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Ata da 43ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ

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Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos quatro dias do mês de dezembro de 2006, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a quadragésima terceira reunião ordinária do Plenário do CONARQ.

Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Patrícia Pessi, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); representando o Poder Judiciário Federal: Kathya S. O. Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Júlio César Sousa Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (titular), Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular) e Daniela Francescutti Martins Hott (suplente), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Maria Esperança de Resende (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Daisy Lúcia Ramos de Andrade, do Arquivo Público do Paraná (suplente) e Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz, da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (titular); representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, da Universidade Federal da Bahia (suplente); representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular), e Regina da Luz Moreira (suplente), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas. Vieram como convidados já indicados para o Conselho: Alfredo Tiomno Tolmasquim, do Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) e Pablo Soledade, da Associação de Arquivistas da Bahia. Justificaram suas ausências: Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Pará; Rosani Gorete Feron, do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História - ANPUH e Ingrid Sarti, da Sociedade Brasileira para Progresso da Ciência - SBPC. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O Presidente do CONARQ iniciou a sessão, dando boas vindas aos novos Conselheiros que passaram a integrar o Conselho, em decorrência do término de mandatos de alguns de seus membros, e pede que todos se apresentem; feitas as apresentações, o Presidente do CONARQ coloca para análise e deliberação do Plenário as Atas das 41ª e 42ª reuniões do CONARQ, realizadas em 31 de julho e 1º de agosto de dois mil e seis, solicitando a manifestação dos Conselheiros. As Atas foram aprovadas por todo o Plenário com pequenas alterações de forma. Em seguida, o Presidente informa que a pauta do dia será voltada às questões dos documentos eletrônicos, sendo a parte da manhã dedicada à apresentação da Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE, a senhora Cláudia Lacombe Rocha, sobre o Projeto International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES I e II, na medida em que o Brasil se prepara para criar o IntraPARES Brasil, que é um grupo de trabalho envolvendo Arquivos e Universidades no que tange às questões de segurança e preservação dos documentos eletrônicos. O Presidente do CONARQ informa que a parte da tarde será dedicada à apresentação do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ, colocado em consulta pública até 31 de outubro de 2006, e ainda far-se-á um pequeno informe sobre a Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas. Em seguida, o Presidente do CONARQ passa a palavra à presidente da CTDE, que informa que fará uma apresentação rápida sobre o que foi o Projeto InterPARES I e II, e diz que o Arquivo Nacional está se preparando para participar do InterPARES III. A Presidente da CTDE inicia sua apresentação explicando que o Projeto InterPARES teve sua origem no Projeto de UBC, que começou os estudos sobre preservação de documentos arquivísticos digitais, coordenado pela Professora Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia. O Projeto InterPARES, continuação do Projeto de UBC, em uma dimensão internacional, já realizou duas fases de trabalho: InterPARES I de 1999 a 2001, e InterPARES II de 2002 a 2006, com o objetivo de desenvolver o conhecimento teórico-metodológico, essencial para a preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, cuja preocupação é manter a autenticidade e o acesso de longo prazo aos documentos arquivísticos digitais. O Projeto InterPARES I, contou com participantes de 13 países, vindos de 4 continentes, num total de 60 pesquisadores do setor público e privado, sendo 80% profissionais das áreas do conhecimento de arquivologia, administração, direito, ciência da computação e metodologia da pesquisa e 20% de acadêmicos (professores universitários e pesquisadores). Já o Projeto InterPARES II teve a participação de 21 países, oriundos de 5 continentes, totalizando 100 pesquisadores também dos setores público e privado, sendo que os acadêmicos tiveram peso bem maior (80%) do que os profissionais (20%) das áreas do conhecimento de arquivologia, administração, direito, ciência da computação, ciência e tecnologia, artes (teatro, cinema, música, dança e fotografia). Nos dois últimos anos do InterPARES II, foi formado um grupo de pesquisadores da América Latina que ficou conhecido com o nome de Claid Team - Caribean Latinamerica InterPARES Dissemination, que contou com a participação da Argentina, do Brasil, de Cuba, do México e do Peru; esse grupo foi formado a partir de um Seminário Internacional de Preservação de Documentos, que aconteceu em Cuba, no qual a professora Luciana Duranti apresentou alguns resultados do Projeto InterPARES. No referido seminário, uma participante cubana indagou sobre a razão de não haver, no grupo, nenhum pesquisador de língua espanhola e o fato de o InterPARES ser tão pouco divulgado em países de língua espanhola. Estava presente, no seminário, um representante da Unesco, do Projeto Memória do Mundo, que ficou sensibilizado e ofereceu aos pesquisadores latino-americanos financiamento da Unesco para o Projeto InterPARES. A partir daí foi formado o Claid Team, com o objetivo de conhecer as pesquisas que estavam sendo desenvolvidas no Projeto, disseminar o InterPARES (conceitos, metodologia e resultados) nos países de língua espanhola e portuguesa. O InterPARES I teve como objeto de estudo os documentos arquivísticos digitais “tradicionais” como, por exemplo, os documentos textuais (ofícios, memorandos, relatórios, planilhas) produzidos em ambiente digital no curso das atividades e voltados para as atividades administrativas ou legais. Nesse Projeto foram desenvolvidos vários estudos de casos, nos diversos países, e com os resultados desses estudos de casos, foram feitas as análises, de cada um dos quatro domínios de pesquisas, voltados para a questão da autenticidade, da avaliação, da preservação dos documentos digitais e o domínio estratégias, que trabalhou com os resultados dos três primeiros domínios, para formular uma série de princípios. O Projeto InterPARES I teve como resultados principais a produção de um Modelo para análise diplomática dos documentos arquivísticos digitais para orientar a identificação dos documentos arquivísticos digitais, elaboração de requisitos para apoiar a presunção de autenticidade dos documentos digitais e requisitos para apoiar a produção de cópias autênticas de documentos digitais, princípios e critérios para preservação de longo prazo de documentos digitais. O Projeto InterPARES II, teve como objeto de estudo os documentos arquivísticos digitais dinâmicos e interativos, que não são os documentos arquivísticos tradicionais. A organização do InterPARES II foi muito mais complexa do que a do InterPARES I, tendo vários grupos de trabalho em que as atividades se cruzavam. Desenvolveram os estudos de casos, que foram divididos em três focos, sendo: atividades artísticas, científicas e de governo; o resultado desses estudos de casos foram analisados por três domínios de pesquisa, sendo o domínio 1 voltado para os estudos da produção e manutenção de documentos, o domínio 2 voltado para os estudos da autenticidade, precisão e confiabilidade e o domínio 3 voltado para os estudos dos métodos de avaliação e preservação. O domínio 1 preparou o documento, Diretrizes para Produção e Manutenção de Documentos Arquivísticos Digitais (fase corrente e intermediária) e o domínio 3, preparou o documento, Diretrizes para a preservação de documentos arquivísticos digitais (fase permanente). Nesses dois documentos são apontadas ações concretas para orientar a produção e a preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos. Além desses resultados, foram criados quatro grupos de trabalho, chamados de domínios cruzados, terminologia, descrição, modelagem e estratégias, os quais interagiram com os três domínios e com os três focos já mencionados e que também produziram vários instrumentos que serão divulgados no site do InterPARES a partir de março de 2007, nos idiomas francês, inglês, português e espanhol, principalmente o documento do grupo estratégia e os documentos do domínio 1 e 3 que apontam as diretrizes para a produção e preservação de documentos arquivísticos digitais. Os pontos básicos do InterPARES 1 e 2 foram os estudos dos conceitos de documento arquivístico, de confiabilidade, de autenticidade, de identificação do documento arquivístico em ambiente digital, gestão arquivística de documentos, preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos. A respeito do Projeto InterPARES III, a Presidente da CTDE informa que a professora Luciana Duranti está organizando o referido Projeto, que tem como objetivo estabelecer um modelo ou modelos para a produção e preservação de documentos digitais autênticos e que pretende ser uma aplicação prática dos estudos de casos, dos projetos pilotos, dos conceitos e dos princípios estabelecidos no InterPARES I e II, em casos concretos de estabelecimento de políticas de produção e preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos. A Presidente da CTDE informa que estão sendo criados em diversos países os chamados IntraPARES, que são grupos nacionais ou regionais, com o objetivo de fazer estudos práticos, que se reunirão uma vez por ano para trocar experiências, durante cinco anos; nesse sentido, o Arquivo Nacional foi convidado para constituir um grupo de trabalho para desenvolver uma metodologia, uma proposta para produção e preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos e que o grupo já iniciou os trabalhos, fazendo contatos com algumas instituições que aceitaram funcionar como objeto de estudo de caso aqui no Brasil. Terminada a apresentação da Presidente da CTDE sobre o Projeto InterPARES, o Presidente do CONARQ pede que a mesma, fale para o Plenário sobre o que está se planejando para IntraPARES Brasil e quais instituições que já foram contatadas. A presidente da CTDE informa que foram convidadas duas instituições produtoras de documentos arquivísticos digitais e duas instituições preservadoras de documentos arquivísticos digitais, que já recebem documentos arquivísticos digitais. Como instituições produtoras, foram escolhidos o Ministério da Saúde e o Programa Delegacia Legal e como instituições preservadoras foi feito contato com a UNICAMP e com a Câmara dos Deputados. Terminada a discussão sobre o IntraPARES Brasil, o Presidente do CONARQ solicita ainda a Presidente da CTDE, que faça um relato sobre as sete oficinas do e-ARQ, realizadas no período de dezoito de setembro a quatro de dezembro de 2006, nas cidades de Curitiba, Brasília, São Luis, Salvador, São Paulo, Porto Alegre e Rio de Janeiro. A Presidente da CTDE, comunica que a repercussão das Oficinas fora muito boa, principalmente nas cidades de São Paulo, Curitiba e Brasília, onde os participantes trouxeram vários questionamentos, que foram importantes para a melhoria do documento e- ARQ. A propósito da Oficina e-ARQ promovida em São Paulo, a presidente da CTDE informou ter sido a mesma incluída na programação do Seminário “Gestão Documental e Tecnologias da Informação: desafios e tendências” promovido e organizado pelo Arquivo Público do Estado/SAESP, nos dias 24 e 25 de outubro passado. A conselheira Ieda, que coordenou esse seminário, complementou o relato da Presidente da CTDE informando que o seminário contou com a expressiva presença de 220 participantes. O objetivo do evento também foi plenamente alcançado na medida em que promoveu um diálogo entre os profissionais de arquivos e os de tecnologia da informação. No dia 24/10 foi ministrada a Oficina e-ARQ, seguida de debate sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-Arq. A Presidente da CTDE também fala sobre a cidade de São Luis, que teve um dos maiores públicos, destacando o grande interesse dos participantes, tendo em vista a carência de informação arquivística em São Luís. A Conselheira Célia Costa pede a palavra e ressalta a carência de informação arquivística nas áreas do norte, nordeste e centro oeste. O Presidente do CONARQ informa que na programação de trabalho da UNESCO, ficou estabelecida que, após a aprovação do e-ARQ, será realizada uma nova rodada das Oficinas do e-ARQ, e o CONARQ fará o estudo dessas áreas mais carentes de informação arquivística. O Conselheiro Rubens pede a palavra e solicita para que nesta nova rodada das Oficinas e-ARQ, a Bahia seja contemplada. O Presidente do CONARQ diz que as oficinas foram um bom instrumento para a divulgação dos trabalhos desenvolvidos no CONARQ. Terminada a discussão sobre as Oficinas e-ARQ, o Presidente do CONARQ passa a palavra para Carlos Augusto da Silva Ditadi, integrante da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE, para que faça um breve relato sobre a Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas. Carlos Augusto Ditadi, informa que a Resolução foi publicada tal qual como fora aprovada pelo Plenário e informa que a Resolução já está no sítio do CONARQ. Terminado o informe de Carlos Augusto, o Presidente do CONARQ fala a respeito da produção de uma coletânea de textos técnicos do CONARQ e diz que foi programado dentro do Projeto UNESCO a difusão de questões levantadas e discutidas no CONARQ. Em relação aos textos a serem produzidos e/ou revisitados, o Presidente do CONARQ sugere temas como microfilmagem, avaliação, classificação, destinação final de acervos, documentos eletrônicos, requisitos para a construção de prédios de arquivo, diretrizes para implantação em instituições arquivísticas de planos de segurança e planos de desastre, bem como reeditar, atualizando, as publicações Diretrizes Gerais para a Construção de Websites de Instituições Arquivísticas, tendo em vista a rapidez com que as tecnologias evoluem além das normas de descrição e do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. A proposta é que se produza cerca de quinze itens como se fosse uma série, uma coletânea. A propósito, o Presidente do CONARQ informa que examinará, juntamente com a Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes, um conjunto de textos para, em colaboração com as Câmaras Técnicas e Conselheiros preparar textos para integrar a referida coletânea, a ser publicada em meio digital e em papel, com o objetivo de atingir regiões com dificuldades de acesso à internet. Terminado o informe, o Presidente do CONARQ encerrou a primeira sessão. O Presidente do CONARQ iniciou a 2ª sessão, informando que será discutido o texto do e-ARQ, que já fora objeto de análise pelo Plenário na reunião passada, colocado em consulta pública até o final de outubro de 2006. Depois de uma série de oficinas realizadas em diversos estados do Brasil, as sugestões apresentadas foram reunidas, discutidas, analisadas, consolidadas pela CTDE e encaminhadas, por e-mail, aos conselheiros para apreciação das últimas alterações. O Presidente passa a palavra a Presidente da CTDE, que inicia a sua fala informando que a primeira alteração no documento e-ARQ refere-se ao nome, o qual passou a denominar-se e-ARQ Brasil, no intuito de chamar a atenção de que se trata de um documento brasileiro. Continuando, a Presidente da CTDE apresenta as alterações que foram feitas no texto e-ARQ Brasil. O Presidente do CONARQ, indaga se as definições utilizadas no texto do documento e-ARQ Brasil estavam compatíveis com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, aprovado pelo CONARQ. Sugere que no texto do documento e-ARQ Brasil devam ser utilizados os mesmos conceitos e definições do Dicionário de Terminologia Arquivística, ressalvados as definições específicas. Seguiu-se longa discussão sobre terminologia e conceitos, especialmente por parte da Presidente da CTDE, das Conselheiras Célia Costa, Maria Izabel de Oliveira e do Conselheiro Rubens Ribeiro. A Presidente da CTDE informa que outro ponto muito discutido na consulta pública foi a questão do e-ARQ Brasil orientar os sistemas que vão fazer a gestão dos documentos tradicionais. A Conselheira Ieda pede a palavra para fazer uma observação referente ao item âmbito e utilização, constante da página 11 do e-ARQ Brasil. Ieda informa que desde a reunião anterior, realizada em 31 de julho de 2006, já sugerira a substituição da frase “sugere a utilização do e-ARQ para quaisquer sistemas informatizados”, para “recomenda-se a utilização do e-ARQ para quaisquer sistemas informatizados, inclusive de protocolo, tendo em vista que o e-ARQ Brasil atende perfeitamente a todos os requisitos da gestão documental. Embora a Câmara Técnica, tenha ficado sensibilizada com a sugestão e tenha tentado incorporar a sugestão apresentada, a conselheira informa que ainda não está satisfeita, pois acha que o documento e-ARQ Brasil têm que ser enfático, no sentido de que “deve” ser utilizado pelos sistemas informatizados de protocolo. A Conselheira Ieda lembra, ainda, que, por ocasião da consulta pública, fora enviada uma sugestão no sentido de que o e-ARQ Brasil, enfatizasse, incentivasse e estimulasse que o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), seja utilizado em quaisquer sistemas de protocolo atuais e que muitas vezes, referenciam apenas os documentos convencionais. Ieda ressalta que, em geral, são poucos os órgãos que estão produzindo documentos digitais e preocupados em desenvolver sistemas para controlar somente os documentos digitais, todos geram documentos e o grande problema, é que, os sistemas informatizados de gestão desses documentos não atendem aos requisitos da gestão arquivística de documentos. Nesse sentido, Ieda enfatiza que o e-ARQ deveria ser utilizado em qualquer circunstância, mesmo que a instituição não tenha documento digital ainda, devendo-se utilizar o e-ARQ Brasil para gerenciar os documentos convencionais, servindo como um primeiro modelo para etapas posteriores e, quando a instituição já estiver gerando e acumulando os documentos digitais eles também serão incorporados ao sistema. A Conselheira Célia Costa e o Conselheiro Rubens reforçam a posição da Conselheira Ieda. O Plenário, então, aprova a sugestão da Conselheira Ieda, prevalecendo a redação de que o e-ARQ deve ser utilizado pelos sistemas informatizados. A Conselheira Ieda ressalta outro ponto do documento e-ARQ, já levantado na última reunião do CONARQ, referente a item aspectos de funcionalidade, classificação e metadados, onde foram mencionados apenas os dossiês e processos”, e não existe a menção aos documentos avulsos; na opinião da Conselheira Ieda deveria constar no documento e-ARQ Brasil, que o SIGAD tem todas as condições de controlar e gerenciar qualquer tipo de documento, sejam conjuntos de documentos (processos, dossiês) e documentos avulsos, convencionais ou digitais, os que tramitam e os que não tramitam. Cita como exemplo, tanto um processo de prestação de contas de adiantamento, que tramita, quanto um dossiê de eventos que não tramita, como um livro de ações judiciais que não é um dossiê e nem é um processo e também não tramita. Resumindo, a Conselheira Ieda ressalta que um verdadeiro sistema de gestão documental deve se preocupar tanto com os documentos que tramitam, quanto os que não tramitam, lembrando que na administração pública têm-se a prática de se considerar documentos importantes para serem controlados por um sistema informatizado, apenas os documentos que tramitam. A Presidente da CTDE, ressalta que a literatura e a prática arquivística têm diferentes acepções para o termo dossiê, pois se observou ao longo da consulta pública, que as pessoas tinham o entendimento de que dossiê era só aquele documento juntado para documentar um determinado evento e que não era transformado em processo. A CTDE viu que também existia esse outro entendimento de dossiê e que não era conflitante e diz que a aceitação do entendimento de dossiê como está no documento e-ARQ Brasil é importante, pois se não for aceito, o documento terá que ser revisto, terá que se rever uma série de requisitos. O Conselheiro Lamberto pede a palavra e relembra que já fora discutido o assunto dossiê, processo e documento, lembrando que fora registrado na Ata da 41ª reunião do CONARQ, o trecho que diz o seguinte: “O Conselheiro Lamberto sugere que se inclua no e-ARQ, o termo documento, além de dossiê e processo, sugere, ainda, que fiquem as três palavras: documento, dossiê e processo, em respeito à tradição brasileira, que trata o documento individual no seu nascedouro”. Lamberto reafirma que quando se fala de produção documental, o Brasil não tem tradição de sempre formar dossiê e lembra que existem uma infinidade de documentos produzidos na administração pública que não se tornam processo e nem dossiê. A Conselheira Patrícia Pessi pede a palavra para também registrar a sua preocupação em relação à mesma questão. Informa que a dinâmica da administração pública é de se constituir processos, pois convencionou-se que assim devem circular os documentos correlacionados a uma determinada atividade ou processo; ressalta que além do processo, estará se introduzindo a figura de um dossiê que não é a prática e indaga como ficarão os documentos avulsos que não estão previstos nos dois formatos propostos. A Conselheira Ieda pede a palavra e diz ter a impressão de que se está fazendo uma confusão entre o conceito de dossiê e o conceito de série documental; explana que série é o registro de uma atividade, um conjunto de documentos do mesmo tipo, da mesma forma de resolução, gerado, tramitado e destinado da mesma maneira e que é distinto do conceito de dossiê que é uma forma de agrupar documentos que às vezes tem origens distintas e cita como exemplo um dossiê de eventos. A Conselheira Maria Izabel lembra que a alma de um SIGAD é o plano de classificação, e quando se fala de documento avulso, na verdade ele é avulso porque vai seguir e tramitar sozinho, mas este documento avulso já está dentro de um contexto que é uma classe, uma subclasse, um grupo ou um subgrupo cita como exemplo a folha de ponto, que sozinha, é uma folha de ponto, mas na verdade ela está ligada a uma classe de pessoal, a um grupo ou subgrupo e que esta é a idéia que se está querendo passar. Em relação à explicação da Conselheira Izabel houve discordância por parte das Conselheiras Célia e Patrícia Pessi. A propósito da composição de dossiê, o Presidente do CONARQ se manifesta no sentido de que, relativamente a documentos digitais, não há necessariamente agrupamento físico desses documentos, os mesmos são relacionados logicamente aos dossiês e processos por meio de metadados, com número identificador e código. O Presidente diz que quando se trata de documento digital tem-se que ter metadados que façam a associação e formem dossiês virtuais ou processos virtuais que se associem a documentos da mesma natureza e essa associação se faz através da meta informação. O Conselheiro Lamberto pede a palavra e diz que concorda com a colocação em relação ao arquivamento, ou seja, no momento em que se produz um documento eletrônico ou em papel que será controlado eletronicamente, é necessário que haja um repositório onde possa se armazenar esses documentos e o melhor seria que esses documentos estivessem com uma representação informática do mundo tradicional que conhecemos, que seria o equivalente a uma pasta, onde se consiga colocá-los dentro de uma ferramenta informatizada. Lamberto acha importante colocar como referência as etapas que antecedem o processo de arquivamento do documento, pois não se produz um documento para imediatamente arquivá-lo. O documento tem que cumprir a sua função e é nessa fase que ele existe enquanto documento, ou seja, fora dos dossiês. A Presidente da CTDE diz que talvez tenha que deixar mais clara a questão do arquivamento, pois o objetivo do SIGAD é fazer a gestão arquivística e não controlar a produção e a tramitação de documentos. A Conselheira Ieda pede a palavra e ressalta que, como existem dificuldades conceituais, o texto e-ARQ não precisa dar conta dessa questão de conceituação e, que, o importante seria contemplar no documento e-ARQ Brasil, o documento avulso, o dossiê e o processo, que deverão ser devidamente classificados na origem, de acordo com o plano de classificação, pois é essencial essa funcionalidade do controle do trâmite, pois, se não for assim, o SIGAD não será usado como um sistema de protocolo, onde a maior preocupação é com o controle dos documentos. Se não tiver essa funcionalidade será rejeitado. Tendo essa funcionalidade e inúmeras outras, o SIGAD será imbatível e não existirá sistema melhor. Ieda propõe que não se entre no detalhamento de conceitos, pois existem divergências e diferenças culturais na concepção do que é processo e o que é dossiê. O mais importante é que conste do e-ARQ Brasil a menção aos documentos, dossiês e processos, pois, ficará implícita a gestão desses documentos. A Presidente da CTDE ressalta que o SIGAD não é um sistema de protocolo e que é muito mais que um sistema de protocolo. O Conselheiro Lamberto sugere usar o termo a pasta ou unidade lógica de arquivamento ao invés de dossiê, para não confundir com o conceito de dossiê que é unânime e tem característica tão especial na administração pública. A sugestão do Conselheiro Lamberto foi aprovada pelo Plenário. A Presidente da CTDE continuou apresentando as alterações, correções e inclusões; quanto à inclusão no texto e-ARQ, do item “Um SIGAD tem que permitir a reabertura/desarquivamento de dossiês/processos conforme legislação específica, por usuário autorizado”; procedeu-se longa discussão sobre os termos reabertura e desarquivamento de processo, sendo o assunto amplamente discutido, principalmente por parte dos Conselheiros Lamberto, Júlio e Alberto e pelas Conselheiras Ieda e Izabel. O Conselheiro Lamberto diz nunca ter ouvido falar em reabertura de processo. O Presidente do CONARQ, concorda com o Lamberto e diz que o termo mais correto é desarquivamento, ao invés de reabertura. O Conselheiro Júlio diz que o desarquivamento é quando o documento vai retornar à tramitação dentro da instituição, e que não se desarquiva para consultar o documento, sendo este o papel do empréstimo, desarquivar é para tramitar. A Conselheira Ieda complementa as falas dos Conselheiros Lamberto e Júlio, dizendo que quando o documento está arquivado significa que ele deixou de tramitar e vai para o arquivo para cumprir um prazo precaucional ou prescricional, e caso surja um fato novo, como por exemplo, uma auditoria do tribunal de contas, uma ação trabalhista em andamento e que precisa ser instruída com aqueles documentos, ele é desarquivado e ocorre a suspensão da prescrição e recomeça um novo trâmite até a decisão final, apelação final, recurso e é arquivado novamente ou quando se pede vistas ao processo e não vai haver nenhum deferimento, ou seja, nada mudou, o documento vai retornar para o arquivo para cumprir a sua prescrição normal. Terminada a discussão, o Plenário concorda pela permanência do termo desarquivamento ao invés de reabertura de processo. A Presidente da CTDE prosseguiu apresentando as alterações, correções e inclusões no texto e-ARQ Brasil. Quanto ao item no texto e-ARQ Brasil, que se refere à tradução de refreshing, como sendo rejuvenescimento, o Conselheiro Rubens diz que embora a CTDE já tenha decidido pela tradução de refreshing como rejuvenescimento, que é um procedimento de preservação, o Conselheiro diz que há nove anos estuda o tema e nunca ouvira falar dessa tradução e que já consultara diversos livros e dicionários especializados, de todos os níveis de dificuldades, e em nenhum deles consta essa tradução e que na consulta pública realizada em Salvador, quando foi apresentado o documento e-ARQ, o tema veio à tona e foi discutida a sua tradução, tanto o Sayão quanto a Margareth, ambos representantes da CTDE, disseram que iriam pensar no assunto; quando o Conselheiro perguntou à Presidente da CTDE, se na reunião da referida Câmara, a sua sugestão havia sido discutida, a mesma disse que não. O Conselheiro Rubens pede licença para fazer uma breve explanação sobre a tradução de refreshing. Segundo o Conselheiro, refreshing é uma técnica diferente de um procedimento de migração; um exemplo de migração pode estar no ato de copiar o conteúdo de um CD-R para um CD-RW, pois embora aí haja semelhança entre os suportes, a tecnologia de gravação e de leitura do conteúdo é outra; nesse caso, portanto, trata-se de uma migração, pois a migração está associada à mudança de tecnologia e o refreshing está associado à mudança do suporte, desde que não mude a tecnologia; portanto, existem três tipos de CDs, o CD-ROM, CD-R e o CD-RW, quando se muda do CD-ROM para o CD-R, houve uma migração e não um refreshing. Segundo o Conselheiro, as três acepções mais importantes dos dicionários consultados são: a primeira é a renovação, que é o termo que ele conhece e tem visto nos últimos dez anos; a segunda, é o termo atualização e a terceira é o termo regravação. Atualização é mais utilizada quando se está falando de refreshing associado à memória RAM; refreshing de conteúdo digital para outro suporte de mesma tecnologia seria renovação ou regravação. O Conselheiro crê que o uso do termo rejuvenescimento no meio científico pode gerar alguma associação com envelhecimento; sendo assim, o Conselheiro informa que embora a decisão do CONARQ seja soberana, gostaria que ficasse registrada em Ata a sua sugestão de repensar a tradução do termo refreshing de rejuvenescimento para regravação. A Presidente da CTDE informa que a posição da referida Câmara é de manter a tradução do termo refreshing como sendo rejuvenescimento e não para regravação, pois nos vários textos que a CTDE também consultou, a migração é vista como procedimento técnico e que inclui a conversão e o refreshing como formas e técnicas de migração e que realmente não existe um consenso, mas a CTDE adotou esta tradução, também baseada no estudo de vários autores. Terminadas as discussões e feitas as alterações e as inclusões no texto do e-ARQ Brasil, o Presidente do CONARQ, pergunta a Presidente da CTDE, se, feitos os ajustes e as precisões adequadas das questões discutidas pelo Plenário, referentes a documento, dossiê, processo, tradução dos termos refreshing, rejuvenescimento e adequação da terminologia arquivística, de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística aprovado pelo CONARQ, têm-se uma estrutura do documento e-ARQ construída, porém fica faltando a parte dos metadados para o documento ter a sua integralidade. O Presidente do CONARQ pergunta se o documento para ser publicado e adotado, é necessário aguardar que a parte dos metadados fique pronta; a Presidente da CTDE responde que não e que o ideal seria já disponibilizar a parte de funcionalidades, sem os metadados, pois observou-se na consulta pública a necessidade premente dessas diretrizes. Na versão seguinte serão incluídos os metadados. Terminada a fala da Presidente da CTDE, o Presidente do CONARQ pergunta ao Plenário se uma vez ajustadas as questões discutidas nesta reunião, o documento e-ARQ Brasil pode ser considerado aprovado e publicizado através de uma edição digital, sem impressão em papel. Posteriormente, quando for agregado o capítulo referente aos metadados far-se-á uma edição em papel do documento já completo. O Plenário aprova o texto do documento e-ARQ Brasil, como apresentado na reunião, ficando apenas as pequenas correções para serem feitas e devendo o texto corrigido ser enviado por e-mail para apreciação e conhecimento de todos os Conselheiros. O Presidente do CONARQ ressalta que o texto do e-ARQ Brasil vai exigir que o Brasil tenha uma autoridade certificadora, sendo necessário pensar qual a instituição que poderá exercer essa função, na qual as empresas tenham que enviar os softwares por elas desenvolvidos para verificar se foram cumpridos os requisitos estabelecidos no e-ARQ Brasil. Essa autoridade certificadora poderá ser uma entidade especializada em desenvolvimento de sistemas ou uma universidade que tenha um grande centro de computação. O Presidente do CONARQ diz que é necessário validar ante o e-GOV, de que maneira essa autoridade certificadora vai funcionar. O Presidente do CONARQ esclarece que o governo eletrônico brasileiro, e-GOV, estabeleceu um conjunto de metas, dentre as quais se destaca a regulamentação de uso, validade e condições gerais para a efetivação do documento eletrônico como documento legal de uso pleno. Esta meta diz respeito à produção e manutenção de documentos gerados no curso de atividades de governo, que se constituem como evidência das atividades desempenhadas. E continua, o Modelo de requisitos e-ARQ BRASIL vai de encontro a esta meta do e-GOV à medida que define requisitos que orientam o desenvolvimento e a aquisição de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos adequados à legislação e às práticas de arquivo brasileiras. Essa especificação trata do planejamento e implantação do programa de gestão arquivística e dos procedimentos de captura, avaliação, pesquisa, segurança, armazenamento e preservação. Assim faz-se necessário dar início, o quanto antes, a um processo de discussão com o governo eletrônico sobre a aplicação do e-ARQ BRASIL no âmbito da Administração Pública Federal. O Presidente do CONARQ agradece a Presidente da CTDE e a todos que participaram da produção do texto do documento e-ARQ Brasil e diz que, com isso, o CONARQ dá um passo importante para a preservação do patrimônio arquivístico digital, produzido não só, no âmbito do governo federal, mas na administração pública como um todo, seja no executivo, no legislativo, no judiciário, nos estados ou nos municípios. Em seguida o Presidente do CONARQ encerrou a 43ª reunião do CONARQ.

Obs: Tendo presente que o e-ARQ Brasil totaliza 133 páginas foram anexados à esta Ata, dois textos: a versão apresentada ao Plenário para análise e a versão final aprovada pelo Plenário, incluindo as alterações e correções propostas.

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