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Ata da 11ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas do dia sete de abril de mil novecentos e noventa e oito, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ,

estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Capitão-de-Fragata Wilson José da Silva, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (titular) e Heloísa Tricate, do Ministério da Administração e Reforma do Estado - MARE (titular); representantes do Poder Judiciário Federal: Maria das Graças B. Nascimento, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular) e Josiane Cury Nasser Loureiro, do Superior Tribunal de Justiça - STJ (titular); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena de Vasconcellos, da Câmara dos Deputados (titular) e Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal (titular); representantes do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Verone Gonçalves Cauville (suplente); representante dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (titular); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Maria Aparecida Rodrigues Manzan, do Arquivo Público de Uberaba (titular); Janice Gonçalves, da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba (titular) e Suely Petry, do Arquivo Histórico de Blumenau (suplente); representantes da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB: Mariza Bottino (titular) e Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representante de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense (suplente); representante de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Angela de Castro Gomes, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC (titular). Participou, também, como convidada, a Dr.ª Altair Maria Damiani Costa, Diretora do Departamento de Documentação, Jurisprudência e Divulgação do Supremo Tribunal Federal. Justificou sua ausência: Jorge Eduardo Enriquez Vivar, que foi representado por seu suplente. Justificaram ainda suas ausências Márcio Augusto Freitas de Meira, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular), por estar se desligando do cargo de Diretor do referido Arquivo; Lana Lage Gama Lima e Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de Professores Universitários de História - ANPUH (titular e suplente respectivamente), por estarem participando da 21ª Reunião da Associação Brasileira de Antropologia; Joaquim Falcão e Maria Eduarda Marques, da Fundação Roberto Marinho (titular e suplente respectivamente), por motivos de viagem; Regina Rottemberg Gouvêa, por motivo de saúde. Foi convidada para secretariar os trabalhos da 11ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, Assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR. O Presidente abriu a sessão saudando os Conselheiros e agradecendo a presença de todos em nome do Ministério da Justiça. Em seguida, informou sobre as alterações ocorridas na representação do CONARQ e deu posse aos novos Conselheiros após ter procedido a sua apresentação. Continuando, o Presidente colocou em discussão a ata da 10ª reunião do CONARQ, distribuída previamente aos Conselheiros para que tivessem tempo hábil para examiná-la. A ata foi, então, aprovada com a inclusão das alterações sugeridas pelas Conselheiras Gracinda Assucena de Vasconcellos e Mariza Bottino. Dando prosseguimento à programação agendada, e visando manter os Conselheiros recentemente designados para integrarem o CONARQ bem informados sobre as providências já tomadas pelo Conselho quanto à legislação que tramita no Congresso Nacional, a propósito do valor legal dos documentos eletrônicos, o Presidente fez um breve relato sobre a matéria, especificamente sobre o projeto do Senador Sebastião Rocha. Em seguida, passou a palavra ao Dr. José Henrique Moreira Lima Neto, Presidente da Comissão Especial designada pela Portaria nº 26, de 28-1-98, por decisão do Plenário em sua última reunião, para falar sobre o andamento dos trabalhos da Comissão, constituída com o objetivo de elaborar minuta de legislação sobre o valor legal de documentos eletrônicos. O Presidente manifestou, ainda, sua expectativa no sentido de que, já na próxima plenária do CONARQ, se possa dispor de alternativas para solução dessa matéria, que vem sendo objeto de inúmeras pressões para que seja aprovada o mais brevemente possível. Iniciando sua apresentação, o Dr. José Henrique se referiu à celeridade incomum que vem caracterizando a tramitação do projeto de lei do Senador Sebastião Rocha dentro do Congresso Nacional, o que, certamente, exigirá de nós iniciativas igualmente ágeis para que o texto desse dispositivo corresponda, tanto quanto possível, às nossas expectativas técnicas e legais. Em seguida, solicitou a colaboração dos membros do CONARQ, relativamente à obtenção de subsídios e informações complementares na área de arquivos, uma vez que, no exame do projeto de lei, os membros da Comissão Especial se dedicaram quase que exclusivamente aos aspectos jurídicos da matéria. Segundo o Dr. José Henrique, algumas questões foram objeto da preocupação especial dos integrantes da Comissão. Dentre essas preocupações foram mencionados: I - o tempo de durabilidade do suporte eletrônico, ou melhor, como garantir, no diploma legal, que os documentos passados para meios digitais durem, no mínimo, pelo mesmo prazo de prescrição estabelecido para os documentos convencionais; II - a necessidade, aprovada a lei, de ser elaborado um decreto regulamentador, uma vez que a matéria envolve muitas questões técnicas e seria impossível esgotar todos os aspectos que lhes são pertinentes num só diploma legal. Em sua opinião, o órgão indicado para fazer essa regulamentação é o CONARQ, por ter maior intimidade com a área de arquivo. Seria arriscado conceder uma tarefa dessa importância a pessoas não afetas à área; III - a abrangência do projeto de lei do Senador Sebastião Rocha, o qual, originalmente, tratava apenas de documentos digitalizados, isto é, estendia aos documentos digitalizados o efeito probante dos documentos originais submetidos ao processo de escaneamento, desde que os originais não fossem destruídos. O projeto de lei, entretanto, sofreu alterações e passou a incluir, também, os documentos produzidos originalmente em meio eletrônico. A preocupação da Comissão se justifica pelo fato de que, quando se escaneia um documento assinado, um documento no sentido formal tal como conhecemos, esse documento já preencheu todos os requisitos de legalidade, no que diz respeito a sua validade probatória, conforme dispositivos do Código de Processo Civil e do Código Civil. No que diz respeito a documentos gerados originalmente em meio eletrônico, não existe ainda um disciplinamento legal que torne possível o lançamento de uma assinatura ou de uma marca, que estabeleça uma ligação de caráter personalíssimo com a pessoa que produziu o documento. De conformidade com os Códigos já mencionados, aquele que assina um documento é considerado o autor desse documento, enquanto o que gera um documento eletrônico pode ser qualquer pessoa. O Parlamento Europeu, os Estados Unidos e outros países vêm estudando a matéria, com vistas à regulamentação da produção de documentos eletrônicos, especificamente no que diz respeito a sua autoria. É o que chamamos de assinatura digital, uma chancela personalíssima, que até o momento não conta com respaldo legal. IV - a uniformização da tecnologia. No projeto de lei não existe qualquer menção a esse respeito. Torna-se necessária, pois, a inclusão no projeto de lei, pelo menos, de alguns parâmetros que garantam a utilização uniforme dessa tecnologia em todo o território nacional. Concluindo, voltou a solicitar a colaboração de todos, especialmente a indicação de literatura sobre a durabilidade do suporte eletrônico, a sua eficácia para armazenar informações durante um espaço de tempo razoável, uma vez que a Comissão está com dificuldade de encontrar tais informações, bem como quaisquer sugestões sobre matérias que eventualmente tenham deixado de ser abordadas. O Presidente agradeceu a participação do Dr. José Henrique e se referiu, em seguida, aos fatos que antecederam à apresentação do projeto de lei do Senador Sebastião Rocha, a partir da proposta da Associação Brasileira de Direito de Informática - ABDI, apresentada por Mariza Rossi, que já foi nossa Conselheira, bem como dos sucessivos projetos e substitutivos elaborados pela ABGII e ABGA, além dos estudos técnicos e sugestões da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, sob a coordenação de Carlos Augusto Ditadi. Continuando, indagou do Dr. José Henrique se a Comissão que preside já tem alguma proposta concreta a apresentar, e qual a estimativa de prazo para a conclusão dos trabalhos, a fim de que o CONARQ possa, apesar da urgência que o caso requer intensificar as discussões sobre o assunto, o qual, além de amplo, envolve muitas nuances técnicas. A Conselheira Heloísa Tricate, concordando com essa colocação, acrescentou que o tema é bastante complexo e que, portanto, a lei não deveria entrar em detalhes técnicos, os quais deverão ser objeto de decreto regulamentador, face às alterações tecnológicas significativas que ocorrem com freqüência. O Dr. José Henrique acrescentou que este era também o pensamento da Comissão. Estabeleceu-se, então, ampla discussão sobre as matérias que deveriam ser incluídas expressamente no corpo da lei. Houve consenso no sentido de que a legislação não deveria estar amarrada à tecnologia, mas deveria estabelecer padrões, de maneira ampla, visando a garantir o acesso permanente aos registros eletrônicos. A seguir, a Conselheira Heloísa comentou que, de fato, apesar de não existir o reconhecimento da assinatura eletrônica, ela é amplamente utilizada no país. Exemplificou sua afirmação descrevendo os procedimentos bancários, onde se retira dinheiro, se pagam contas, se fazem transferências, sem que exista assinatura nenhuma. Mencionou ainda o funcionamento do Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI do Governo, que faz tudo eletronicamente: transfere, paga etc., mas no fim do dia tem que emitir uma quantidade de ordens bancárias, que recebem a assinatura de várias pessoas, as quais já não têm validade nenhuma, porque a validade está no sistema. A auditoria é feita também no sistema e não nos papéis. A área de Governo está extremamente prejudicada pela falta dessa legislação, uma vez que passa, hoje, por um alto processo de informatização e produz, ainda, um enorme volume de papéis. Reconhecendo as dificuldades do tema, julga, entretanto, que a sua regulamentação resultará em diminuição de custos, em simplificação de processos e em revisão de uma série de procedimentos governamentais. Assim, indagou, tal como já fizera o Presidente, quando a Comissão poderia oferecer propostas para solução aos problemas relativos aos documentos eletrônicos, uma vez que o Governo se vê impedido de simplificar e modernizar várias de suas ações, em função de uma legislação que não reconhece algo de fato. Prosseguindo, o Dr. José Henrique, aparteado pela Conselheira Heloísa Tricate, voltou a abordar as implicações legais da utilização dos documentos gerados em meios eletrônicos, especificamente sobre a assinatura digital. Disse, ainda, que a regulamentação desse tipo de documento exigiria uma legislação mais aprofundada e completa, o que seria impossível fazê-lo dentro de curto espaço de tempo. Sugeriu, então, que, neste momento, dever-se-ia trabalhar sobre o projeto original do Senador Sebastião Rocha, isto é, tratar apenas de documentos digitalizados. Paralelamente, o CONARQ poderia já iniciar a elaboração de um projeto sobre os documentos originalmente produzidos por meios eletrônicos. A Conselheira Heloísa manifestou-se, dizendo que não se pode mais aguardar por uma solução a médio e longo prazo. Queiramos ou não, a legislação surgirá na forma proposta, mesmo que atropele as iniciativas do CONARQ. Sugeriu que, se não formos tratar, neste momento, dos documentos originalmente eletrônicos, já se deveria constituir uma Comissão para elaborar, rapidamente, um projeto e enviá-lo a algum senador ou representante do governo. O Presidente, a propósito da discussão sobre a necessidade de se regular também a matéria relativa ao documento que já surge eletronicamente e que se constitui numa realidade incontestável, indagou do Dr. José Henrique se o ideal seria que houvesse uma legislação única, que juntasse não somente os documentos que já nascem eletronicamente com os documentos digitalizados. Nesse caso, tentaríamos avaliar, com a colaboração de nossas representantes da Câmara e do Senado, se é possível ter um substitutivo que dê conta das duas matérias, porém com mais tempo para discutir o assunto ou, já que o projeto do Senador Sebastião Rocha caminha célere, tentar ajustá-lo e, conforme sua sugestão e proposta da Conselheira Heloísa, criarmos, imediatamente, um grupo de trabalho que aprofunde os estudos sobre a matéria e elabore minuta de legislação que complemente a anterior. Como ficou evidenciado, a pressão é grande e é preciso que caminhemos para uma solução que nos permita algum tipo de controle, de forma a garantir as ações geradas a partir dos documentos eletrônicos ou digitalizadas. Nesse momento, a Conselheira Angela de Castro Gomes informou que ficara com algumas dúvidas quanto ao teor do projeto e indagou, objetivamente, se o mesmo contemplava os documentos que foram gerados não eletronicamente e apenas passados para uma base eletrônica ou se já contemplava os documentos originalmente gerados em base eletrônica. Justificou essa indagação, esclarecendo que, a resposta objetiva a essa questão seria o ponto de partida para definirmos efetivamente quais as medidas a serem tomadas pelo CONARQ. Ficou claro que os documentos gerados eletronicamente deverão receber regulamentação específica. Se esse projeto não contempla tais documentos, a estratégia será trabalhar com essa questão, separadamente, para o futuro, e que seja o mais próximo possível. Se, entretanto, o projeto já contempla os documentos eletrônicos, o CONARQ deverá empreender ações no sentido de retirar esse item do projeto e privilegiar apenas os documentos produzidos em outro suporte, preocupando-se com a permanente atualização dessas bases eletrônicas. Respondendo à Conselheira Angela, o Dr. José Henrique esclareceu, conforme já mencionara antes, que o projeto originalmente abrangeria tão somente os documentos concebidos de modo formal e depois digitalizados. Posteriormente, no entanto, foi acrescentada uma linha ao texto, que dá margem à interpretação de que os documentos gerados originalmente em meio eletrônico também estariam incluídos no projeto. A Conselheira Angela concluiu, então, que o correto seria, pois, a retirada da referida linha. O Dr. José Henrique informou que, realmente, a melhor solução e a mais responsável seria adotar-se a sugestão da Conselheira Angela, isto é, retirar-se a linha alusiva aos documentos originalmente eletrônicos e iniciar-se, imediatamente, outro projeto para regulamentar essa matéria, uma vez que as duas situações são completamente diferentes. A Conselheira Heloísa Tricate sugeriu, então, que, da exposição de motivos que encaminhará a questão, deverá constar uma justificativa substancial do pedido de retirada do item que trata dos documentos eletronicamente gerados, uma vez que exigem normalização completamente diferente daquela que regula os documentos digitalizados, e que o CONARQ estará enviando, brevemente, o disciplinamento dessa matéria. Continuando, a Conselheira Heloísa sugeriu, ainda, que o referido disciplinamento deveria ser iniciado pela produção do documento, sua classificação e temporalidade, incluindo também alguns padrões a serem observados. O Dr. José Henrique solicitou, novamente, a colaboração de todos no sentido de que lhes sejam enviados, com urgência, subsídios na área técnica de arquivos. Em seguida, a Conselheira Mariza Bottino discorreu sobre a importância do estabelecimento, na legislação, de critérios que permitam a realização de perícias nos documentos eletrônicos, a exemplo do que se faz em relação aos documentos convencionais, utilizando-se da diplomática para verificar a sua validade e autenticidade. Continuando, o Presidente do CONARQ deu a palavra a Carlos Augusto Ditadi, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, para comentar o assunto. Iniciando, o Sr. Carlos Augusto fez um breve histórico do projeto de lei do senador Sebastião Rocha. A propósito das opiniões emitidas até então, concordou que o projeto não pode estar atrelado a tecnologias do momento, mas que há conceitos básicos com os quais se pode trabalhar. E continuou. Quando se trata de documentação de entidade pública, independente de qualquer meio, tem que se dar confiabilidade, autenticidade, segurança e permanente acesso aos sistemas, procedimentos e propostas. Estes são pilares básicos. A questão é que, a rigor, o registro eletrônico prescinde, no seu processamento, do caráter da confiabilidade e da autenticidade. Tudo irá depender da minha necessidade de, ao trabalhar com determinado dado, em querer ou não que aquela fonte seja confiável e autêntica. Esse é um trabalho da diplomática que vem sendo feito pela Sr.ª Luciana Duranti para o Departamento de Defesa dos Estados Unidos, que busca definir quais são os atributos de valor metodológicos, e não técnicos, que se pode dar ao documento eletrônico para que ele apresente o aspecto da confiabilidade e da autenticidade. Seu trabalho tem por objetivo implantar no Governo Federal Americano a diplomática eletrônica. O registro eletrônico tem dois componentes: o registro em si e o registro sobre o registro; são chamados de metadados, que são a indicação de como os dados foram gerados para que o soft adotado possa lê-los. Há, ainda, outro atributo de valor que não existe, naturalmente, no meio eletrônico. Chama-se profile. São os atributos que se coloca sobre como o documento foi gerado, sua tramitação, números recebidos, datas em que foi produzido, transmitido e, principalmente, recebido. Segundo Luciana Duranti, um documento eletrônico só pode ser aceito como válido se for recebido. Enquanto uma mensagem está no microcomputador ela não é considerada um documento; ela é um registro. No momento em que se tramite a mensagem e quem recebe acusa o recebimento, acrescenta-se um dado a mais ao registro sobre o qual quem transmitiu a mensagem não tem controle. Para ilustrar, citou como exemplo a declaração de imposto de renda. Quando se transmite à Receita Federal uma declaração, esta, por sua vez, transmite de volta um número de recebimento. Se esse número for passado para o registro, aí sim, o documento ganhará um atributo de valor. Continuou sua exposição dizendo que, conforme o nosso Código Civil, as provas são obtidas por meios lícitos. Assim, uma questão importante a considerar é que independente da própria lei, há possibilidade de se estabelecer um valor legal sobre a matéria. Citou novamente a Receita Federal que, em breve, irá abolir a nota fiscal emitida manualmente, que passará a ser on line. Com isso, a Receita Federal evitará muitas fraudes, não por se utilizar o computador para imprimir as notas, mas pelo fato de que essa impressão será feita de forma conjunta com o sistema da Receita Federal, que vai chancelar a emissão dessas notas fiscais. Na verdade, esse novo procedimento decorrerá da relação que o usuário estabelecerá com a Receita Federal. As pessoas, entretanto, não devem pensar que, independentemente de qualquer tipo de lei, possamos produzir documentos no nosso microcomputador. Podemos produzir apenas registros. Produzir documentos é outra coisa. A grande questão é se estabelecer a diferença entre documento eletrônico e registro eletrônico. Essa é uma discussão que deve ser levada a fundo para que se possa identificar, com clareza, quais os atributos que devem ser colocados nos registros, de forma a permitir auditar a fonte que gerou esses registros. Esses atributos são tanto os metadados como os chamados profiles, que, como já observamos, não estão necessariamente no documento eletrônico. Exemplificou, para facilitar a compreensão de todos, com a microfilmagem de uma documentação. Caso surja alguma dúvida sobre a documentação microfilmada de uma instituição, pode-se fazer uma auditoria na referida instituição para conhecer quais os procedimentos administrativos por ela adotados, saber se tais procedimentos realmente geram aqueles tipos de documentos, tal como estão apresentados no microfilme. O microfilme, como tudo, também não tem valor legal absoluto. Se, por exemplo, for verificado que num conjunto microfilmado está faltando alguma série documental, ou se falta um documento, ou, ainda, se foi constatada a mudança de letras ou de padrões, pode-se auditar a instituição. Consultados seus arquivos, e supondo que neles seja encontrada uma nota de compra, onde fica evidenciado que a instituição passou a utilizar os serviços de outra gráfica para imprimir seus formulários, as alterações observadas são justificadas. O mesmo se aplica aos documentos eletrônicos, relativamente aos profiles, que, como já foi mencionado, não estão no documento eletrônico. São colocados nele. Trata-se, pois, de uma questão de metodologia e conceito, e não de uma questão técnica, como fundamento da confiabilidade, autenticidade e segurança. Falou, em seguida, da inclusão, no projeto de lei, por sugestão da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, do conceito de gestão de documentos, uma vez que, como vimos, a questão não está restrita apenas à digitalização de documentos. Essa digitalização tem que estar subordinada a um disciplinamento interno de trabalho para atribuir valor ao procedimento, isto é, para que se possa auditar o que foi feito, quem fez, como fez e quando fez. Esse disciplinamento visa, ainda, uniformizar a informação eletrônica e estabelecer os parâmetros de segurança dos sistemas eletrônicos. Em seguida, informou que iria distribuir uma relação de endereços eletrônicos de instituições, onde os Conselheiros poderiam obter referências técnicas sobre documentos eletrônicos. A propósito, mencionou que o Conselho Internacional de Arquivos - CIA produziu, por intermédio de seu Comitê de Documentos Eletrônicos, três publicações sobre a matéria, as quais estão disponíveis, completas, na Internet. Dentre elas, destacou o Manual para Administração de Registros Eletrônicos, que trata o assunto sob o ponto de vista arquivístico, isto é, da gestão de documentos. Não aborda softwares ou hardwares. Preocupa-se só com o conceito do trabalho. Se adotarmos essa postura, mesmo sem que exista uma lei, estaremos dando um caráter mais lícito ao registro eletrônico. Insistiu que as instituições devem ter uma metodologia de trabalho bem definida relativamente à produção, tramitação e arquivamento de seus documentos. Quanto à conservação, a questão é mais complicada no que se refere à confiabilidade e a autenticidade, uma vez que envolve a migração. Como se sabe num processo de migração, altera-se o original. Pergunta-se, então, como fica o valor testemunhal de quem produziu determinado original? O produtor poderá alegar que não fez o documento tal qual se apresenta após o processo de migração. Assim, a migração, isto é, a transferência de um suporte para outro, tem que ser um processo legal. Luciana Duranti também trata do assunto. Sugere que, a nível de Governo, toda transferência de mídia seja auditada por outra instância do próprio Governo, isto é, que haja um testemunho, um "de acordo" quanto aos meios utilizados, uma vez que toda transferência de mídia altera o original. Assim, a questão da preservação está resolvida apenas em parte. O Presidente perguntou se os textos de Luciana Duranti, especialista em diplomática de documentos contemporâneos, estavam disponíveis na Internet. O Sr. Carlos Augusto respondeu afirmativamente e que o endereço dela estava na lista de referências técnicas, que seria distribuída. Concluindo, o Sr. Carlos Augusto informou que o Arquivo Nacional Americano e a NASA estavam trabalhando na preparação de uma norma ISO de padronização de arquivo, com o objetivo de utilizar uma só linguagem na documentação convencional e eletrônica. Nesse momento, preocupada com a aproximação da hora do almoço, a Conselheira Angela pediu a palavra para fazer uma intervenção. Tendo presente a complexidade do assunto, disse que talvez se pudesse pensar em sugestões e proposições a partir de três pontos: 1- como agir em relação ao projeto de lei tal como ele está, no lugar que ele está ? O que nós deveríamos postular em relação a esse projeto de lei? 2- Como agir em relação a sua regulamentação, no caso de se transformar em lei? Poderia o CONARQ participar da regulamentação dessa lei? 3- Como agir em relação à proposição de um novo projeto de lei destinado especificamente à questão de documentos gerados eletronicamente. Em sua opinião, tais questões talvez pudessem ser respondidas, se fossem criadas comissões integradas por pessoas efetivamente conhecedoras das áreas envolvidas, isto é, arquivistas, juristas e técnicos de informática. O que se deseja é que as Comissões sejam diferenciadas e que a interlocução entre seus membros seja produtiva. O Presidente tomou a palavra para fazer uma síntese das proposições apresentadas. O primeiro ponto seria retirar do projeto de lei o "aposto" colocado no § 2º do art. 1º, que pode dar uma interpretação equivocada; um segundo ponto seria que a regulamentação preconizada no projeto de lei fosse elaborada a partir de sugestões discutidas no CONARQ, a exemplo do que ocorreu em relação à legislação do microfilme, que também trata de migração de suportes - do papel para o filme. O terceiro ponto seria a adoção da proposta da Conselheira Heloísa Tricate em consonância com a do Dr. José Henrique, no sentido de se constituir, de imediato, um grupo de trabalho ou uma Comissão para discutir a questão dos documentos já produzidos eletronicamente, com todos os mecanismos, parâmetros e ou diretrizes, conforme sugere Luciana Duranti, que identifiquem a proveniência e a autenticidade da chegada da informação, a qual deve ser agregada ao documento eletrônico. Em seguida, a Conselheira Heloísa Tricate indagou sobre a intencionalidade de se abranger os registros eletrônicos quando foi feita a alteração no projeto inicial. A matéria foi amplamente discutida, após o que o Presidente retomou a palavra dizendo que parecia haver consenso no sentido de que a atual Comissão, presidida pelo Dr. José Henrique, deveria orientar seus trabalhos, contemplando a filosofia do projeto original, isto é, tratar apenas dos documentos digitalizados. A Conselheira Heloísa Tricate perguntou, então, qual seria o procedimento do CONARQ após esse trabalho. O Presidente respondeu que o trabalho produzido pela Comissão seria encaminhado, como proposta de substitutivo alternativo ao projeto de lei do senador Sebastião Rocha, a alguns senadores que têm sido nossos aliados, como por exemplo, o Senador Lúcio Alcântara. Poderíamos, ainda, voltar a conversar com o próprio Senador Sebastião Rocha, enfim, usarmos vários caminhos de aproximação com tantos quantos estão de alguma forma interessados no assunto. Outro ponto seria a inclusão, no substitutivo que está sendo elaborado pela Comissão, de dispositivo mencionando que caberá ao CONARQ, que já tem um fórum de representações dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, de instâncias estaduais e municipais, propor a regulamentação a ser encaminhada às autoridades competentes do executivo para trâmite e posterior sanção do Presidente da República. Assim, ficaríamos com o controle da situação, já que a matéria trata de gestão de documentos. A proposta seguinte seria criarmos, urgentemente, uma Comissão Especial, para se debruçar sobre a questão dos registros eletrônicos. O Presidente indagou, então, do Plenário se todos estavam de acordo com essas três proposições. Como nada foi objetado, foram consideradas aprovadas. A Conselheira Heloísa Tricate, a propósito da terceira proposição, indagou se, em vez de se criar uma outra Comissão, não seria mais interessante ampliar a Comissão já existente. Ela encerraria seu trabalho com a apresentação do substitutivo, suas respectivas justificativas e demais formalidades. Em seguida, prosseguiria seus trabalhos, só que agregando outros profissionais. A Conselheira Gracinda lembrou que já existe à Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos e que, portanto, a seu juízo, não se justificaria a existência de mais uma Comissão. O Presidente informou que, por se tratar de uma questão pontual, seria mais apropriado que os trabalhos fossem realizados por uma Comissão Especial: ou se criaria uma nova Comissão, ou se ampliaria a já existente. Findos os seus trabalhos, se agregariam profissionais ligados às áreas de arquivo, de informática e outras julgadas necessárias. Continuando, o Presidente perguntou ao Dr. José Henrique se teria alguma previsão de tempo para que sua Comissão concluísse a proposta de substitutivo. O Dr. José Henrique informou que o trabalho estaria concluído, no máximo, dentro de 30 dias, aproximadamente no final do mês de maio. O Presidente deu, então, por aprovadas às três proposições apresentadas. Agradeceu a participação do Dr. José Henrique, que forneceu o seu endereço e voltou a solicitar subsídios e informações sobre o assunto, uma vez que a Comissão está encontrando dificuldades nesse sentido. Prosseguindo, o Presidente propôs deixar o item 4 da agenda para ser abordado na parte da tarde, tendo presente o avançado da hora. Havendo a concordância de todos, passou a palavra à Conselheira Josiane para falar sobre o programa do Fórum Nacional sobre Arquivos do Poder Judiciário. Iniciou sua exposição, informando que tanto a programação quanto as datas de 18 a 20 de maio já estavam definidas. Algumas sugestões propostas na última reunião do CONARQ não puderam ser atendidas, como a inclusão do tema gestão de documentos, que será objeto de um curso específico, patrocinado pelo próprio Centro de Estudos Judiciários, a ser realizado após o Fórum. Discorreu, em seguida, sobre a programação.Quanto ao Painel sobre Diagnóstico dos Arquivos do Poder Judiciário Federal, informou que, antes do Fórum, o Tribunal Superior do Trabalho estava pretendendo realizar um encontro com as suas regionais, objetivando elaborar um diagnóstico geral da Justiça do Trabalho. Alguns nomes deixaram de constar deste programa, embora aparecessem no anterior, devido a impossibilidade de participarem do evento em razão de outros compromissos. Concluída a exposição da Conselheira Josiane, o Presidente pediu que os demais Conselheiros colaborassem na divulgação do Fórum. A Conselheira Maria Odila sugeriu que se encaminhassem informações sobre o evento para o CPDOC e SBPC, que dispõem de jornais eletrônicos bastante ágeis para divulgação de eventos, bem como para a Associação Nacional de Pesquisadores da Ciência da Informação. Prosseguindo, o Presidente passou para o item seis da agenda - Exame e discussão de proposta de criação das Câmaras Técnicas de Arquivos Municipais e de Arquivos Judiciários. Antes de dar a palavra aos responsáveis pela matéria, fez um breve histórico sobre as razões que motivaram a proposta de criação dessas Câmaras Técnicas. Mencionou, em primeiro lugar, o Fórum dos Arquivos Públicos Estaduais, realizado em dezembro de 1997, em São Paulo, oportunidade em que a Profª. Daíse Apparecida Oliveira, presidente do Fórum de Arquivos Municipais, propôs a criação de um grupo de trabalho para não só estudar os problemas dos arquivos municipais já existentes, como estimular a sua criação nos municípios que ainda não contam com esse tipo de instituição. O assunto é também objeto das preocupações da direção do CONARQ e de seus Conselheiros, tanto que esta Presidência já encomendara à Profª. Helena Corrêa Machado uma cartilha a ser encaminhada aos Prefeitos, oferecendo subsídios legais e técnicos necessários à criação e organização dos arquivos municipais. Assim, como a competência para criar Câmaras Técnicas é do Plenário do CONARQ, o Presidente acolheu a sugestão do Fórum do Arquivo Municipais e criou, pela Portaria nº 27, de 3.3.98, o Grupo de Trabalho para tratar da matéria, até que a criação de uma Câmara Técnica fosse submetida e analisada pelo CONARQ. Em seguida, falou da preocupação com os arquivos do Judiciário, que funcionam isoladamente, sem qualquer tipo de intercâmbio entre os Tribunais. Mencionou o encontro havido em Brasília, com representantes de todos os Tribunais, do qual resultou a realização do Fórum Nacional sobre Arquivos do Poder Judiciário, no próximo mês de maio, cuja programação acabou de ser relatada pela Conselheira Josiane Loureiro. Isto posto, o Presidente passou a palavra à Conselheira Eliana Mendonça, que preside o Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais, para informar sobre as ações por ele já desenvolvidas. Iniciou seu relato, informando que o Grupo foi instalado no dia 12 de março de 1998, e que, após uma discussão ampla sobre os problemas mais visíveis dos arquivos municipais, optou-se pela realização de um diagnóstico para conhecer a situação real desses arquivos. Nesse sentido, a Presidente do Grupo informou ter remetido correspondência aos diretores dos arquivos estaduais, solicitando algumas informações, tais como: se existem arquivos municipais no seu Estado; se esses arquivos foram criados por lei e, nesse caso, se poderia encaminhar cópia dessa lei ao Grupo de Trabalho; na possibilidade de se criar um projeto-piloto, quais os arquivos municipais estariam aptos a integrar esse projeto. Surpresa com o índice de respostas informou que o Ceará, Rio Grande do Norte, Bahia, Minas Gerais, Paraná, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Mato Grosso e Alagoas já haviam se pronunciado. Manifestou sua expectativa de que os demais arquivos estaduais também respondam às questões, para que se possa concluir o diagnóstico programado e estabelecer as estratégias a serem adotadas quanto à institucionalização e implementação de programas de gestão de documentos, bem como de recursos para esse fim. Julga interessante a criação de uma Câmara Técnica não agora, porém, mais adiante, já que estão pretendendo, paralelamente à divulgação da cartilha ora em elaboração, criar uma rede-arquivo, a exemplo da rede-escola, para viabilizar a disseminação de informações sobre a importância da documentação municipal e sua organização, não só para a administração do município como também para os cidadãos que nele vivem. Examinou-se, ainda, nesta primeira reunião do Grupo de Trabalho, a possibilidade de serem criados pólos de treinamento de ensino à distância e outras providências que deverão ser estabelecidas após a conclusão do diagnóstico. Ao concluir sua exposição, informou que o Grupo de Trabalho consolidará suas proposições no relatório final que será apresentado ao CONARQ, uma vez expirado o prazo para conclusão de sua missão, nos termos previstos na Portaria nº 27/98, que criou o Grupo de Trabalho. A Conselheira Heloísa Tricate sugeriu que a criação da Câmara Técnica de Arquivos Municipais poderia ser objeto de uma proposição bem fundamentada do Grupo, como parte integrante de seu relatório final. A propósito da criação das duas Câmaras Técnicas, a Conselheira Gracinda comentou que, desde o início dos trabalhos do CONARQ, as Câmaras Técnicas eram temáticas e que agora estão sendo propostas Câmaras Setoriais para os Arquivos Municipais e para os Arquivos do Judiciário. Em sua opinião, deve ser estabelecido um critério sobre essa questão, a fim de serem evitados conflitos entre as Câmaras temáticas e as setoriais, qual seja, por tipo de instituição. A Conselheira Heloísa Tricate julga que se o escopo de cada Câmara e as competências de cada uma forem bem definidas elas poderão coexistir. Haverá inclusive, momentos, em que uma pessoa poderá participar de mais de uma Câmara. A seguir, o Presidente passou a palavra à Dr.ª Altair Damiani Costa, do Supremo Tribunal Federal, que informou estar presente nesta reunião do CONARQ, em razão das discussões ocorridas na reunião passada a respeito da criação do sistema de arquivos do Poder Judiciário, uma vez que tinha grande interesse nessa matéria. Inicialmente, formulou as seguintes questões: o que seria, na realidade, um sistema nacional de arquivos do Poder Judiciário? Qual seria a finalidade desse sistema de arquivos? Qual o interesse em se estabelecer um sistema nacional de arquivos do Poder Judiciário? O Presidente prestou, então, amplos esclarecimentos sobre essas questões, a partir dos dispositivos da Lei nº 8.159/91, especificamente do Capítulo IV, que trata da organização e administração de instituições arquivísticas públicas, e do § 1º do art. 12 do Decreto nº 1.173/94, estabelecendo que, quando organizados sistemicamente, os arquivos indicados no caput do artigo 12, entre eles os do Poder Judiciário Federal, passam a integrar o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, por intermédio de seus órgãos centrais. O Presidente, visando dirimir as dúvidas levantadas pela Dr.ª Altair, ilustrou seu relato com exemplos objetivos sobre o funcionamento de sistemas em outras instâncias, como o do Poder Legislativo Federal, em fase de estudos, que inclui a Câmara dos Deputados, o Senado Federal, o Congresso Nacional e o Tribunal de Contas da União, e dos estados que, em alguns casos, congregam tanto os arquivos do Executivo, do Legislativo como os do Judiciário, e que já conseguiram equacionar a questão, sistemicamente, uma vez que a organização sistêmica permite uma administração compartilhada, sem subordinação hierárquica, mantendo-se a autonomia dos diversos Poderes e instâncias. O Presidente concordou com a Dr.ª Altair que a estrutura do Poder Judiciário é bastante complexa. Daí a importância de serem ampliados os debates nesse sentido, para que se busque e se encontre um caminho eficaz para a solução dos problemas dos arquivos do Judiciário. Em seguida, a Dr.ª Altair lembrou que no Poder Executivo Federal existem leis específicas delegando ao Arquivo Nacional a gestão documental. No Poder Judiciário, segundo lhe parece, a iniciativa de criação de um sistema próprio deveria partir do Supremo Tribunal Federal. No seu modo de ver, o CONARQ não seria o fórum adequado para tratar dessa questão, uma vez que se configuraria uma ingerência do Poder Executivo no Poder Judiciário, considerando que o CONARQ integra o Poder Executivo. Entretanto, acrescentou que o Judiciário poderia buscar, tanto no Conselho como no Arquivo Nacional, toda a orientação necessária para o desenvolvimento de seus trabalhos. O Presidente indagou, então da Dr.ª Altair se julgava conveniente e oportuna a participação do CONARQ no Grupo de Trabalho que se instalara em Brasília. A Dr.ª Altair respondeu que a Coordenação de Arquivo do Supremo Tribunal Federal encontrava-se ainda em fase de instalação. Assim, as discussões sobre o sistema de arquivos do Poder Judiciário serão desenvolvidas, de início, de forma lenta, uma vez que o grupo deverá absorver diretrizes e procedimentos, modelo do código de classificação e da tabela de temporalidade aprovados pelo CONARQ, procedendo, é claro, às adaptações necessárias a sua aplicação. Os resultados desses trabalhos seriam trazidos ao CONARQ, especialmente aqueles que se referem aos processos judiciários, para colher subsídios de pessoas experientes. A Conselheira Gracinda, solidarizando-se com as preocupações da Dr.ª Altair e visando contribuir com sua experiência à frente da Coordenação de Arquivos da Câmara dos Deputados, prestou breve depoimento sobre as ações empreendidas para a implementação de seu sistema de arquivos. Ressaltou a importância de programas de sensibilização a serem desenvolvidos, com vistas à conscientização dos diferentes braços que integram o Poder Judiciário sobre a situação de seus arquivos e que, somente após esse diagnóstico, seria possível pensar-se na criação do sistema ou sistemas de arquivos do Poder Judiciário. Na sua opinião, não há como dispensar a assistência técnica do Arquivo Nacional e do CONARQ. Prosseguindo, falou, ainda, dos trabalhos que deverão ser iniciados no sentido de que também seja criado o sistema de arquivos do Poder Legislativo, que, como, aliás, já foi dito pelo Presidente, deverá ser integrado pelos arquivos da Câmara, do Senado, do Congresso Nacional e do Tribunal de Contas da União. Informou a Conselheira que tinha, também, o maior interesse de que o Legislativo dos estados e dos municípios também participassem desse trabalho e que, nesse sentido, a Câmara dos Deputados estava oferecendo estágio para funcionários de assembléias estaduais. Voltando à questão da criação do sistema do Poder Judiciário, o Presidente concordou que, tanto a autonomia dos Poderes como a autonomia federativa têm que ser respeitadas, e que o objetivo do sistema, que não é um órgão, é integrar parceiros e operacionalizar procedimentos de interesse comum. Após os acalorados debates sobre a implementação do sistema ou sistemas de arquivos do Poder Judiciário, assunto que ainda será objeto de aprofundamento, o Presidente voltou a colocar em discussão a proposta de criação das novas Câmaras Técnicas, mais especificamente a dos arquivos do Poder Judiciário, uma vez que já se havia chegado a um consenso sobre o adiamento da criação de Câmara de Arquivos Municipais, até que se expirasse o prazo de 180 dias conferido ao Grupo de Trabalho, constituído para apresentar um projeto de implementação e funcionamento de arquivos municipais. Findo esse prazo, se julgado oportuno, o Grupo de Trabalho poderia, então, propor a criação de um fórum permanente para dar prosseguimento aos seus trabalhos. Examinadas as justificativas apresentadas pelo Grupo, o Plenário do CONARQ poderá deliberar, então, sobre a criação de uma Câmara Técnica Setorial específica para os Arquivos Municipais. A Conselheira Janice manifestou sua preocupação com a situação dos arquivos públicos municipais, afirmando que qualquer iniciativa para aprimorar a sua atuação é válida e importante. Aproveitou a oportunidade para comunicar que o Arquivo Público Municipal de Indaiatuba estará promovendo, de 21 a 23 de agosto de 1998, o I Encontro de Arquivos Públicos Municipais Paulistas, cujo objetivo é reunir profissionais que atuam em arquivos públicos de municípios paulistas, com o intuito de tornar conhecido o trabalho desenvolvido nestas instituições, bem como proporcionar o compartilhamento de experiências. O Encontro será uma reunião de trabalho, ocasião em que serão analisados os resultados do questionário previamente distribuído, com o objetivo de coletar dados sobre a situação atual de cada arquivo municipal, conhecer seus problemas e dificuldades, e encontrar soluções conjuntas. O Presidente voltou à pauta programada, visando obter uma definição do Plenário sobre a questão do Poder Judiciário que ficara em aberto. Reportando-se à existência, em Brasília, de um grupo de representantes dos diversos Tribunais que vêm trabalhando juntos, indagou se caberia ao CONARQ avaliar a pertinência da criação de um grupo de trabalho formal, no âmbito do CONARQ, a exemplo do que ocorreu em relação aos arquivos municipais, ou se esse grupo seria criado no Supremo Tribunal Federal, conforme já sugerira a Dr.ª Altair, ou, ainda, se dever-se-ia criar, já uma Câmara Técnica Setorial de Arquivos do Poder Judiciário. Seguiu-se uma longa discussão, com destaque para os seguintes aspectos da questão: a coexistência de Câmaras Técnicas temáticas e Câmaras Técnicas setoriais para tratar de universos específicos, como a de Arquivos Municipais e de Arquivos do Poder Judiciário, e a interação que deve presidir o desenvolvimento de suas atividades; as características do trabalho normativo do CONARQ, como órgão central do SINAR, sem ingerência na autonomia dos Poderes e das instâncias governamentais, uma vez que esses segmentos têm representação no CONARQ, com plenos direitos de opinião e voto; a legitimidade das diretrizes e normas aprovadas pelo Plenário do CONARQ, a abrangência e obrigatoriedade de sua aplicação. A Conselheira Maria Odila, diante das intervenções calorosas das Conselheiras Gracinda de Vasconcellos, Angela de Castro Gomes, Aparecida Manzan, Eliana Mendonça, Verone Cauville, Janice Gonçalves e Heloísa Tricate, e da Dr.ª Altair, disse que, na sua opinião, algumas dúvidas levantadas nas discussões, tinham raízes na própria representatividade do CONARQ, isto é, existe um número maior de representantes do Poder Executivo e da esfera federal. Talvez essa matéria pudesse ser objeto de discussão em outra oportunidade, mesmo porque a criação do CONARQ é ainda recente e existem muitos problemas na área de arquivos, cuja solução merece prioridade. Deixou claro que seu comentário não deveria ser compreendido como uma crítica, mas como uma contribuição para se compreender que o trabalho de cooperação do CONARQ seria mais fácil de ser aceito e visualizado se houvesse maior equilíbrio na representação em relação aos três Poderes e às esferas federal, estadual e municipal. A propósito das questões levantadas, o Presidente esclareceu que a Lei nº 8.159/91, o Decreto nº 1.173/94 e demais decretos que regulamentam a Lei de Arquivo, pela sua natureza, embora assinados pelo Presidente da República, atingem outros Poderes e outras instâncias, tornando, portanto, obrigatórios os seus dispositivos. Quanto às Resoluções do CONARQ, são diretrizes e recomendações do Plenário que, conforme determina a própria Lei nº 8.159/91, cada Poder, cada instância, cada unidade da federação tem que fazer a apropriação dessas diretrizes, adaptá-las e consolidá-las numa norma própria para que se aplique em seu âmbito de atuação. Esperando que sua intervenção tenha esclarecido as questões apresentadas, suspendeu a sessão para o almoço. Às 14 horas o Presidente reabriu a sessão, retomando o assunto da criação de Câmara Técnica de Arquivos do Poder Judiciário para que o Plenário, apesar das discussões que suscitou, se manifestasse conclusivamente sobre a matéria. Indagou, então, objetivamente, se deveria ser criada a Câmara Técnica. A Conselheira Heloísa Tricate, apoiada pela Dr.ª Altair, respondeu que, interpretando as posições manifestadas durante a parte da manhã, a Câmara não deveria ser criada, com o que todos concordaram. Prosseguindo, o Presidente solicitou o pronunciamento dos representantes do Poder Judiciário sobre a pertinência ou não de se criar, no âmbito do CONARQ, um grupo de trabalho a exemplo do que ocorrera em relação aos arquivos municipais. A Dr.ª Altair opinou no sentido de que se deveria adiar uma decisão dessa importância para mais adiante, até que o grupo de Brasília, recentemente constituído, tivesse acumulado mais experiência, bem como se aguardasse pelas conclusões do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário, a ser realizado no próximo mês de maio. Resumindo, a decisão de criação de ambas as Câmaras Técnicas, constantes do item 6 da agenda desta reunião, foi adiada: a de Arquivos Municipais aguardaria as conclusões e proposições do Grupo de Trabalho, criado pela Portaria nº 27, de 3.3.98 e a de Arquivos do Poder Judiciário aguardaria o sinal do grupo de Brasília e/ou pelas recomendações do Fórum Nacional de Arquivos do Poder Judiciário. Em seguida, o Presidente reportou-se a alguns itens da agenda da reunião para prestar algumas informações. Inicialmente, recordou que, no ano passado, foi encaminhado à Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, documento para atualização da NBR - 10519, referente aos critérios de avaliação de documentos de arquivo, preparado pela Câmara Técnica de Avaliação de Documentos. Esta colaboração do CONARQ foi acolhida pela ABNT, que constituiu um grupo de trabalho, do qual participam, representando o CONARQ, Verone Gonçalves Cauville e Marilena Leite Paes, a qual acrescentou algumas informações. Disse que, durante a primeira reunião do grupo, ocorrida em São Paulo, verificou-se existir também uma norma, a de nº 9.578, sobre terminologia arquivística, que está igualmente a merecer revisão e atualização. Assim, o Dr. Gregório Robles Navas, Superintendente do CB - 14, Comitê da ABNT, ao qual está vinculada a área de documentação, sugeriu que o mesmo grupo procedesse à revisão da referida norma. Em prosseguimento, o Presidente informou sobre a criação de um grupo de trabalho criado no Arquivo Nacional, com a finalidade de examinar e cotejar as diferentes traduções da Norma Internacional de Descrição Arquivística - ISAD(G), bem como elaborar versão em português pertinente à realidade arquivística brasileira. O grupo de trabalho vem realizando inúmeras reuniões técnicas e os resultados dessas reuniões serão apresentados, para ampla discussão, no Workshop programado para o dia 28 próximo, e para o qual foram convidados representantes de arquivos públicos, de instituições privadas e de universidades. As sugestões e proposições que forem apresentadas nesse evento serão estudadas cuidadosamente pelo grupo de trabalho e incorporadas ao texto, o qual voltará a ser discutido no Workshop que ocorrerá durante o XII Congresso Brasileiro de Arquivologia, a ser realizado em João Pessoa, Paraíba, de 15 a 19 de junho. Concluída essa fase de discussões, o grupo de trabalho se dedicará à preparação do texto final a ser encaminhado ao Conselho Internacional de Arquivos - CIA, como proposta do Brasil. Durante o próximo Congresso Internacional, a ser realizado em Sevilha, no ano 2.000, essa norma deverá ser consagrada e aprovada, visando incrementar o intercâmbio de informações entre todas as nações. Cumprindo o último item da agenda, o Presidente colocou em pauta a discussão da nova versão da minuta de decreto que regulamenta os Capítulos II e III da Lei nº 8.159/91, fazendo uma síntese sobre a matéria, a partir da apresentação da primeira versão do decreto, aprovada pelos Conselheiros, em 4.9.97, na nona reunião do Plenário do CONARQ e encaminhada, por exposição de motivos, ao Ministro da Justiça que, por sua vez, remeteu à Consultoria Jurídica do Ministério para exame da matéria. Esse expediente permaneceu por um bom tempo na Consultoria e, finalmente, foi restituído ao CONARQ com sugestões do Assistente Jurídico, Gustavo Henrique Ribeiro de Melo, as quais foram apresentadas e amplamente discutidas na décima reunião do CONARQ, realizada em 4.12.97, quando foram igualmente sugeridas novas proposições. Naquela oportunidade decidiu-se que o Presidente do CONARQ marcaria um encontro com o Assistente Jurídico do Ministério da Justiça, Dr. Gustavo Henrique e com a Sr.ª Ivete Lund, Secretária de Assuntos Legislativos, para discutirem as sugestões apresentadas pelos Conselheiros, esclarecendo os pontos de divergência e buscando um entendimento relativamente ao texto. E o Presidente continuou seu relato. Esse encontro foi realizado, e a partir dos entendimentos mantidos naquela oportunidade, em conjunto com a Assessora Jurídica do Arquivo Nacional, Dr.ª Eliana Mattar, com Maria Izabel de Oliveira e Marilena Leite Paes, para não ter que constituir uma nova Comissão, trabalhou-se as sugestões e propostas num novo texto, com base na versão anterior, o qual foi submetido na presente reunião à consideração dos Conselheiros. O Presidente anunciou que, como de hábito, procederia à leitura da nova minuta de decreto, cotejando-a com a versão anterior, já transcrita na ata da nona reunião. Para facilitar esse confronto, a Coordenação do CONARQ, encaminhara previamente aos Conselheiros os dois textos que foram examinados a seguir. Assim, deu início à leitura comparativa, tomando por base a versão anterior. O art. 1º e seu parágrafo único não sofreram nenhuma alteração. O art. 2º também foi mantido. O parágrafo único foi transformado em parágrafo 1º e o art. 3º foi transformado, com apenas mudança de forma, em parágrafo 2º. Substituindo o art. 3º que se transformou em parágrafo, foi introduzido na nova versão o seguinte texto: "Art. 3º - Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência, por serem inalienáveis e imprescritíveis, conforme disposto no art. 10 da Lei nº 8.159/91.§ 1º - O recolhimento de que trata o caput deste artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização. § 2º - Para efeito do disposto neste artigo, as empresas desestatizadas, as concessionárias ou as permissionárias providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico. § 3º - Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no parágrafo anterior enquanto necessários ao desempenho de suas atividades". Essa matéria foi amplamente discutida por vários Conselheiros. Esclarecidas todas as dúvidas foi aprovada com a forma proposta. O art. 4º após breve discussão teve sua redação alterada para "Art. 4º - Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas podem ser declarados, no todo ou em parte, como de interesse público e social; seu parágrafo único não sofreu alteração. O art. 5º e seu parágrafo 1º não foram modificados; no parágrafo 2º, em lugar de ".... homologado pelo Ministro de Estado da Justiça", substituiu-se por "...... homologado pelo Presidente do CONARQ". Foram, ainda, incluídos dois parágrafos: "§ 3º - Da decisão homologatória caberá recurso ao Ministro de Estado da Justiça. § 4º - O prazo para apresentação do recurso de que trata o parágrafo anterior será de 30 dias a contar da ciência do ato homologatório". O art. 6º com seu parágrafo único foi excluído. O art. 7º transformou-se em 6º na nova minuta. O art. 8º transformou-se em 7º. O art. 9º foi eliminado. O art. 10 transformou-se em 8º e sofreu alteração por sugestão das Conselheiras Maria Odila e Heloísa Tricate, ficando assim redigido: "Art. 8º - Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeitos à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor". O art. 11 transformou-se em 9º e o art. 12 em 10. O art. 13 foi retirado. O art. 14 passou a ser o 11. O art. 15, por sugestão da Conselheira Heloísa Tricate, foi retirado por ser considerado inócuo. O art. 16 passou a ser 12. O Presidente solicitou, então, à Secretária que transcrevesse em ata o texto que acabara de ser aprovado, para que ficasse documentado o texto definitivo a ser encaminhado ao Ministério da Justiça. Assim, transcreve-se, a seguir, o novo texto da minuta de decreto que regulamenta os artigos 7º e 11 a 16 da Lei nº 8.159/91.

MINUTA

Decreto n„a , de de 1998

Regulamenta dispositivos dos artigos 7a e 11 a 16 da Lei n„a 8. 159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõem sobre os arquivos públicos e de instituições de caráter público e sobre os arquivos privados de interesse público e social.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto nos arts. 7º e 11 a 16 , da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:

Art. 1º - Consideram-se arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

Parágrafo único - Os documentos produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função, são públicos.

Art. 2º - Para efeito do disposto no parágrafo 1º, do art. 7º da Lei nº 8.159/91, consideram-se também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas e jurídicas que, por força de lei, desenvolvam atividades públicas e cujo regime jurídico seja de direito privado.

§ 1º - Integram necessariamente esta categoria os documentos das empresas públicas, das sociedades de economia mista, das fundações privadas instituídas por entes políticos territoriais e das concessionárias e permissionárias de serviços públicos.

§ 2º - Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no caput deste artigo compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 3º - Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência, por serem inalienáveis e imprescritíveis, conforme disposto no art. 10 da Lei nº 8.159/91.

§ 1º - O recolhimento de que trata o caput deste artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização.

§ 2º - Para efeito do disposto neste artigo, as empresas desestatizadas, as concessionárias ou as permissionárias providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico.

§ 3º - Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no parágrafo anterior enquanto necessários ao desempenho de suas atividades.

Art. 4„a - Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas podem ser declarados, no todo ou em parte, de interesse público e social.

Parágrafo único - A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores para com a guarda e a preservação do acervo.

Art. 5° - Compete ao CONARQ exercer as atribuições previstas no art. 12 da Lei nº 8.159/91 e no art. 2º, inciso IX, do Decreto nº 1.173/94, declarando o interesse público e social de arquivos privados, por iniciativa própria, por solicitação do proprietário ou detentor do arquivo, ou por indicação de qualquer cidadão ou instituição.

§1° - O ato declaratório será antecedido de avaliação técnica a ser procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ.

§ 2° - O ato referido no parágrafo anterior será homologado pelo Presidente do CONARQ.

§ 3º - Da decisão homologatória caberá recurso ao Ministro de Estado da Justiça.

§ 4º - O prazo para apresentação do recurso de que trata o parágrafo anterior será de 30 dias a contar da ciência do ato homologatório.

Art. 6º - O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 7° - A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de 60 dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do artigo 13 da Lei n º 8.159/91.

Art. 8º - Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeitos à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 9º - Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar convênios, ajustes e acordos com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

Art. 10 A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.

Art. 11 - O CONARQ baixará instruções complementares à execução deste Decreto.

Art. 12 - O presente Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, de  de 1998; 177º da Independência e 110º da República.

Antes de encerrar a sessão o Presidente agradeceu a presença de todos, saudou os novos Conselheiros, convidando para a festa de aniversário dos 160 anos do Arquivo Nacional, com programação especial, que contará com a presença de visitantes do Conselho Internacional de Arquivos - CIA. Discorreu sobre os eventos que seriam realizados e nada mais havendo a tratar, encerrou a sessão às 17 horas e foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente.

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