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Ata da 81ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 13 dias do mês de agosto de 2015, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a octogésima Reunião Plenária do CONARQ.

Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: Fernando Antônio Braga de Siqueira Júnior da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Ivan Fernandes Neves (suplente), do Ministério da Justiça; Luis Fernando Sayão (suplente), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; representando o Poder Judiciário Federal: Dennys Albuquerque Rodrigues (titular) e Marcelo Jesus dos Santos (suplente), do Supremo Tribunal Federal; Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – 3ª Região; Marivaldo Dantas de Araújo (suplente), do Superior Tribunal de Justiça; representando o Poder Legislativo Federal: André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) Vivien Fialho da Silva Ishaq (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Ieda Pimenta Bernardes (titular), do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Marta Célia Bezerra Vale (titular), da Superintendência de Arquivo Público do Distrito Federal; Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará; Débora Flores (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; representando os Arquivos Públicos Municipais: Yuri Mello Mesquita (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; Aurora Maia Dantas (titular), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; Maria Ana Quaglino (suplente), Fundação Dom João VI de Nova Friburgo – Arquivo Pró-Memória; representando as Associações de Arquivistas: Maria da Graça Bürger Fantonelli (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Paraná; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Cynthia Roncaglio (titular), da Universidade de Brasília – UnB; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Beatriz Kushnir (titular) e Luciana Quillet Heynmann (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH; Adelina Novaes e Cruz (titular) e Verena Alberti (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil da Fundação Getulio Vargas; Leila Lobo de Mendonça, do Centro da Memória da Eletricidade no Brasil. Justificaram suas ausências: Bruna Carla Hiraici Rezende (titular), do Ministério da Saúde; Márcio Sampaio Leão Marques (titular) e Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal; Vanderlei Batista dos Santos (suplente), da Câmara dos Deputados; Antônio Carlos Galdino (suplente), do Arquivo Municipal de Campinas; Maria de Jesus Martins Barbosa (suplente), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás – AAG; Rita de Cássia Portela da Silva (suplente), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; e Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. O presidente do CONARQ, Senhor Jaime Antunes da Silva inicia a 81ª Reunião Plenária apresentando os temas que serão discutidos e informa que não foi possível a inversão de pauta proposta no dia anterior. A seguir passa para o 1º item da pauta referente a proposta de política de preservação e acesso para os acervos das polícias civis e dos institutos brasileiros de medicina legal, referentes ao período de 1964 a 1985. Em seguida passa a palavra para a conselheira Vivien, que inicia sua explanação a respeito dos assuntos versados pela Comissão Nacional da Verdade (CNV). A conselheira Vivien informa que fora cedida para trabalhar na Comissão Nacional da Verdade, encarregada de reunir dados e informações a respeito do tema para elaboração de um relatório final, composto por seis volumes com cerca de 4 mil páginas. Vivien informa a respeito das principais etapas percorridas pela CNV e as recomendações da CNV e do processo investigatório resultado do trabalho conjunto de diversos profissionais na identificação de documentos fundamentais para a consolidação do relatório final da dita comissão, sendo mapeados mais de 240 órgãos de informação e repressão existentes durante o regime militar. Declara que, a partir de 2006, foram recolhidos quase 50 acervos da época do regime militar com mais de 20 milhões de páginas de documentos ao Arquivo Nacional, sendo que uma parte ainda não foi recolhida, sobretudo os documentos custodiados pelos militares. Vivien reforça que esses documentos foram fonte inesgotável de informações, e foram contratadas para este trabalho mais de 100 pessoas. Chama a atenção pela pesquisa realizada pelos peritos nos estabelecimentos policiais, IMLs e nos DOPS, relacionando com detalhes a documentação própria de polícia, identificando a técnica policial empregada, verificando uma prática de ocultação realizada nos DOPS e IMLs da época, forjando-se cenários e ocultando fatos, sendo identificados, por exemplo, dois restos mortais de indigentes, vítimas do regime, dois dias antes da entrega do relatório final, corroborando um sistema de ocultação bastante usado e, nesse sentido, essa massa documental adquire uma enorme importância, não somente em função dos crimes cometidos pela ditadura, mas relatando a história do crime no Rio de Janeiro. Continua e diz que fez uma divulgação em artigo nessa linha de pesquisa para uso dessa documentação pelas universidades e pesquisadores, finalizando sua exposição. O presidente do CONARQ observa que na página 975, Volume 1 do Relatório da CNV, existem um conjunto de recomendações da Comissão para estímulo do mapeamento e identificação de documentos para a elucidação dos fatos relacionados, e declara que o Arquivo Nacional vem, desde 2002, buscando identificar arquivos para aprimoramento do trabalho ora desenvolvido pela CNV. Informa, ainda que, em 2012, o ministro da justiça encaminhou um pedido a todos os ministérios a respeito do rastreamento de documentos custodiados pelos militares ao longo do tempo, e que por iniciativa do Arquivo Nacional deveriam ser analisados, como documentos oriundos dos diversos órgãos e empresas estatais. Reforça, então, que a mencionada recomendação existe no sentido de não se esmorecer no levantamento desses documentos em todas as esferas da federação e nas empresas desestatizadas, sendo oportuno ter sido levado ao conselho essa oportunidade investigatória. A conselheira Beatriz Kushnir observa que, nesse tocante, a questão dos cemitérios também assume importância para os estudos. A conselheira Cynthia Roncaglio pondera que uma vez feito o mapeamento das instituições, é necessário, agora, o tratamento desse acervo, tendo a necessidade de se ter profissionais para realizar este trabalho. Vivien responde que há essa preocupação em se garantir um tratamento adequado para os documentos estudados para evitar a sua eliminação irregular, sujeitos à devida responsabilização legal. A conselheira Vivien reforça que a preservação adequada desses documentos pela sua importância, sobretudo pelas famílias afetadas pelos crimes cometidos. A conselheira Adelina observa que os arquivos devem ser preservados na íntegra, e não por amostragem e Vivien observa que não há essa possibilidade de ser por amostra. O presidente do CONARQ orienta, então, que, nesse sentido, deve ser elaborado pelo conselho um documento com as devidas contribuições com posterior sistematização, e depois de consensuado, o documento elaborado pode ser encaminhado às unidades interessadas, servindo de instrumento de pesquisa ao levantamento de novos dados que deverão ter mecanismos eficientes de proteção e salvaguarda. Dando prosseguimento à reunião passa o item de pauta referente Campanha pela criação de arquivos públicos municipais. A Coordenadora do CONARQ inicia sua apresentação informando que a partir de 2014 foram iniciados os trabalhos para publicação e distribuição da cartilha de criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais, inicialmente direcionados para os municípios acima de 50.000 habitantes. Registra que tendo em vista o cenário político e econômico nesse ano de 2015, sobretudo em relação às restrições financeiras e operacionais em todas as esferas, a proposta é de se dar continuidade a esses trabalhos de divulgação da campanha, com estratégias de articulação com outras instituições nos âmbitos estaduais e municipais. Neste sentido, apresenta proposta de Projetos piloto para fomento à criação de arquivos públicos municipais no Rio de Janeiro e Baixada Santista. A Coordenadora do CONARQ passa a palavra para Ana Célia Rodrigues, presidente da Câmara Setorial de Arquivos Municipais do CONARQ que ressalta a essencialidade do tema, até para se viabilizar a aplicação da lei de acesso à informação nos municípios. Ana Célia fala sobre a situação caótica nos municípios do Estado do Rio de Janeiro, principalmente na área da Baixada Fluminense. Fala sobre seu Projeto de Pesquisa apresentado à FAPERJ no âmbito do Programa Jovem Cientista do Nosso Estado, denominado “Gestão de documentos, arquivos e acesso à informação: identificação dos requisitos da transparência administrativa nos municípios da Grande Rio”. Registra que estão sendo levantados os dados dos 13 municípios da baixada fluminense, para a implementação das políticas públicas arquivísticas necessárias, mapeando-se experiências para se viabilizar a implantação de arquivos municipais. Em seguida, Roberto Tavares, membro da CSAM inicia sua exposição, registrando que acompanhou a divulgação da campanha dos arquivos públicos municipais, e fala a respeito da oportunidade de reativação da câmara sobre arquivos municipais, e ressalta a importância de se levar esse projeto piloto para a baixada santista que integra nove municípios, mencionando algumas reuniões já realizadas naquela região a respeito do assunto, indicando a importância da experiência de se implementar o projeto do CONARQ naquela região. A conselheira Maria Ana Quaglino relata que o Arquivo Pró-Memória, até 2008 ligado à secretaria municipal de cultura de Nova Friburgo, incorporado a nascente Fundação Dom João Vi de Nova Friburgo em 2009, com uma trajetória de 30 anos, acaba de conseguir aprovar junto à Câmara Municipal de Nova Friburgo, de forma unânime, a sua transformação em um arquivo público municipal, a criação do Conselho Municipal de Arquivos e o correlato Programa de Gestão Documental, sendo fruto de um trabalho desenvolvido há sete anos. Relata também que logo depois de sua incorporação à Fundação, o Arquivo Pró-Memória começou a desenvolver um projeto denominado – Sertões do Macacu: Guia do Patrimônio Documental da Região Centro-Norte Fluminense, voltado para a identificação dos acervos documentais da região e a marcação das unidades custodiadoras de arquivos e os seus patrimônios documentais, sendo abordados 13 municípios, dando-se prioridade para os entes com tradições locais, sendo elaborado um formulário com base na Norma Internacional para Descrição de Instituições Custodiadoras de Arquivos (ISDIAH) e no CODEARQ do Conselho Nacional de Arquivos. A seguir apresenta outros detalhes do projeto através de slides, como os suportes de acesso às informações dos acervos, sua distribuição, e uma novidade na qual se inseriu uma ferramenta para atualização via online das informações das instituições e dos acervos mapeados e disponibilizados no site da Fundação D. João VI. A conselheira Ieda Bernardes compartilha com os demais conselheiros o trabalho que o Arquivo Público do Estado de São Paulo vem desenvolvendo junto aos municípios paulistas, desde o ano de 2003. No programa de institucionalização de arquivos públicos municipais, estão sendo desenvolvidas inúmeras ações, como os 14 encontros regionais sobre gestão documental e acesso à informação, dos quais já participaram 518 municípios dos 645 municípios de São Paulo, com a efetiva participação de 1928 agentes públicos municipais. Assim, com a entrada em vigor da LAI, o Arquivo Público de São Paulo, por meio de seu Centro de Assistência aos Municípios/DGSAESP, passou a ter uma atuação mais pró-ativa e abrangente na divulgação das informações a respeito da própria LAI, da Lei de Arquivos e da Lei de Responsabilidade Fiscal seus desdobramentos para o segmento de arquivos. O trabalho vem sendo desenvolvido por meio de reuniões presenciais, bem como de vídeoconferências, realizando, em adição, um importante trabalho voltado para as câmaras municipais, onde cerca de 150 delas, em razão dessa iniciativa, já possui algum ato normativo de regulamentação da Lei de Acesso e, em relação ao Ministério Público, continua Ieda, foram empreendidas 89 ações voltadas à proteção do patrimônio documental, através de Ações Civis Públicas, Termos de Ajustamento de Conduta, entre outros. Informa, porém que ainda se deve gerar um esforço para um trabalho pedagógico e de capacitação no âmbito das instituições arquivísticas responsáveis, e termina sua exposição colocando o Arquivo Público do Estado de São Paulo à disposição para futuras colaborações. A conselheira Débora Flores informa que no Rio Grande do Sul está empreendendo um projeto de integração dos arquivos municipais, com o apoio fundamental da FAMURS – Federação de Municípios do RS, onde será utilizado o ICA-AtoM como uma plataforma centralizada para o sistema de arquivos municipais, incluindo as descrições dos acervos e outras informações que forem julgadas pertinentes, levando a termo, também, a revisão da norma relacionada ao assunto, objetivando atingir o máximo da implantação de arquivos municipais no âmbito do Estado do Rio Grande do Sul. A conselheira Aurora Maia declara que tomou conhecimento, através de Aviso Circular no gabinete do prefeito, referente à divulgação da campanha dos arquivos públicos municipais e a distribuição da cartilha. Aurora disse que pediu 30 unidades da cartilha, levando as edições para João Pessoa, apresentando-as ao Prefeito e redistribuindo-as, posteriormente, aos secretários, quando exibe o ofício mencionado ao plenário. Informa também que divulgou a importância da cartilha dentro dos 10 anos do FOCO - Fórum Paraibano de Combate à Corrupção, no qual fez uma apresentação. Informa, também, que num jornal de grande circulação da Paraíba, o Tribunal de Contas da Paraíba mostrou o engajamento na referida campanha. O conselheiro Ivan Neves declara que a criação da Câmara Setorial sobre Arquivos municipais foi um verdadeiro avanço, apesar do trabalho hercúleo, uma vez que necessariamente deve que se manter um relacionamento harmônico, tanto com prefeitos quanto com as respectivas câmaras municipais, o que não é um trabalho trivial, mas ressalta ser importante a evolução desse tipo de ação para se atingir os objetivos propostos. Terminada apresentação sobre o andamento da CAM, o presidente do CONARQ passa para o item da pauta referente à alteração da proposta de Projeto de Lei de Autos Findos, enfatizando que este assunto já foi discutido várias vezes pelo plenário do Conarq, sendo o referido documento encaminhado, ao ministro Luiz Fux, em tentativa última de se equalizar uma questão essencial para o segmento, e que já ultrapassa 13 anos de idas e vindas em processos e procedimentos administrativos tendo como relatora a conselheira e presidente da Câmara Setorial de Arquivos do Poder Judiciário, Senhora Maria Cristina Caixeta que informa aos demais conselheiros que foi elaborado um projeto de lei apresentado e aprovado em agosto de 2010 pelo plenário do CONARQ com vistas a normalizar e equacionar as questões referentes de autos findos do poder judiciário, pois o mesmo não possui até hoje lei ou norma que fale a respeito dos auto findos, somente existindo norma correlata na justiça do trabalho, Lei n. 7.627, de 10 de novembro de 1987, que permite equivocadamente a eliminação de autos findos 5 anos após seu arquivamento de forma sumária, sem atentar para a necessidade do processo de avaliação documental, o que encerra um malefício jurídico, porquanto permite o descarte dos processos após 5 anos. Pondera que, durante os últimos 13 anos, com os novos projetos e novos desafios enfrentados pelo CONARQ e pela administração pública de uma maneira geral, é necessária a atualização esse projeto de lei, sobretudo no artigo 20 do texto do PL em questão, e em razão das novas deliberações do Conselho Nacional de Justiça, instituição que deu um grande impulso a esse tema da gestão documental e com o advento da Lei de Acesso à informação e suas orientações ao poder público. A conselheira Caixeta expõe as propostas apresentadas de aperfeiçoamento e atualização do Projeto de Lei de Autos Findos, apresentando por meio de slides dispostos em colunas, o trabalho realizado pela Câmara do Judiciário. Explicita na coluna azul, com as alterações aprovadas pela Câmara, de forma bastante objetiva, e chama a atenção para o seguinte dispositivo do artigo 1º: “Os autos judiciais e demais documentos produzidos e recebidos pelo poder judiciário, inclusive no exercício de funções administrativas, independentemente do suporte, serão objeto de avaliação para fins de guarda permanente ou eliminação, em conformidade com os prazos de guarda e a destinação prevista em programa do Conselho Nacional de Justiça em consonância com a política nacional de arquivos do CONARQ”, ou seja, tentou-se condensar neste artigo, não somente o regramento trazido pelo CNJ, mas também as orientações técnicas do CONARQ. O conselheiro Marivaldo declara que a redação proposta teve a intenção de respeitar as premissas jurídicas, porém mantendo-se a consonância com as diretrizes de políticas do CONARQ. Nesse sentido, lembra que a recomendação 37 do CNJ é decorrente do Programa de Memória da Gestão Documental do Poder Judiciário – PRONAME, que estabelece prazos mínimos de guarda para os documentos de arquivo, e informa que existem tabelas de temporalidade do CNJ que servem de referência para todo o poder judiciário, uma vez que abordam questões próprias e peculiares e adequada à realidade laboral do Poder Judiciário. Registra que as políticas arquivísticas do CNJ são baseadas nas resoluções e nas premissas da política nacional de arquivos, definidas pelo CONARQ. Salienta que as tabelas criadas pelo CNJ foram vinculadas aos prazos de guarda dos documentos do judiciário, estabelecendo uma tipologia para análise dos documentos referentes a processos que possui tipos de classes processuais e são relacionadas a vários assuntos, e dá como exemplo das especificidades com que o judiciário tem que lidar com a gestão dos seus documentos a serem eliminados, uma ação civil pública - de guarda permanente -, pois enseja a discussão como um direito indisponível em prazos bastante elásticos ou assuntos ligados ao meio ambiente que, de uma maneira geral, são todos de guarda permanente, ou temas relacionados a assuntos previdenciários. Marivaldo continua e reforça que as tabelas de temporalidade existem, sendo uma realidade a sua abrangência prática, mas são baseadas na taxonomia própria do judiciário, levando em conta, novamente, quais são os assuntos do processo e quais os resultados dos mesmos, relatando outros exemplos como os de guarda amostral. A conselheira Maria Cristina Caixeta dá sequência à leitura da proposta, mencionando a relevante passagem “deverão assegurar o acesso às informações necessárias ao exercício de direitos e a preservação do acervo de valor permanente”, sublinhando que não há problemas nem óbices para modificações de ordem formal, se for mantida a essência material do documento. A conselheira Izabel pede a palavra e questiona o parágrafo 2º, a respeito da temporalidade dos documentos no âmbito do judiciário. A conselheira Maria Izabel de Oliveira questiona o parágrafo 3º do PL, que menciona: “deverá ser estabelecida em caso de eliminação a guarda de documentos ou informações necessárias à extração de certidões acerca do julgado.”, e pondera que no Brasil a amostragem é feita em cima dos documentos a serem eliminados. O conselheiro Marivaldo explica que todo o processo gera uma cópia no livro de sentença para guarda permanente dentro do prazo prescricional. A conselheira Maria Cristina Caixeta observa que a sentença de guarda permanente, de acordo com a metodologia do judiciário, possui sempre uma cópia para o arquivo permanente ou livro de sentença e uma segunda cópia fica nos autos e, conforme a tabela de temporalidade, se aquele processo é de guarda temporária, ele pode ser eliminado, mas os documentos da sentença daquele processo já estão preservados no livro de guarda permanente. A conselheira Cynthia Roncaglio argumenta que o problema é de redação. A conselheira Maria Izabel diz que a redação do texto não traduz a explicação dada. O conselheiro Marivaldo sugere a possibilidade, de mudar o texto para melhor entendimento sob o aspecto arquivístico. O conselheiro André sugere, então, uma mudança de redação no parágrafo 3º, que seria a seguinte: “deverá ser assegurada a preservação de documentos e informações necessárias à extração de certidões acerca do julgado...”, e no parágrafo 1º, como sugestão de redação “O exercício de direitos e deveres” acrescentando a palavra deveres nessa passagem do texto. A Reunião prossegue com longa discussão entrecruzadas em relação ao texto do PL, muitas dúvidas e sugestões de redação por partes dos conselheiros, porém sem chegar a uma conclusão definitiva. A Coordenadora do CONARQ e a conselheira Cynthia sugerem uma questão de encaminhamento para se dar celeridade a este tema, pelo avançar da hora, então propõe que os conselheiros indiquem objetivamente o que não está claro na redação, e posteriormente os membros do judiciário fariam as correções necessárias. Marivaldo responde que é uma boa ideia, porém registra que esse método nunca funcionou de forma satisfatória no Plenário do CONARQ. As discussões e sugestões de redação no texto continuam. Na sequência, o presidente do CONARQ intervém ressaltando que os documentos foram enviados aos conselheiros com antecedência, exatamente para que não se perdesse tanto tempo. Requisita que os conselheiros executem rapidamente as alterações necessárias para que se esgote este assunto, que já perdura há 13 anos. O conselheiro Marivaldo retorque que o assunto deve ser encarado objetivamente pelo menos no seu aspecto material, eliminando-se imediatamente pequenas dúvidas relativas à forma do texto. A discussão continua. O presidente do CONARQ pede, mais uma vez, presteza no debate do assunto dos autos findos solicitando que se esgote a discussão dos conteúdos dos parágrafos 1º, depois o 2º e o 3º. Ingada se há sugestões para as redações dos referidos artigos. Em seguida, disciplina a leitura arremetendo ao início do parágrafo 1º, sendo que o 2º parágrafo passaria a ser o 1º e ficaria no seguinte formato, de acordo com propositura de Ieda pelo texto mencionado anteriormente: “§2º As tabelas de temporalidade e destinação de autos judiciais e demais documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário no exercício da função jurisdicional deverão estabelecer prazos que assegurem a execução ou rescisão dos julgados na forma da lei.” O conselheiro Marivaldo contesta essa modificação, alegando que os critérios tem que prever a execução de julgados e afins, tendo por objetivo aglutinar os elementos, sob pena de tornar o texto repetitivo e redundante, sugerindo partir-se do abstrato para o concreto dos dispositivos elencados, ou seja, organizar os conceitos do geral para o particular, sendo no caput do artigo 1º o conceito geral e nos parágrafos subsequentes o detalhamento necessário, e na opinião do conselheiro Marivaldo os critérios estabelecidos viriam antes da tabela de temporalidade. Ieda intervém e argumenta que não há uma discordância de fundo do que está sendo dito e sim um conflito na hierarquização das ideias contidas no argumento principal, propondo manter na letra da lei, de qualquer forma, a importância da garantia de acesso a esses direitos. A conselheira Cynthia, então, menciona que esse parágrafo único seria muito óbvio quando fala de prazos de guarda e destinação, conceituando o que é uma tabela de temporalidade e sugere que não haja inserção de quaisquer parágrafos explicativos ao artigo 1º, pois não haveria necessidade de tais dispositivos. A conselheira Cristina argumenta em resposta à conselheira Cynthia Roncaglio, que o teor dos parágrafos já foi aprovado em reunião pretérita do CONARQ e, nesse sentido, deveria se abandonar essa redação atualizada e construir outro texto. O presidente do CONARQ diz que a atualização é necessária, até pela evolução e modificação inerentes ao tema, e diz não ver qualquer problema em se manter os parágrafos propostos. Propõe que se passem as discussões para o §2. O conselheiro Marivaldo observa ainda que, o artigo 1º estaria em contradição com o artigo 2º, porquanto as ações do primeiro seriam de responsabilidade do CNJ e as do segundo do STF, ao que o presidente do CONARQ lembra que o presidente do STF é o presidente do CNJ, porém, contra-argumenta Marivaldo, é competência do CNJ estabelecer as normativas para todo o poder judiciário. O presidente do CONARQ argumenta que, se após ficar resolvido que o parágrafo 2º passa a ser o 1º, depois pode ser modificado. Propõe que se passe à discussão do 3º parágrafo. O conselheiro Marivaldo expõe a sua redação para a hipótese de parágrafo único: “O programa deverá contemplar, pelo menos, os seguintes aspectos: a) preservação do acervo de valor permanente que assegurem a execução ou rescisão dos julgados, na forma da lei; b) garantia de acesso ás informações necessárias ao exercício de direitos; c) prazos de guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões do julgado (na hipótese da eliminação de autos), em substituição aos 3 primeiros, explicando as situações a respeito do aspecto das “certidões acerca do julgado” ou de ato praticado, como a preservação de documentos para a correspondente salvaguarda do dito julgado, em que a documentação administrativa ou é permanente ou não, diferente da documentação jurisdicional, pois pode ser necessário resgatar os arquivos, na sua íntegra, muitos anos depois, por exemplo. O presidente do CONARQ ressalta que o Programa estabelecido não pode negligenciar os seguintes aspectos: o documento de valor permanente deve ter uma visão de preservação; os prazos de guarda devem assegurar a execução e rescisão dos julgados, não podendo ser eliminados antes disto; existência da garantia de acesso às informações necessárias ao exercício de direitos e que a guarda de documentos e informações necessárias à expedição de certidões acerca do julgado na hipótese da eliminação dos autos, ou seja, os dispositivos devem manter a coerência de sentido que está previsto no caput do artigo. Ainda, a respeito das atribuições entre o STF e CNJ, o conselheiro Marivaldo lembra que, normativamente quando é necessário, exclui-se o STF nas normas, e seria esse o caso da não subordinação do STF ao Programa de gestão documental do CNJ, em que o STF seguiria um programa próprio. Ao final dessa parte dos debates, ficou aprovada a seguinte redação final relativa ao artigo 1º e seu parágrafo único: “Art. 1° Os autos judiciais e demais documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário, inclusive no exercício das funções administrativas, independente do suporte, serão objeto de avaliação, para fins de guarda permanente ou eliminação, em conformidade com os prazos de guarda e a destinação previstos em programa estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça, em consonância com a política nacional de arquivos formulada pelo Conselho Nacional de Arquivos. Parágrafo único: O programa deverá contemplar, necessariamente, os seguintes aspectos: a) preservação do acervo de valor permanente; b) prazos de guarda que assegurem a execução ou rescisão dos julgados; c) garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos; d) guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese da eliminação de autos.” Em relação às esferas de atribuições do STF ou do CNJ, o conselheiro Dennys Albuquerque argumenta que essa matéria tem uma amplitude política, porém não constituiria um problema a adoção pelo STF das diretrizes de políticas arquivísticas definidas pelo Conselho Nacional de Justiça, mantendo-se a independência de cada instituição. A conselheira Dulce ressalta a independência do judiciário na formulação de programas de gestão de documentos e seus desdobramentos em relação à eliminação de arquivos. presidente do CONARQ ratifica que, neste caso, não haveria interferência do CONARQ, por serem ambos de outro Poder da República. A conselheira Maria Cristina Caixeta reafirma, porém, que na prática, o STF acaba adotando o programa de gestão documental do CNJ e os ditames do PRONAME, mas não é obrigado, apenas indicativo. O presidente do CONARQ retoma a explanação fazendo a leitura do artigo 2º, assim aprovado: “Art. 2º Os órgãos do Poder Judiciário relacionados no art. 92, I-A e seguintes, da Constituição Federal de 1988 e os Conselhos respectivos deverão adotar programa de gestão documental e memória, instituído pelo Conselho Nacional de Justiça. Parágrafo único. O Supremo Tribunal Federal criará programa próprio de gestão documental, de acordo com a política nacional de arquivos do Conselho Nacional de Arquivos, ou adotará o programa previsto no caput”. Voltando ao debate, agora, para o artigo 3º: Nos órgãos mencionados no art. 2º serão constituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, que terão responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. O conselheiro Márcio, então, questiona se em relação a este artigo, se cada um dos órgãos mencionados no artigo 2º estabelecerão a duração dessas comissões ou se elas serão vitalícias? O conselheiro Marivaldo responde que as comissões serão sempre permanentes e os membros integrantes rotativos. Maria Cristina Caixeta ainda informa que essas comissões no judiciário, além de permanentes, são de caráter multidisciplinar. Em seguida há a leitura do artigo 4º com posteriores alterações, como transcrito: Art. 4º Os Tribunais poderão estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário, para auxílio nas atividades do Poder Judiciário de gestão documental, devendo a atuação se dar em coordenação com as comissões permanentes de avaliação de documentos, incluída a justificativa do CNJ, como segue em razão do item III, da Recomendação 37/CNJ, e incluída pela Recomendação 46/CNJ. Continuando os debates em relação ao Projeto de Lei, que dispõe sobre a avaliação e a destinação de autos judiciais e demais documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário, os conselheiros debatem o parágrafo 1º do artigo 4º: “§ 1º O auxílio de órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário poderá ser no tratamento, disponibilização de acesso, descrição do acervo e difusão da informação contida na documentação judicial.”, havendo propostas de modificação de conteúdo e formas, ficando a redação final do parágrafo 1º assim deliberada: “§ 1º Os órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário poderão cooperar no tratamento, na descrição do acervo e na difusão das informações nele contidas, em conformidade com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.” O conselheiro Marivaldo avisa aos demais que deveria se ter como referência o que já está consolidado na resolução do CNJ, para evitar situações contraditórias ou não exequíveis com relação ao acervo, sendo aprovada a supressão da expressão “auxílio”. Em relação aos dispositivos dos 2º e 3º parágrafos originais, foi proposta a sua revogação, sendo discutido um novo parágrafo 2º para o novo artigo 4º com o seguinte texto: “§ 2º É vedada a custódia definitiva da documentação por terceiros.” Observa, oportunamente, que a expressão “terceiros” para este novo parágrafo considera que esses terceiros não são próprios do serviço público que produziu o conteúdo da informação, mas sim da sociedade em geral que deve obediência ao todo normativo já instituído, independente das orientações da lei de acesso à informação, coibindo, e respeitados os limites legais e situações específicas, a difusão e o acesso de toda e qualquer informação que viole o direito à intimidade, sigilo do cidadão e segredo de justiça. Ieda examina o assunto e indica que este parágrafo, em específico, é relativo aos terceiros cooperantes, aqueles que têm interesse em cooperar com a informação, ou seja, é um dispositivo que encerra, sobretudo, características de proteção, gerando, porém obrigações quanto ao referido sigilo das informações. O conselheiro Ivan propõe, relativamente a esse dispositivo, um destaque à menção expressa da lei de acesso à informação, ao invés de omiti-la. Após algumas discussões a respeito da expressão “definitiva” ou “permanente” fica aprovado de forma terminativa o texto do novo parágrafo 2º, com a inserção da palavra “definitiva”, qual seja: “É vedada a custódia definitiva da documentação por terceiros”. Nesse sentido, a conselheira Maria Cristina Caixeta ressalva, o tempo de guarda, previsto na resolução 46 do CNJ, mencionada anteriormente. Após a aprovação desse parágrafo, Jaime passa, agora, aos debates do artigo 5º, iniciando a leitura do dispositivo: “Art. 5º Caberá à autoridade competente de cada órgão referido no art. 2º, autorizar a eliminação de documentos, fazendo publicar nos veículos de comunicação oficiais de seus respectivos âmbitos de atuação, os editais de ciência de eliminação de documentos, consignando um prazo de 45 dias para possíveis manifestações das partes interessadas. Parágrafo único – É lícito às partes envolvidas requererem tempestivamente o desentranhamento de documentos ou cópia de processos destinados para eliminação, às suas expensas”, sendo aprovado sem alterações. A seguir, passa a discutir o artigo 6º, iniciando sua leitura: “Art. 6º Os autos judiciais e demais documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário, no exercício de funções jurisdicionais ou administrativas, considerados de valor permanente, comporão o fundo arquivístico do órgão respectivo”, igualmente aprovado sem modificações na sua redação original. O presidente do CONARQ remete, então, ao debate do artigo 7º, iniciando a exposição: “A reformatação de documentos por meio de impressão, microfilmagem ou digitalização, poderá ser efetuada desde que assegurados os efeitos legais em juízo ou fora dele. Parágrafo Único. Os documentos de valor permanente deverão ser preservados na forma de apresentação original, ou seja, não poderão ser substituídos por reformatação”. O conselheiro Marivaldo intervém e suscita dúvidas em relação ao artigo, afirmado que não existe termo explicativo em legislação e discorda da expressão “assegurados os efeitos legais”, alegando que ninguém poderá assegurar os efeitos legais dos processos. Informa que existem tribunais que digitalizam todo o acervo e entendem que podem descartar mesmo os documentos de caráter permanente, alegando que poucos juízes tem conhecimento da gravidade desses procedimentos, dizendo que para a maioria dos juizados, “processo acabado é processo morto”. O conselheiro Luis Fernando Sayão interfere no debate, argumentando que existe um problema no parágrafo único, pois, na verdade, a gestão dos objetos digitais precisaria de intervenção documentada, porquanto a migração, por exemplo, pressuporia uma intervenção, a mudança de formato ou softwares de suporte, portanto esses procedimentos precisam da referida intervenção, o que ficaria coibido por este parágrafo da forma como se apresenta. Para esta passagem, A conselheira Cynthia indaga se o dispositivo se refere somente aos documentos em papel, nesse caso faria sentido, pois não poderiam ser reformatados, dessemelhante aos digitais, onde esses procedimentos são constantes para sua própria preservação. O conselheiro André entende que em “poderá ser efetuado desde que assegurados os efeitos legais”, os documentos arquivísticos digitais são assegurados e aí depende de qual juiz analisa a prova, ele identificaria uma cadeia de trilha de auditoria, por exemplo, se fora mantida a integridade e autenticidade na reformatação, se os requisitos para reformatação estão contemplados, concluindo que o documento é íntegro ou fidedigno, e sugere, então, se inserir “garantir sua autenticidade ou integridade”, algo desse tipo visando garantir a força probatória do documento e não o aspecto legal que seria inexistente. O conselheiro Luis Sayão ressalta seu argumento anterior, reafirmando que é preciso dar outra forma ou redação, afirmando que existe uma incoerência de conteúdo e também de forma, não estando clara a redação, e indica que esse dispositivo deve sofrer um exame mais minucioso. O presidente do CONARQ pondera que o parágrafo refere-se aos documentos físicos e não digitais, ratificando que a reformatação pode ser feita, desde que garantida a integridade da informação contida no suporte, e que não hajam dúvidas a respeito do procedimento. O conselheiro Sayão diz que a redação pode estar fora de contexto. O conselheiro Marivaldo argumenta que essa questão é algo que passa ao largo dos arquivos do poder judiciário, e deveria estar inserida na lei federal de arquivos, e não nesse PL. Carlos Augusto Ditadi, membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos entende que o texto discorre a respeito de documentos digitais ou não digitais, usando-se como metodologia preventiva nunca deixar de preservar o documento original e um formato de preservação, identificando que a dificuldade do parágrafo é que a redação trata das duas situações. Argumenta que, orientado pela legislação vigente, uma alternativa, então, seria usar o ferramental disponível para identificação da integridade ou autenticidade para cada tipo de documento. O conselheiro Marivaldo lembra que a essência desse texto, que trata dos autos findos, já foi contemplada na proposta de revisão da lei 8159. As conselheiras Adelina e Beatriz lembram que para garantir a preservação dos documentos de valor permanente, é recomendável substituir a expressão “deverão” por “terão”, para serem preservados em seu suporte ou formato original, independente de passarem por processo de reformatação, ou seja, ainda que sejam reformatados deve-se preservar o original. A conselheira Maria Izabel observa que com o passar do tempo, torna-se mais imperioso preservar os originais desse processo de reformatação. Carlos Ditadi afirma que sempre quando se está falando de documento permanente, não se faz imediatamente a formatação, e sim a normalização, replicado para um outro formato, aprimorando-se a própria autenticidade e garantindo o acesso ao documento ao longo do tempo, preservando o original, portanto seriam abordagens diferentes, e opina que nesse aspecto é necessário que o texto seja o mais genérico possível. O presidente do CONARQ ratifica este posicionamento, com vistas a garantir a clareza de que a reformatação de documentos permanentes deve ser regulada por mecanismos de preservação e acesso, de acordo com as normas vigentes. Ieda pede um esclarecimento, perguntando qual seria a ideia central, se os documentos originais após migração ou reformatação não podem ser eliminados ou se a reformatação, em si, deve observar procedimentos de segurança que salvaguardem as características dos documentos arquivísticos. O conselheiro Marivaldo chama a atenção que o texto proposto é de caráter de norma geral e não específico, podendo ser consubstanciadas na própria lei de arquivos existente ou a ser construída, e não esse nível de detalhamento nesta normativa específica do Judiciário. Propõe refazer o artigo 8º, “Os autos judiciais e demais documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário somente poderão ser objeto de eliminação...” e passar como um parágrafo do 5º, que trata de eliminação, ou seja, tudo o que for ligado à eliminação de documentos ficaria restrito a um só artigo. O conselheiro Marivaldo sugere, então, que não se avance na questão do artigo 7º, ficando em suspenso. Tendo em vista o avançado das horas e como o Plenário não chegou a um consenso final em relação ao texto da Proposta de alteração do projeto de Lei de Autos Findos, o presidente do CONARQ solicita que os conselheiros encaminhem as sugestões para alteração dos artigos 7º e 8º, para a sistematização e formatação do documento pela coordenação do CONARQ, para posterior reenvio para os conselheiros de uma versão limpa. Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ passa para o último item da pauta referente à análise dos textos para compor a redação da minuta do futuro decreto que regulamentará a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro, de 1991 alterada. Em razão do tempo exíguo e pela complexidade do tema relativo à análise atenta dos documentos elaborados pela coordenação do CONARQ, o presidente do CONARQ e conselheiro André Freire propõem a realização de uma reunião extraordinária para os debates necessários. O presidente do CONARQ registra que a proposta é de se fazer uma reflexão profunda dos vários capítulos apresentados pelos documentos elaborados pela coordenação do CONARQ, ficando consensuado o agendamento de uma próxima reunião para debate deste tema. Após, discussões sobre agendamento e formalidades para a reunião extraordinária, a ser realizada em São Paulo, o presidente do CONARQ pede que os conselheiros leiam atentamente os documentos referentes ao tema encaminhados pela coordenação do CONARQ, para melhor instrução, tendo por meta as discussões na reunião extraordinária. O presidente do CONARQ solicita ao conselheiro Fernando Antonio, do Ministério do Planejamento, informações a respeito do andamento do processo referente à proposta de Projeto de Lei referente à revisão da Lei 8.159, de 08 de Janeiro de 1991, que se encontrada parado no MPOG, desde julho de 2014. O conselheiro Fernando, então, inicia sua exposição, informando ao plenário, que tomou conhecimento a respeito desse assunto, nos últimos 90 dias, e quando teve ciência a respeito, deparou-se com uma Nota Técnica elaborada pela Equipe da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação – SLTI, do MPOG, mencionando o último trecho da Nota Técnica, ainda não formalizada, qual seja: “.reafirmamos posicionamento desfavorável à aprovação do inteiro teor do anteprojeto de lei”, ou seja, a referida Nota Técnica desaprovou o Projeto de Lei referente à revisão da Lei 8.159 em seu inteiro teor. Pondera que os motivos que levaram a equipe técnica da SLTI a esta conclusão, ainda preliminar, são relacionados à sobreposição de competências e prerrogativas entre o MPOG, através do Decreto 1.094/94 do Sistema de Serviços Gerais – SISG, que alcança os órgãos civis da Administração Federal direta, das autarquias federais e fundações públicas, cujo órgão Central é a SLTI e o SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal, cujo órgão central é o Arquivo Nacional. Fernando segue em sua análise, entendendo que se deve abrir um diálogo entre as duas instituições, para resolver esses conflitos de competência, para, aí, sim, encaminhar e efetivar a conclusão do PL, evitando o desgaste administrativo e institucional de um trâmite com parecer desfavorável, tendo por objetivo buscar um entendimento pacificado da questão, sugerindo uma agenda de trabalho de nível analítico, entre os técnicos da SLTI e do Arquivo Nacional, com a supervisão dele próprio e do Secretário da SLTI. Explica, nesse sentido, que existem conceitos de logística que não são difíceis de serem dominados e existem conceitos de gestão de arquivos também não difíceis de serem compreendidos, no âmbito de um grupo de especialistas nas duas áreas, identificando, sem maiores problemas o que seriam atribuições de um ou outro, ratificando a percepção de que a burocracia de idas e vindas administrativas somente dificultaria o processo. O presidente do CONARQ afirma não haver nenhum problema nessas discussões, porque tem a plena convicção de que o Decreto do SISG é ilegal. Diz não entender por quais razões um grupo de técnicos da SLTI desrespeita o pleno do CONARQ, órgão incumbido por lei para definir a políticas públicas arquivísticas do Brasil, indicando que, pelo fato do referido decreto mencionar “comunicações administrativas e documentação”, e que isto diga respeito à gestão de documentos, considerando uma afronta ao plenário do CONARQ esta errônea concepção. Ressalta que, em relação a este assunto, já tão recorrente nas trocas de informações junto aos técnicos do MPOG, vai pedir, junto ao Ministro da Justiça, a intermediação da Advocacia Geral da União para resolução desta questão, tomando a iniciativa de se discutir, no âmbito também da Secretaria de Assuntos Legislativos, de forma definitiva a compatibilidade entre o SISG e o SIGA. Reafirma que se há conflito entre esses sistemas, que se resolva através da Advocacia Geral da União, sublinhando, novamente a sua estranheza em relação ao grupo de técnicos da SLTI ter chegado a esse tipo de conclusão. Fernando responde, dizendo que trouxe um movimento interno da SLTI, mas que nada está formalizado e que o objetivo não é engavetar o processo, e que tanto a sua opinião quanto a posição do secretário de logística é que se deve equalizar esta questão de forma célere. Indaga, ainda que, se o Conselho é um órgão superior com poderes definidos, e essa discussão é feita há anos, por que foi submetido de novo um parecer à SLTI? Declara que a equipe dele é responsável, hoje, por toda a movimentação no âmbito da secretaria, ou seja, se a SLTI ou qualquer outro representante do Ministério do Planejamento no CONARQ estava presente e participou do debate, não caberia uma nova movimentação da própria SLTI, pois o assunto já foi encaminhado. Por este motivo é que se torna fundamental, segundo Fernando, estabelecer diálogo, frisando que não caberia a emissão de um novo entendimento da SLTI, pois já houve a participação nos debates com a presença de um representante anterior da SLTI na construção dos documentos, cabendo, como opção, submeter esta ocorrência à SOF – Secretaria de Orçamento Federal e à SEGEP – Secretaria de Gestão Pública, do MPOG. O conselheiro Ivan Neves intervém, afirmando que a discussão é oportuna e a proposta de reforma da lei 8159 atinge não somente as questões ligadas à gestão da informação, mas possui capilaridade para toda a administração pública, inclusos os poderes judiciário e legislativo. Argumenta que este parecer da equipe técnica da SLTI partiu somente do poder executivo, e registra que o processo não pode simplesmente parar por uma questão administrativa menor, porquanto o projeto encaminhado teria uma magnitude muito superior e esse entrave não deve barrar o entendimento da importância conjunta desta lei para o país. A conselheira Maria Izabel registra sua indignação com esta situação, que já foi amplamente debatida com os técnicos do planejamento, mencionando, inclusive, que este PL esteve em consulta pública e o MPOG não se manifestou, declarando, novamente a sua contrariedade com a equipe técnica da SLTI, e pergunta a Fernando por que o projeto não foi enviado primeiramente para a área jurídica do MPOG, e sim para uma equipe técnica que pouco conhecem do segmento de arquivos e por qual motivo foi solicitado um parecer da SLTI, ao invés de ter sido encaminhado para o jurídico para verificação de problemas legais no texto. Fernando responde mais uma vez, o seu propósito na busca de um entendimento que, na opinião dele, em duas ou três rodadas de debates, poderá elaborar uma nova Nota Técnica da SLTI sobre o assunto. Explica, ainda, que o trâmite no Ministério do Planejamento é que, quando chega algum documento no Gabinete do Ministro ou na Secretaria Executiva, esse documento é reenviado para área do ministério que tenha envolvimento com o tema, o que nesse caso foi a questão logística. A conselheira Cynthia Roncaglio lamenta que as informações trazidas pelo conselheiro Fernando Siqueira somente tenham sido repassadas no final da presente Reunião Plenária, quando o plenário já está esvaziado, quando deveria, segundo Cynthia, terem sido transmitidas no início da reunião, até porque todos os conselheiros estavam na expectativa dessas informações. A coneselheira considera que são questões graves. Registra, que talvez seja o caso do presidente do CONARQ requerer por escrito essas informações, chamando a atenção do caminho “nebuloso” dos documentos discutidos, cenário que cria uma perturbação, uma falta de comunicação ou ruído entre os setores envolvidos, atingindo as pessoas erradas ou aquelas que não têm poder decisório. Considera estranho o fato da equipe do MPOG se posicionar contrária não só em relação ao fundo nacional de arquivos, mas, ao anteprojeto de lei em seu inteiro teor. Considera estranho esse posicionamento do MPOG, justamente porque no CONARQ existem representantes de inúmeras instituições da vários estados, tendo sido realizados debates em torno do tema e consulta pública, reunindo, inclusive, integrantes dos ministérios, dos arquivos públicos, além dos especialistas das áreas interessadas, como docentes e pesquisadores, ou seja, não foi um processo “fechado”, no “apagar das luzes”, pelo contrário, o assunto foi muito debatido. Menciona, ainda, o papel o papel da conferência nacional de arquivos, a qual levantou uma série de questões debatidas por toda a comunidade arquivística do país, ao que o CONARQ incorporou várias das propostas deliberadas por esse fórum. Nesse sentido, a conselheira Cynthia identifica dois encaminhamentos, o primeiro, já dado pelo presidente do CONARQ, que propôs uma maior aproximação com as instâncias públicas que podem interferir no processo, como a AGU e o Ministério da Justiça e, um segundo, se for o caso, não sendo resolvida a questão em outra instância, aí pensar numa comissão especial formada por técnicos da SLTI e uma comissão especial do CONARQ, tendo por objetivo discutir os pontos que não estão suficientemente esclarecidos. O conselheiro Fernando diz que o intuito da SLTI não é impedir qualquer movimento de avanço nas discussões. O presidente do CONARQ reitera que o projeto de lei em questão ultrapassa o âmbito do poder executivo e, que se há um impasse na visão de dois atos normativos a partir dos ditames do Decreto-Lei 200, este deve ser resolvido. Conclui os debates, informando que será encaminhado a todos os conselheiros expediente sobre a data e o local da reunião extraordinária para discussão exclusiva da análise dos textos para compor a redação da minuta do futuro decreto que regulamentará a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro, de 1991 alterada. Em seguida agradece a participação de todos e encerra a 81ª Reunião Plenária do CONARQ.

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