tais serviços com a eliminação de documentos digitalizados. O conselheiro Luiz Fernando Sayão sugere que o trabalho seja realizado no âmbito da CTDE devido à Câmara possuir especialistas que possuem conhecimento sobre o assunto. A sra. Claudia Lacombe acredita que o grupo de trabalho não deve estar restrito a CTDE posto que o assunto envolve temáticas multidisciplinares, além dos documentos digitais, legislação e procedimentos de gestão. O conselheiro André Freire destaca a importância do assunto e relata a atuação dos servidores da Câmara dos Deputados em impedir a realização de serviços de digitalização em desacordo com a legislação em vigor. O conselheiro informa que a Câmara aprovou uma resolução aprovando o documento arquivístico digital no âmbito da Câmara dos Deputados e que veda a eliminação de documento arquivistico de valor permanente, mesmo que seja microfilmado ou digitalizado. O conselheiro se coloca à disposição para integrar o grupo de trabalho e informa que enviará a resolução para a Coordenação do CONARQ. A senhora Claudia Lacombe pede maiores informações sobre o conteúdo da Resolução, especificamente sobre a eliminação de documentos. O conselheiro André Freire explica que a resolução dispõe que o documento físico digitalizado só pode ser eliminado após o prazo de eliminação disposto na tabela de temporalidade. A conselheira Cynthia Roncaglio alerta sobre o problema que os órgãos públicos estão tendo em manter os serviços de microfilmagem tradicionais e em encontrar pessoal com qualificação em microfilmagem, sendo que em alguns órgãos públicos não existe mais o cargo de técnico de microfilmagem no plano de carreira. O conselheiro Luiz Fernando Sayão lembra que a microfilmagem híbrida somente seria solução para os documentos textuais, e atualmente existem outros tipos de documentos que não seriam preservados. Além disso, gestão de documentos deve preceder a microfilmagem e a preservação digital. O presidente do CONARQ concorda com a proposta de que o CONARQ disponha em seu sítio um alerta explicando o que é microfilmagem e que as soluções apresentadas pelo mercado para a gestão de documentos pode gerar problemas e que apenas a microfilmagem possui validade jurídica. O presidente do CONARQ sugere que o grupo de trabalho a ser formado também estude formas para conferir validade jurídica à microfilmagem híbrida e procedimentos que garantam que o microfilme digitalizado seja autêntico. O presidente do CONARQ destaca a importância do CONARQ resolver essa questão. A senhora Ana Celeste destaca que ocorre uma interpretação errônea do decreto nº 1.799 que regulamenta a microfilmagem, já que a norma menciona a microfilmagem por meio eletrônico e não através do documento eletrônico; acredita que o papel do grupo é esclarecer tais dúvidas e não propor modificações à legislação. A conselheira Dulce Pandolfi acredita que a Comissão Especial deverá propor alterações à legislação em vigor, caso seja necessário, já que o papel do CONARQ é definir a política nacional de arquivos. O presidente do CONARQ entende que a proposta de alterar a legislação seja um produto natural das discussões da Comissão Especial. O presidente do CONARQ destaca a proposta da conselheira Maria Izabel de se elaborar esclarecimentos sobre o que seria microfilme, documento digital, validade jurídica e autenticidade dos documentos analógicos, digitais e microfilmes. A coordenadora do CONARQ responde que a Coordenação do CONARQ tentou elaborar esses esclarecimentos juntamente com Joaquim Marçal, Carlos Augusto Ditadi e outros especialistas do Arquivo Nacional, mas o assunto se mostrou bastante complexo. Após debates sobre a questão da microfilmagem “híbrida e eletrônica, fica deliberado que será constituída Comissão Especial para tratar do tema em questão, que contará com os seguintes membros: Carlos Augusto Ditadi e Domícia Gomes do Arquivo Nacional, e os conselheiros Luiz Fernando Sayão, Yuri de Mello e André Freire. A portaria de nomeação da Comissão Especial será publicada em março de 2015. O conselheiro André Freire sugere a indicação do conselheiro Vanderlei Batista. Terminada a discussão, o presidente do CONARQ passa para o próximo ponto de pauta, com a proposta de alteração da Resolução do CONARQ nº 7, de 20 de maio de 1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Convida as senhoras Ana Celeste e Vera Hess da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos – COGED para iniciarem a relatoria. A senhora Ana Celeste faz um histórico da elaboração da Resolução nº 7. Afirma que a partir da implementação das resoluções nº 7 e 14, surgiram dúvidas na aplicação desses instrumentos. Destaca que a primeira proposta é alteração da parte final da Ementa; que foi alterada a redação de alguns parágrafos dos parte pré-normativa da Resolução e inclusão de um parágrafo que traz as sanções previstas na lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998; reordenar a ordem dos instrumentos em anexo, de forma a transformar a resolução em um guia para o usuário; alterar o texto de alguns instrumentos em anexo, de forma a esclarecer melhor as informações que neles devem estar contidas. Informa que a COGED está elaborando um manual de preenchimento dos instrumentos, que será enviado aos integrantes do SIGA. O presidente do CONARQ sugere que o manual seja também divulgado pelo CONARQ juntamente com a resolução. A proposta de resolução é aprovada pelo Plenário do CONARQ. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta com a apreciação da proposta de revisão do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE, com a relatoria da senhora Silvia Ninita. A senhora Silvia Ninita faz um histórico da elaboração do DIBRATE, projeto iniciado por um grupo de técnicos do Arquivo Nacional e que depois foi levado ao CONARQ; que a ideia inicial era realizar uma revisão do DIBRATE a cada dois anos, mas que devido às dificuldades em manter o grupo que elabora o DIBRATE não foi possível cumprir esse período. Explica a metodologia do trabalho de revisão do DIBRATE, com a divisão do DIBRATE em três partes: a primeira contendo uma terminologia arquivística básica geral; a segunda referente a equipamentos e tecnologia e a terceira referente às espécies e tipos de documentos. Informa que o trabalho encontra-se na fase de coleta de termos para que seja possível iniciar a definição dos significados de tais termos. Diz que após essa fase a proposta de revisão do DIBRATE será colocada em consulta pública para que o grupo de colaboradores possa aumentar; que o grupo está aberto à indicação de colaboradores por parte do plenário. Explica que o dicionário está absorvendo os dicionários e glossários das câmaras técnicas e de outros trabalhos já realizados e que o grupo analisará as definições dos termos dispostas nesses trabalhos. As conselheiras Cynthia Roncaglio e Dulce Pandolfi enaltecem o trabalho apresentado. A apresentação é encerrada. A seção da manhã é encerrada. O presidente do CONARQ inicia a seção da tarde com o ponto de pauta referente à apresentação dos pareceres da comissão técnica de avaliação para declaração de interesse público e social de acervos privados do cineasta Isaac Rozemberg e de Dom Lucas Moreira Neves. O presidente da comissão técnica de avaliação, senhor Jayme Spinelli inicia a leitura do parecer referente ao acervo do cineasta Isaac Rozemberg. A leitura do parecer é encerrada, sendo o mesmo aprovado por unanimidade pelo Plenário do CONARQ, tendo em vista a inegável contribuição da produção audiovisual de Isaac Rozemberg para a história do cinema brasileiro e por suas obras inaugurarem uma nova estética visual e um conceito inovador de narrativa fílmica, que viria ser copiado por demais produtores a partir de então. O acervo documental de Isaac Rozemberg é composto de imagens únicas que hoje se constituem em um conjunto documental de incomparável valor histórico e cultural. Além disso, a documentação correlata aos filmes como roteiros, cartazes, cartelas explicativas, fotografias, anotações, cartas, documentos administrativos e até mesmo a biblioteca de referência e o maquinário utilizado foram preservados, o que é raro em acervos audiovisuais. Em seguida o Senhor Jayme Spinelli inicia a leitura do parecer do acervo privado de Dom Lucas Moreira Neves, apresentando uma série de fotografias da visita técnica ao acervo que se encontra sob na Fundação Memorial Dom Lucas Moreira Neves. Encerrada a leitura do Parecer nº 22, o mesmo é aprovado por unanimidade pelo Plenário do CONARQ, por conter documentação de uma parcela importante da história da ordem dos dominicanos e das questões sociais internas da Igreja Católica no Brasil – com destaque para a forma consistente na organização da Igreja na Bahia – e no exterior, servindo também de análise para a compreensão da atuação sociológica e histórica do catolicismo, que tem sido objeto de pesquisa, estudo e interpretação em várias áreas do conhecimento. Ainda o referido acervo arquivistico permite que se conheça a trajetória de uma das figuras mais importantes do episcopado brasileiro, nos últimos 40 anos. Dom Lucas Moreira Neves que foi uma das mais influentes autoridades religiosas não somente no país, mas também junto à Santa Sé. Após a leitura e aprovação dos pareceres referentes aos acervos privados do cineasta Isaac Rozemberg e de Dom Lucas Moreira Neves, o presidente do CONARQ apresenta a situação dos processos de declaração de interesse público e social que foram aprovados pelo CONARQ que ainda não tiveram seus decretos publicados pela presidência da República. A coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes informa que a Coordenação de Apoio ao CONARQ já tentou contato com a Secretaria de Assuntos Jurídicos da Casa Civil de diversas maneiras, por Ofício, por e-mail e por telefone, mas até o presente momento o CONARQ não recebeu nenhum tipo de resposta. A conselheira Aurora Maia sugere que os interessados nos processos realizem consulta via o SIC da Casa Civil da Presidência da República. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto de pauta, a apresentação das Recomendações sobre o uso do papel reciclado produzido no Brasil elaborado pela Câmara Técnica de Preservação de Documentos do CONARQ (CTPD). O presidente da Câmara Técnica de Preservação de Documentos, senhor Antônio Gonçalves inicia a apresentação destacando o aumento do uso do papel reciclado para produção de documentos pela Administração Pública nos últimos cinco anos. Destaca que a conclusão do estudo técnico realizado pela CTPD que o papel reciclado produzido no Brasil não atende a ISO 9706 (1994) e a ISO 11106 (1996). A conselheira Maria Izabel sugere que o nome do documento apresentado seja “Análise do Papel Reciclado no Brasil” já que a conclusão do documento é não usar o papel reciclado. O conselheiro André Freire sugere que seja incluído no título que a análise é para produção de documentos. Após debate no plenário é aprovado como título “Análise do papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos”. A conselheira Maria Izabel pergunta se a expressão “invólucros primários” é usual aos profissionais que trabalham na área. Sugere especificar a vinculação administração do Instituto de Pesquisas Tecnológicas que realizou as análises técnicas. E indaga o significado da expressão “cavacos mal cozidos”. A senhora Adriana Hollós responde que “cavaco” são pequenos pedaços de madeira usado para a produção de papel. A senhora Adriana Hollós responde que “invólucros primários” é uma expressão técnica. Fica deliberado que no texto será inserida uma nota de rodapé explicando a expressão. O Plenário segue no debate sobre o item “Características dos papéis reciclados para a produção de documentos arquivísticos e correlatos” e seu conteúdo. Nas “Considerações finais” a expressão “poderá influenciar consideravelmente na preservação da informação” é substituída por “prejudicará a preservação da informação”. É aprovada “Análise do papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos”. O presidente do CONARQ enaltece o trabalho realizado pela CTPD e sugere que após a publicação do documento seja comunicado aos órgãos da administração pública sobre o trabalho apresentado e sobre os perigos em seu usar papel reciclado para produção de documentos. O presidente do CONARQ sugere ainda que seja agendada uma reunião com representantes da indústria papeleira para comunicar sobre o estudo em questão. O senhor Antônio Gonçalves sugere que seja agendada uma reunião com a ABRACEL. Após apreciação e aprovação do documento “Análise do papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos”, o plenário inicia a discussão do texto da resolução sobre o estudo sobre uso do papel reciclado para produção de documentos arquivísticos. A conselheira Maria Izabel pergunta se a recomendação de não utilização de papel reciclado não poderia ser estendida a todos os papéis reciclados no Brasil em vez de se restringir apenas aos analisados, conforme dispõe o art. 1º. O conselheiro Luiz Fernando Sayão pergunta sobre a seleção de amostras dos papéis. A senhora Adriana Hollós explica que o procedimento de seleção das amostras encontra-se no corpo do documento técnico. Após longo debate pelo Plenário com sugestões de alterações no texto, a resolução é aprovada. O presidente do CONARQ então passa para o último ponto da pauta da 79ª Reunião Plenária, com a apresentação da proposta de resolução elaborada pela Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos, Sonoros (CTDAIS), relativa ao tratamento e preservação de acervos audiovisuais, iconográficos e sonoros. O presidente da CTDAIS, Senhor Marcelo Siqueira inicia sua apresentação destacando os trabalhos realizados pela CTDAIS, especificamente as oficinas técnicas realizadas em diversas instituições arquivísticas. Destaca que nessas oficinas foi observado que a grande parte do acervo no gênero acima mencionados não é compreendido como documento de arquivo, não passando pelo processo de gestão e gerando uma divisão do acervo em arquivo de papel e os demais tipos documentais. O sr. Marcelo Siqueira explica que o objetivo da norma apresentada é que esta seja um instrumento didático para as instituições e profissionais de forma que o conjunto documental seja coerente com as atividades realizadas pela instituição. Lembra que o documento já fora apresentado em outras reuniões plenárias do CONARQ e que a versão apresentada acatou as sugestões apresentadas pelo Plenário. A conselheira Maria Izabel entende que a ementa apresentada não traduz o texto da norma, já que ela não dispõe sobre o tratamento desses documentos e sim quais ações devem ser adotadas visando à preservação desses tipos de documentos. A conselheira Cynthia Roncaglio sugere inserir a expressão “Dispõe sobre recomendações” de forma a sanar o problema apresentado pela conselheira Maria Izabel. O presidente do CONARQ entende que a identificação de acervos privados de interesse público e social deveria ser retirada do texto da resolução, elaborar projetos para captação de recursos e capacitação dos servidores por tais temas não terem relação com o objetivo da resolução. O presidente do CONARQ sugere a seguinte ementa: “Dispõe sobre a inserção dos documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando a sua preservação e acesso. Após debates, alterações e acréscimos no texto da proposta, a resolução é aprovada. Finalizado os itens da pauta da reunião, o presidente do CONARQ indaga sobre a melhor data para a realização das próximas Reuniões Plenárias do CONARQ em 2015. Após acordado, fica deliberado que as 80ª e 81ª Reuniões Plenárias serão realizadas nos dias 7 e 8 de maio e 5 e 6 de novembro de 2015 e que a coordenação do CONARQ entrará em contato com as câmaras Técnicas e Setoriais e com todos os conselheiros consultando sobre pontos de pautas para a elaboração das agendas das referidas reuniões e a publicização no sítio do CONARQ. Nada mais havendo a tratar, o presidente do CONARQ agradece a presença dos conselheiros e encerra a 79ª Reunião Plenária do CONARQ.

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